Quản lý trung tâm ngoại ngữ thủ công liệu có phải chiến lược dài hạn?

Xu hướng toàn cầu hóa ngày càng gia tăng, song song với đó nhu cầu học ngoại ngữ cũng ngày càng cao hơn. Từ đó mở ra cơ hội vàng cho thị trường trung tâm ngoại ngữ. Để đưa vào vận hành trung tâm ngoại ngữ của mình, ngoài kiến thức chuyên môn về ngoại ngữ các chủ doanh nghiệp cần trang bị thêm bộ kỹ năng quản lý và các hệ thống phần mềm hỗ trợ quản lý học viên, giảng viên. Hiện nay, có rất nhiều trung tâm vẫn sử dụng các công cụ truyền thống như Excel để quản lý hệ thống giáo dục của mình. Nhưng liệu đây có phải chiến lược đúng đắn và dài hạn? Hãy cùng Getfly đi phân tích trong bài viết dưới đây.

Thực trạng quản lý trung tâm tiếng anh hiện nay

Vấn đề nên mua riêng một phần mềm quản lý riêng dành cho việc vận hành trung tâm hay sử dụng các công cụ truyền thống vẫn là một vấn đề gây nhiều tranh cãi. Trên các group quản trị, diễn đàn về công nghệ, chuyển đổi số các topic này luôn thu hút được rất nhiều sự chú ý và bàn luận.

Hiện nay hầu hết các trung tâm mới, quy mô vốn còn hạn chế sẽ sử dụng các công cụ miễn phí như Excel hay gg trang tính để quản lý tình hình thu chi, cũng như thông tin học viên hoặc lịch học của học viên. Số ít các trung tâm với quy mô phát triển hơn bắt đầu đưa vào sử dụng các phần mềm quản lý chuyên biệt.

Xem thêm  9 giải pháp ưu việt của Getfly CRM

Nguyên nhân chủ yếu của chuyện này đó là các trung tâm thường có những nhu cầu rất đơn giản cho quản lý học viên. Ví dụ như nhập thông tin cá nhân bao gồm tên, ngày tháng năm sinh, số điện thoại, địa chỉ,… Để có thể tạo phiếu đăng ký lớp, phiếu thu tiền định kỳ hoặc xuất hóa đơn. Những nhu cầu này đều có thể đáp ứng trên các công cụ truyền thông như Excel. Ngoài ra, một lý do khiến các công cụ truyền thống được sử dụng nhiều là do nó phổ biến và quen thuộc với nhiều người. Hầu hết nhân sự hiện nay đều có thể sử dụng các phần mềm này trong quá trình làm việc mà không gặp nhiều khó khăn.

quan-ly-trung-tam-ngoai-ngu
Excel – công cụ quản lý công việc truyền thống

Ưu nhược điểm của việc sử dụng Excel trong quản lý trung tâm ngoại ngữ

Ưu điểm của Excel

Lý do quan trọng nhất mà các trung tâm ngoại ngữ hiện nay ưa chuộng Excel là bởi chi phí sử dụng của nó. Công cụ này gần như được cung cấp miễn phí trên Internet mọi người đều có thể dễ dàng tải xuống và sử dụng. Lý do thứ 2 kém phổ biến hơn một chút đó là tính dễ sử dụng và quen thuộc. Hầu hết chúng ta đều được làm quen với những ứng dụng tin học văn phòng cơ bản như Excel, PowerPoint,… Do vậy việc triển khai sử dụng trong doanh nghiệp diễn ra khá nhanh chóng và thuận tiện.

Hơn thế nữa, với các doanh nghiệp nhỏ số lượng học viên còn hạn chế các tính năng của Excel có thể đáp ứng vừa đủ nhu cầu quản lý. Nó giúp tạo và quản lý các trường thông tin học viên, thêm các hàm tính toán chi phí, doanh thu, học phí. Ngoài ra, phần mềm cũng có các công cụ giúp xuất báo cáo thủ công, thêm ghi chú về học viên và phụ huynh rất tiện lợi.

