Tầm quan trọng của hồ sơ khách hàng spa và cách khai thác triệt để

Đối với ngành có đặc thù làm đẹp như spa, sự hài lòng của của khách hàng là yếu tố quyết định đến thành công và phát triển của thương hiệu. Vì spa không chỉ là nơi chăm sóc da mà còn là nơi để khách hàng rủ bỏ stress, mệt nhọc. Chính vì vậy, một nơi mà nhân viên khó chịu, dịch vụ kém sẽ không thể nào giữ chân được khách hàng của mình.

Nhưng làm thế nào để các spa biết khách hàng của họ đang thực sự muốn gì? Hồ sơ khách hàng sẽ giúp các quản lý spa nắm được chân dung khách hàng một cách tường tận nhất. Những hồ sơ này cung cấp thông tin chi tiết về sở thích, thói quen và nhu cầu của khách hàng, cho phép các spa điều chỉnh dịch vụ và trải nghiệm để đáp ứng những nhu cầu đó.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá tầm quan trọng của việc tạo hồ sơ khách hàng và đưa ra các mẹo về cách tận dụng chúng để mang lại sự hài lòng tối đa cho khách hàng.

Hồ sơ khách hàng spa quan trọng như thế nào?

Hồ sơ khách hàng spa là cuốn sổ lưu trữ các thông tin cá nhân của khách hàng như họ tên, số điện thoại liên hệ, địa chỉ, email, lịch hẹn, cách sử dụng sản phẩm, số tiền thanh toán và các ghi chú liên quan. 

Thông tin này rất quan trọng trong việc đảm bảo quy trình điều trị liền mạch cho khách hàng và cho phép quản lí spa cung cấp dịch vụ chăm sóc và tư vấn cá nhân hóa. 

Vì vậy, Các mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa là rất quan trọng trong việc quản lý và duy trì quan hệ với khách hàng. Dưới đây là một số lý do tại sao các mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa rất quan trọng:

• Quản lý thông tin khách hàng: Sổ theo dõi khách hàng cho phép Spa lưu trữ thông tin cá nhân và liên hệ của khách hàng, như tên, địa chỉ, số điện thoại, email, vv. Điều này giúp Spa dễ dàng liên lạc với khách hàng và cập nhật thông tin mới.
• Theo dõi lịch sử dịch vụ của khách hàng: Ghi chép lịch sử dịch vụ của khách hàng, bao gồm các dịch vụ mà khách hàng đã sử dụng, thời gian và chi phí dịch vụ. Điều này giúp Spa dễ dàng theo dõi nhu cầu và sở thích của khách hàng và đưa ra các dịch vụ và sản phẩm phù hợp.
• Xây dựng mối quan hệ với khách hàng: Hồ sơ khách hàng spa giúp theo dõi các thông tin về sở thích, nhu cầu, và hành vi của khách hàng. Điều này giúp Spa tạo ra các chương trình khuyến mãi và các hoạt động truyền thông phù hợp nhằm tăng cường mối quan hệ và tạo sự hài lòng cho khách hàng.
• Phân tích hiệu quả dịch vụ: Phân tích hiệu quả các dịch vụ và sản phẩm để đưa ra các điều chỉnh và cải tiến trong tương lai. Nó cũng giúp Spa theo dõi các thay đổi trong các xu hướng và nhu cầu của khách hàng để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của họ.

Đừng bỏ qua bài viết này: “Hướng dẫn cách tìm kiếm đối tượng khách hàng của spa hiệu quả”. Nếu như bạn đang không biết tìm kiếm thêm khách hàng ở đâu?

Thông tin bắt buộc cần có để có thể theo dõi và chăm sóc khách hàng spa hiệu quả

• Tên khách hàng: là một phần thông tin quan trọng. Có thể là tên, họ hoặc sự kết hợp giữa tên và nghề nghiệp của họ. Điều quan trọng là chọn một cái tên dễ nhớ. 

Ngoài ra, điều quan trọng là phải viết hoa chữ cái đầu tiên trong tên của khách hàng vì các chữ cái viết thường có thể bị coi là thiếu tôn trọng. Chú ý đến những chi tiết nhỏ này có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong việc cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc. 

