Tại sao quản lý trung tâm đào tạo bằng Excel dần bị thay thế?

Excel đã từng là một công cụ quản lý bán hàng hiệu quả và được nhiều trung tâm giáo dục ưa chuộng. Tuy vậy cùng với sự phát triển của công nghệ phương pháp quản lý bằng Excel dẫn bộc lộ những điểm hạn chế và bị thay thế bởi những phần mềm hiệu quả hơn. Cùng Getfly CRM tìm hiểu xem tại sao quản lý trung tâm đào tạo bằng Excel lại dần bị “khai tử”? trong bài viết hôm nay.

Hạn chế của phương pháp quản lý trung tâm đào tạo bằng Excel

Dữ liệu phân tán

Nếu sử dụng phần mềm Excel để quản lý dữ liệu khách hàng, thông tin từ những phòng ban khác nhau sẽ được lưu vào các file riêng biệt. Khi số lượng khách hàng tăng cao, rất khó để quản lý thông tin khách hàng. Dễ xảy ra tình trạng phân chia dữ liệu chồng chéo, nhiều nhân viên chăm sóc một khách hàng gây phiền nhiễu cho khách hàng. Hơn thế nữa, chất lượng tư vấn bị ảnh hưởng do nhân viên tư vấn không cập nhật kịp thời và đầy đủ nhu cầu, đặc điểm của khách hàng làm giảm tỷ lệ chuyển đổi.

Bảo mật kém

Dữ liệu khách hàng là những thông tin nhạy cảm, quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp. Trong khi các file Excel chỉ có thể được chuyển giao giữa các cá nhân, bộ phận thông qua hình thức gửi file offline, do vậy rất khó để kiểm soát và đảm bảo tính bảo mật. Không thể kiểm soát được nhân sự chuyển file dữ liệu học viên cho ai? những dữ liệu nào đã bị rò rỉ và tuồn ra bên ngoài?

Lập báo cáo phức tạp

Excel cung cấp cho người dùng rất nhiều công cụ lập báo cáo, khai thác dữ liệu. Tuy nhiên để sử dụng được những công cụ này đòi hỏi nhân viên phải có các kỹ năng câng cao, trong khi hầu hết các nhân sự của trung tâm giáo dục hiện nay chỉ có trình độ tin học cơ bản. Ngoài ra, dữ liệu được nhập hoàn toàn thủ công nên dễ xuất hiện tình trạng nhập sai, nhập thiếu, quên nhập,… Do vậy, quy trình xử lý số liệu bằng Excel tốn nhiều thời gian cho việc chuẩn hóa, tìm lỗi sai, sửa lỗi.

Chủ yếu sử dụng trên máy tính

Phần mềm Excel có thể sử dụng trên giao diện điện thoại. Tuy nhiên rất khó để tìm kiếm thông tin trong hệ thống bảng tính phức tạp thông qua màn hình điện thoại. Điều này sẽ rất bất tiện khi nhân viên, quản lý không có mặt ở công ty. Nhân sự không thể cập nhật tình trạng công việc, nhà quản lý không kiểm soát được tiến độ triển khai kế hoạch.

Mặt khác, khi máy tính gặp vấn đề những dữ liệu Excel lưu trữ sẽ rất dễ bị nhiễm vi rút, các công việc cần dùng đến dữ liệu sẽ bị gián đoạn. Thậm chí, doanh nghiệp phải đối mặt với rủi ro mất hoàn toàn dữ liệu không thể khôi phục được.

Getfly CRM – Giải pháp quản lý trung tâm đào tạo hiệu quả

Quản lý thông tin học viên đồng bộ, tập trung, bảo mật

Các phòng ban trong công ty đều có thể tham gia quá trình dữ liệu trong cùng 1 thời điểm, trên một phần mềm duy nhất. Điều này giúp thông tin được chuyển giao nhanh chóng và hiệu quả giữa các bộ phận. Nhân viên CSKH có thể ngay lập tức tìm kiếm được thông tin cá nhân, lịch sử mua hàng, nội dung tư vấn trước đó của học viên trên hệ thống để quy trình chăm sóc lại hoặc giải quyết khiếu nại diễn ra hiệu quả. Các cơ hội bán hàng mới cũng được phân chia cho từng nhân viên sales tránh tình trạng chăm sóc chồng chéo làm giảm trải nghiệm khách hàng.

Phần mềm cũng cung cấp hệ thống phân quyền tài khoản, giúp doanh nghiệp kiểm soát được số lượng nhân viên khai thác dữ liệu khách hàng. Ngoài ra, hệ thống lưu lại toàn bộ các thao tác xuất, nhập, chỉnh sửa, xóa dữ liệu của người dùng tránh tình trạng rò rỉ, đánh cắp thông tin.

Quản lý chất lượng tư vấn

Phần mềm được ghép nối trực tiếp với hệ thống tổng đài tư vấn của trung tâm, hệ thống sẽ ghi lại nội dung, số lượng, thời lượng cuộc gọi. Đồng thời những mong muốn, nhu cầu của học viên sẽ được lưu lại trong các log trao đổi. Nhìn vào những thông tin này chủ trung tâm có thể đánh giá được đâu là nguyên nhân dẫn đến tư vấn thất bại, quy trình bán hàng, kịch bản tư vấn của doanh nghiệp đã thực sự phù hợp hay chưa? để có những quyết định cải thiện phù hợp.

Thiết lập báo cáo tự động, từ xa

Các báo cáo doanh thu, báo cáo tiến độ triển khai kế hoạch được hệ thống tự động thiết lập dựa trên báo cáo công việc hàng ngày của nhân viên. Hiện nay, Getfly CRM đã ra mắt phiên bản App với đầy đủ tính năng như bản PC giúp cho nhân sự có thể cập nhật trạng thái công việc, điểm danh ngay cả khi không ở công ty. Giao diện quản lý tối ưu cũng giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tình hình chỉ thông qua màn hình điện thoại.

Qua những phân tích trên các bạn có thể thấy phương pháp quản lý bằng Excel dần trở nên lỗi thời và không còn phù hợp đáp ứng được những yêu cầu công việc của các công ty. Việc ứng dụng các phần mềm CRM giúp quản trị toàn diện, tối ưu năng suất, tiết kiệm chi phí là xu thế tất yếu. Hy vọng bài viết có thể giúp bạn lựa chọn được công cụ quản lý phù hợp cho doanh nghiệp mình. Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý hiệu quả, Getfly CRM luôn tự tin là trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp của bạn!