Xem thêm  Phương pháp tốt nhất giúp quản lý danh sách khách hàng khoa học
quan-ly-trung-tam-ngoai-ngu
Form quản lý sinh nhật đơn giản bằng Excel

Nhược điểm của Excel trong quản lý trung tâm ngoại ngữ

Tuy có rất nhiều ưu điểm nhưng không thể phủ nhận một số hạn chế lớn của Excel. Những vấn đề trong quy trình quản lý, vận hành sẽ bắt đầu xuất hiện ngày càng nhiều khi số lượng học viên của bạn ngày càng lớn. Lúc này việc kiểm soát lịch học của học viên, xuất các báo cáo tài chính ngày càng khó khăn.

Bởi Excel cung cấp cho người dùng rất nhiều tính năng hỗ trợ xử lý dữ liệu và xuất báo cáo. Tuy nhiên, việc này đòi hỏi bạn phải có một lượng kiến thức lớn về cách sử dụng các hàm tính, cách làm sạch và sử dụng dữ liệu,… Trong khi hầu hết nhân viên văn phòng bình thường chỉ quen sử dụng những tính năng cơ bản của Excel. Do vậy, khi cần trích xuất những báo cáo phức tạp với số lượng dữ liệu lớn doanh nghiệp phát sinh nhiều sai sót.

Ngoài ra, sử dụng Excel để quản lý cũng khiến việc ghép nối, bàn giao dữ liệu giữa các phòng ban trong công ty trở nên khó khăn. Do không có quy ước chung giữa các phòng ban, việc mỗi người sử dụng một ngôn ngữ, một kiểu dữ liệu hoặc cách biểu đạt khác nhau gây nên sự khó hiểu và làm đứt gãy quy trình làm việc giữa các phòng ban. Hơn thế nữa, phương pháp này cũng không được đánh giá cao về tính bảo mật do dễ phát sinh tình trạng thất lạc file, đánh cắp dữ liệu.

Xem thêm  Khách hàng trung thành – Chỗ dựa vững chắc cho công ty của bạn

Vậy đâu là phương pháp quản lý trung tâm ngoại ngữ hiệu quả?

Như đã nói ở trên việc quản lý các trung tâm ngoại ngữ hiện nay chủ yếu sử dụng phần mềm Excel và giấy tờ. Phương pháp này cũng hỗ trợ tương đối tốt cho các doanh nghiệp thời kỳ sơ khai. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp định hướng mở rộng quy mô, các phần mềm hỗ trợ quản lý trung tâm ngoại ngữ đương nhiên sẽ thích hợp hơn. Ban đầu giải pháp ứng dụng các phần mềm vào quản lý có thể gây khó chịu đối với đội ngũ nhân viên. Tuy nhiên, chỉ trong thời gian ngắn khi đã quen với cách thức hoạt động của các phần mềm này quy trình vận hành của doanh nghiệp sẽ mượt mà và đơn giản hơn.

Việc sớm ứng dụng các phần mềm vào quản lý cũng là vô cùng cần thiết để thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Bởi việc quản lý dữ liệu hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp tạo nên trải nghiệm dịch vụ tối ưu cho học viên. Từ đó gia tăng tỉ lệ quay trở lại và tăng doanh thu cho doanh nghiệp.

Kết luận

Tóm lại, ứng dụng phần mềm vào quy trình quản lý, bán hàng là xu hướng tất yếu của trung tâm ngoại ngữ. Một phần mềm mới các tính năng thích hợp với quy trình hiện có của doanh nghiệp sẽ thúc đẩy sự phát triển mở rộng của doanh nghiệp đó. Nhà quản trị nên cân nhắc ứng dụng phần mềm hỗ trợ quản lý trong doanh nghiệp sớm để chuẩn bị cho chiến lược phát triển dài hạn của doanh nghiệp mình.

Là một sản phẩm thuần Việt, được 3000+ doanh nghiệp thuộc 200+ ngành nghề tin tưởng lựa chọn, Giải pháp phần mềm Getfly CRM là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp:

– Đồng bộ dữ liệu trên 1 nền tảng duy nhất

– Thác tác nhanh chóng trên PC và App Mobile

– Loại bỏ thao tác thừa trong quy trình

– Tiết kiệm 5-10 phút trong mỗi thao tác

– Nâng cao năng suất, tối ưu hiệu quả