• Ảnh khách hàng: Khi tạo hồ sơ khách hàng spa, điều quan trọng là phải được sự cho phép của khách hàng trước khi chụp ảnh của họ để đưa vào hồ sơ. Giúp nhân viên nhớ khách hàng và hiển thị ảnh của họ trong các cuộc gọi đến và đi.
• Ngày sinh: nên bao gồm ngày tháng năm sinh để tạo các chương trình tri ân khách hàng như quà tặng sinh nhật hay các chương trình giảm giá. Nó cũng hữu ích cho việc chúc mừng khách hàng vào ngày đặc biệt của họ và xác định độ tuổi để cung cấp dịch vụ khách hàng phù hợp. 

Hiểu về thần số số học hoặc các phương pháp tương tự cũng có thể giúp hiểu rõ hơn về tính cách, sở thích khách hàng. Giúp cá nhân hóa trải nghiệm một cách xuất sắc nhất.

• Email khách hàng: Các spa có xu hướng ít thu thập email của khách hàng. Tuy nhiên, nếu có được thông tin này, bạn có thể sử dụng nó để gửi các bản cập nhật dịch vụ khách hàng hoặc quảng cáo.

• Giới tính: Bằng cách đưa giới tính vào mẫu hồ sơ khách hàng spa, bạn có thể phân loại khách hàng một cách hiệu quả. Thông tin này có thể được sử dụng trong các chiến dịch tiếp thị, nơi bạn có thể áp dụng các bộ lọc dựa trên giới tính cho thông điệp được nhắm mục tiêu. 

Ví dụ: nếu bạn có chiến dịch dành riêng cho phụ nữ như chiến dịch 8/3, bạn có thể sử dụng phần mềm gửi tin nhắn hàng loạt và tự động cho đối tượng nữ.

• Chi nhánh quản lý: Giám sát việc quản lý khách hàng của spa. Bằng cách này các nhà quản lí spa sẽ dễ dàng lên các chương trình khuyến mãi, giới thiệu từng dịch vụ cụ thể của từng chi nhánh riêng biệt.
• Địa chỉ: Bằng cách biết vị trí của khách hàng, có thể xác định mức độ gần gũi của họ với spa của bạn. Thông tin này có thể hữu ích khi gửi những món quà bất ngờ vào những dịp đặc biệt hoặc khi vận chuyển hàng hóa. 

Ngoài ra, việc có địa chỉ của khách hàng trong hồ sơ giúp loại bỏ nhu cầu hỏi địa chỉ đó khi họ mua hàng, chẳng hạn như mỹ phẩm. Bạn chỉ cần hỏi xem địa chỉ trong hồ sơ có còn chính xác hay không. Là có thể dễ dàng cập nhật lại liên tục địa chỉ của khách.

Hướng dẫn khai thác hồ sơ khách hàng spa triệt để

Để khai thác thông tin hồ sơ khách hàng cho Spa, bạn có thể thực hiện các bước sau đây:

1. Thu thập thông tin khách hàng: Đầu tiên, bạn cần thu thập thông tin khách hàng bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, email, ngày sinh, giới tính, nhu cầu sử dụng dịch vụ Spa, lịch sử sử dụng dịch vụ, tình trạng sức khỏe, vv.

Xem thêm ngay bài viết để hiểu rõ hơn về cách xác định khách hàng mục tiêu cho spa của mình!

2. Lưu trữ thông tin khách hàng: Sau khi thu thập thông tin, bạn cần lưu trữ thông tin này vào một hệ thống quản lý khách hàng của Spa. Các hệ thống này có thể là sổ theo dõi khách hàng hoặc phần mềm quản lý khách hàng.
3. Phân tích thông tin khách hàng: Bạn cần phân tích thông tin để đánh giá nhu cầu và sở thích của khách hàng. Điều này giúp bạn đưa ra các dịch vụ và sản phẩm phù hợp để tăng cường mối quan hệ với khách hàng.
4. Tạo chương trình khuyến mãi và truyền thông: Dựa trên thông tin khách hàng đã phân tích, bạn có thể tạo ra các chương trình khuyến mãi và truyền thông phù hợp nhằm tăng cường mối quan hệ và tạo sự hài lòng cho khách hàng.
5. Liên hệ và theo dõi khách hàng: Cuối cùng, bạn cần liên hệ và theo dõi khách hàng để cập nhật thông tin mới nhất và đáp ứng các nhu cầu của họ. Điều này giúp bạn duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng.

Tóm lại, để khai thác thông tin hồ sơ khách hàng cho Spa, bạn cần thu thập, lưu trữ, phân tích thông tin khách hàng, tạo chương trình khuyến mãi và truyền thông, liên hệ và theo dõi khách hàng.

