Làm sao để nhân viên của bạn chấp nhận sử dụng CRM?

Sau khi ứng dụng CRM trong doanh nghiệp, một số ý kiến cho rằng: “Nhân viên của họ không cảm thấy không thích sử dụng và không hợp tác”. Đội ngũ nhân sự là người trực tiếp ứng dụng phần mềm vào các hoạt động quản lý doanh nghiệp, để việc sử dụng đạt hiệu quả cao nhất, điều kiện tiên quyết là mọi nhân viên trong công ty phải hiểu và tận dụng sức mạnh của hệ thống CRM. Dưới đây là các giải pháp giúp doanh nghiệp thúc đẩy nhân sự chấp nhận các hệ thống CRM.

1. Tạo mối liên hệ đến người sử dụng ngay từ bước cài đặt

Con người không thích sự thay đổi, đó là một bản năng tự nhiên. Nguyên nhân mọi người dè dặt với CRM có thể là sự lạ lẫm hoặc họ sợ CRM sẽ mang đến nhiều công việc hơn hoặc đơn giản là do họ ngại thay đổi công việc hằng ngày của mình.

Vì vậy, hãy đảm bảo tất cả những người sử dụng được tham gia vào dự án triển khai CRM ngay từ đầu. Hãy miêu tả rõ ràng để nhân viên của bạn hiểu được các lợi ích mà hệ thống CRM có thể mang lại. Thu thập thông tin và lắng nghe các ý kiến phản hồi sau một thời gian sử dụng. Sau đó, bạn có thể đưa ra những thay đổi nếu cần.

Hãy nhớ rằng, chính nhân viên trong công ty mới là những người sử dụng hệ thống CRM. Việc cho phép nhân sự tham gia ngay từ khi bắt đầu triển khai sẽ làm mọi người giảm bớt nghi ngại và củng cố quyết định ủng hộ của họ với việc thực hiện CRM.

2. Chọn một đại sứ CRM

Chỉ định một người trong công ty làm đại sứ CRM. Người này sẽ chịu trách nhiệm hướng dẫn cách dùng CRM cho những người khác, đảm bảo chất lượng dữ liệu, giải đáp các thắc mắc và xử lí sự cố nếu có vấn đề. Người này cũng có thể tạo ra một nhóm tích cực sử dụng CRM, sau đó đưa ra những phương pháp hiệu quả nhất để chia sẻ với mọi người. Đại sứ CRM phải là một chuyên gia về hệ thống của bạn, hơn nữa anh/cô ấy phải có đủ quyền hành trong công ty để có thể triển khai những hoạt động cần thiết. Người quản trị CRM là một ứng cử viên sáng giá cho vị trí này.

3. Xây dựng một quy trình chuẩn

Một bộ quy trình chuẩn sẽ hướng dẫn chi tiết cách nhập thông tin vào hệ thống, ai là người chịu trách nhiệm để làm việc đó. Nó cũng đưa ra các hành động mà nhân viên cần nắm được để giúp công ty đạt được các mục tiêu kinh doanh.

Hãy đảm bảo rằng bạn cập nhật bộ quy trình chuẩn liên tục để theo kịp các thay đổi và nâng cấp của hệ thống. Quy trình nên đơn giản để dễ dàng cho các nhân viên truy cập. Những nơi lí tưởng để công bố các quy trình này có thể kể đến như: mạng nội bộ của công ty, trên chính CRM hoặc các ổ đĩa dùng chung.

4. Đảm bảo hệ thống dễ sử dụng

Hệ thống CRM phải là công cụ khiến công việc của nhân viên dễ dàng hơn chứ không phải khó khăn hơn. Do đó, người quản trị CRM nên có những điều chỉnh cần thiết để phần mềm này khớp với quy trình làm việc thực tế của nhân sự. Người dùng CRM thường không thích một giao diện phức tạp đầy những thông tin không cần thiết, nên hãy chỉ để những tính năng mà đội ngũ của bạn sẽ cần đến. Bạn có thể bổ sung thông tin khác nếu cần.

5. Đào tạo nhân viên cách sử dụng

Hãy dành thời gian để đào tạo nhân viên cách sử dụng hệ thống CRM, sẽ tốt hơn nếu có các giáo trình chuyên sâu cho từng bộ phận. Ví dụ nhân viên Marketing nên tìm hiểu làm thế nào để thu thập thông tin và theo dõi khách hàng tiềm năng, trong khi một nhân viên bán hàng cần phải biết cách ghi lại các trao đổi với khách hàng và thiết lập doanh số bán hàng có sẵn.

Những nhà quản trị nên có khả năng trả lời tất cả những câu hỏi từ người sử dụng CRM và cần không ngừng học hỏi thêm về hệ thống này. Người quản trị cũng nên học cách tùy chỉnh hệ thống và các công việc khác có liên quan.

Hãy nhớ rằng một hệ thống CRM có rất nhiều tính năng, và sẽ rất khó để học tất cả trong một lần. Vì vậy, những buổi huấn luyện ngắn và thường xuyên sẽ hiệu quả hơn so với chỉ một buổi tập huấn dài. Hãy đưa ra những chương trình đào tạo giống nhau lặp lại nhiều lần, để khi người học muốn, họ có thể quay lại nghiên cứu kĩ hơn và hãy lặp đi lặp các lớp cơ bản cho đến khi học viên thuần thục, sau đó tiếp đến lớp nâng cao. Như vậy, việc sử dụng CRM trong công ty bạn sẽ ngày càng hiệu quả.

6. Động viên tinh thần bằng cách trao thưởng

Hãy thường xuyên theo dõi cách nhân viên của bạn sử dụng CRM và trao thưởng cho những nhân viên sử dụng xuất sắc. Phần thưởng là một cách tuyệt vời để tạo động lực cho nhân viên sử dụng CRM đúng đắn nhất.

Ví dụ, bạn có thể kiểm tra xem nhân viên của mình có bao nhiêu thông tin khách hàng trong hệ thống, mỗi nhân viên đã thuyết phục bao nhiêu Lead (khách hàng có nhu cầu) mua hàng thành công và họ đã nhập dữ liệu chính xác như thế nào? Sau đó bạn có thể trao thưởng cho người giỏi nhất, đồng thời tạo ra tác động tích cực để khuyến khích những nhân viên khác cùng cố gắng.

Phần mềm CRM có khả năng mang lại nhiều lợi ích cho việc kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy, bạn cần giúp đội ngũ nhân sự cấp dưới của mình những giá trị CRM đem lại cho họ và toàn doanh nghiệp để thúc đẩy hứng thú làm việc trên CRM. Khi nhận viên của bạn yêu thích và sử dụng CRM trong công việc hàng ngày của họ, hiệu suất doanh nghiệp sẽ tiến triển như bạn mong muốn.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp CRM giúp tối ưu hoạt động quản lý, chăm sóc khách hàng phù hợp với quy mô doanh nghiệp hãy liên hệ ngay với Getfly CRM qua hotline 0965 593 953 hoặc để lại thông tin liên lạc trong form dưới đây để nhận được tư vấn chi tiết và bản dùng thử miễn phí phần mềm của chúng tôi! 

Tags: Doanh nghiệp sử dụng CRM, nhân viên chấp thuận sử dụng CRM