Mục lục
Ngày nay việc thiết lập KPI cho nhân viên và áp dụng trong quản trị nhân sự được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Theo đó, quản trị bằng phương pháp này giúp lượng hóa các chỉ tiêu đo lường, đánh giá nhân viên trong một công ty, doanh nghiệp. Thông qua đó kiểm tra được tình hình sức khỏe tổng quát của doanh nghiệp, của từng nhân viên.
KPI là gì?
KPI – Key Performance Indicator là chỉ số đánh giá thực trạng và hiệu quả công việc của cá nhân/ bộ phận chức năng. Việc đánh giá tình trạng thực hiện công việc dựa trên mục tiêu công việc do cá nhân/ phòng ban đặt ra. Quản trị nhân sự dựa trên KPI hỗ trợ mỗi nhân viên (nói riêng) và doanh nghiệp (nói chung) các vấn đề:
- Ở vị trí nhân viên, hiểu được mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra. Từ đó, phát hiện ra những điểm còn thiếu và yếu, kịp thời cải thiện để đạt được hiệu quả công việc tốt nhất. Quan trọng hơn cả, nó giúp tạo động lực làm việc, thúc đẩy năng lực và khả năng sáng tạo của mỗi nhân viên.
- Dưới góc độ những người làm quản lý có thể dễ dàng theo dõi và nắm bắt được hiệu suất làm việc của từng nhân viên/ phòng ban. Dựa trên những số liệu trực quan, chính xác để đưa ra chế độ lương thưởng và kỷ luật phù hợp.
Thiết lập KPI cho nhân viên như thế nào?
Lợi ích mang lại từ việc thiết lập KPI cho nhân viên là điều không thể bàn cãi. Tuy vậy, khi bắt tay vào xây dựng, thiết lập và vận hành trơn tru là vấn đề không hề đơn giản. Để làm được điều đó, hơn hết bạn cần thấu hiểu sâu sắc về thực trạng hoạt động kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp của mình. Từ đó đưa ra những mục tiêu và chỉ số phù hợp.
Thông thường việc thiết lập KPI cho nhân viên tuần tự diễn ra theo các bước sau:
Bước 1: Xác định cá nhân/ bộ phận xây dựng KPI
Ai sẽ là người thiết lập KPI cho nhân viên cho từng vị trí trong bộ phận/ phòng ban đó? Thông thường, người xây dựng KPI thường là trưởng bộ phận – người hiểu từ tổng quan đến chi tiết các nhiệm vụ, yêu cầu công việc cụ thể đối với từng vị trí.
Ở một số doanh nghiệp, bộ phận nhân sự, ban lãnh đạo sẽ đưa ra bộ KPI cho phòng ban/ bộ phận. Điều này sẽ giúp các chỉ số KPI đạt được tính khoa học, khách quan về phương pháp. Nhưng lại có nhược điểm là các chỉ số KPI đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện được đúng công việc, nhiệm vụ của từng vị trí thuộc phòng ban/ bộ phận.
Để tránh những rủi ro, sai sót, sau khi thiết lập KPI cho nhân viên cần được đánh giá và thẩm định của các leader, trưởng phòng phụ trách trực tiếp các bộ phận chức năng.
Bước 2: Mô tả công việc từng vị trí
Mỗi phòng ban có chức năng, nhiệm vụ riêng. Theo đó, mỗi vị trí trong bộ phận lại đảm nhiệm chức năng và trách nhiệm riêng. Nó được thể hiện rõ ràng, chi tiết qua bản mô tả công việc. Hệ thống KPI được xây dựng cũng phải gắn liền với chức năng, nhiệm vụ này. Tất cả các chỉ số phải được mô tả và thể hiện rõ ràng.
Bước 3: Thiết lập KPI cho nhân viên dựa trên các chỉ số
Bao gồm KPI chung của bộ phận và KPI của từng nhân viên. KPI bộ phận được xây dựng dựa trên chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận phòng ban. Theo đó, những chỉ số KPI này là cơ sở để xây dựng KPI cho từng vị trí của phòng ban/ bộ phận.
KPI cho từng vị trí lại được xây dựng dựa trên mô tả và yêu cầu công việc. Nó phải đảm bảo nguyên tắc SMART, phải đo lường được. Tiếp đến, phải quy định kỳ đánh giá, theo dõi và điều chỉnh phù hợp nhất. Quá trình thiết lập KPI cho nhân viên/ phòng ban phải được thực hiện nghiêm túc và giám sát cẩn thận, có như vậy mới đảm bảo mang lại hiệu quả tốt nhất.
Ngày nay, có nhiều đơn vị đã sử dụng các công cụ giúp đo lường KPI hiệu quả. Cụ thể, ứng dụng phần mềm Getfly CRM giúp doanh nghiệp quản lý và chăm sóc khách hàng tốt nhất. Hơn thế, nhờ những kết quả báo cáo trực quan đánh giá hiệu quả công việc của từng cá nhân/ phòng ban trên cùng một hệ thống. Getfly CRM đo lường được: Số lượng đơn hàng, Số lượng chủng loại sản phẩm bán được, Doanh số, Tổng doanh thu, Lợi nhuận, Số tiền đã thanh toán, Số khách hàng mua hàng, Số khách hàng tạo mới, Số khách hàng tương tác, Số cuộc gọi đi cho khách hàng, Số lần đi muộn, Số công việc 3,4,5 sao, Số sms/email gửi thành công…
Cùng rất nhiều các chỉ tiêu và con số cụ thể khác. Nhờ đó, nhà quản lý có thể dễ dàng quản lý, đánh giá về hiệu quả công việc, tình hình doanh thu… của doanh nghiệp mình. Đăng ký ngay để nhận tư vấn và trải nghiệm miễn phí 30 ngày phần mềm Getfly CRM.
Bản Đồ Văn Phòng