Cách phân loại khách hàng spa hiệu quả

Phân nhóm khách hàng theo mối quan hệ

Bằng cách phân loại khách hàng theo mối quan hệ với Getfly CRM giúp cho nhân viên biết được chính xác:

• Đâu là những tệp khách hàng ưu tiên, nên tập trung chăm sóc hoặc theo đuổi
• Có chiến lược kinh doanh và chăm sóc đối với từng đối tượng khách hàng
• Giúp cho bộ phận marketing nắm bắt được thông tin khách hàng để chuyển qua cho bộ phận sale xử lý
• Giúp quản lý đánh giá được hiệu quả thông tin mà bộ phận marketing đem về thông qua bộ phận sale tiếp nhận và sàng lọc
• Ghi nhận năng lực xử lý thông tin khách hàng của mỗi Sale

Gợi ý bạn xem thêm bài viết: “Sự khác nhau giữa Lead, Contact và Account trong phần mềm CRM”

Phân loại theo Nhóm Khách hàng

Là cách phân loại những nhóm khách hàng có chung đặc điểm,nhu cầu, sở thích. Bao gồm: vị trí địa lý, ngành nghề, độ tuổi…

Ví dụ về phân loại nhóm khách hàng:

• Khách hàng yêu thích massage: Đây là những khách hàng thích thư giãn và giảm căng thẳng bằng cách sử dụng dịch vụ massage của Spa.
• Khách hàng yêu thích chăm sóc da: Đây là những khách hàng quan tâm đến việc chăm sóc và cải thiện làn da của mình thông qua các dịch vụ như trị liệu da, trị liệu mặt, vv.
• Khách hàng yêu thích chăm sóc móng: Đây là những khách hàng quan tâm đến việc chăm sóc móng tay, móng chân và thường sử dụng các dịch vụ như làm móng, sơn móng, vv.
• Khách hàng yêu thích trị liệu cơ thể: Đây là những khách hàng thích sử dụng các dịch vụ trị liệu cơ thể như massage thải độc, xông hơi, vv.
• Khách hàng yêu thích sản phẩm chăm sóc sức khỏe và sắc đẹp: Đây là những khách hàng chỉ quan tâm đến sản phẩm chăm sóc sức khỏe và sắc đẹp được cung cấp bởi Spa. Họ thường mua các sản phẩm chăm sóc sức khỏe và sắc đẹp của Spa để sử dụng tại nhà.
• Khách hàng yêu thích thể thao: Đây là những khách hàng thường xuyên tập thể dục và muốn giảm đau và căng thẳng cơ bắp bằng cách sử dụng các dịch vụ massage chuyên sâu và trị liệu cơ thể của Spa.

Phân loại theo Nguồn Khách Hàng

Thống kê khách hàng phân loại theo nguồn khách hàng như Google search, Ad facebook, Youtube, Website, giới thiệu, sales tự tìm kiếm… sẽ giúp nhà quản lý nắm được kênh tiếp xúc mà khách hàng biết đến thương hiệu của bạn.

Lợi ích:

• Hiểu được kênh Marketing nào hiệu quả, kênh nào kém hiệu quả
• Giúp sales chủ động trong việc lên kịch bản tư vấn khách hàng khi đã nắm bắt được kênh tiếp cận khách hàng trước đó.

Giải pháp quản lí và chăm sóc khách hàng spa hiệu quả 

Sổ theo dõi khách hàng của spa là công cụ cần thiết để quản lý spa mini quy mô nhỏ và duy trì hồ sơ khách hàng. Để đảm bảo hiệu quả của nó, người quản lý phải siêng năng ghi lại thông tin khách hàng hàng ngày.

Việc theo dõi thông tin khách hàng trong sổ nhật ký đòi hỏi sự chú ý hàng ngày để lật qua các trang và xác minh tem điều trị. Nó có thể trở nên khó khăn hơn khi cần nhiều sách do đầy trang, khiến việc theo dõi hồ sơ trở nên khó khăn hơn.

Việc kiểm tra thông tin trong sổ theo dõi khách hàng có thể mất nhiều thời gian, dẫn đến việc tính tiền chậm và không chính xác, ảnh hưởng không tốt đến sự chuyên nghiệp của spa trong mắt khách hàng đang chờ đợi.

Mặt khác, sổ theo dõi quy trình thiếu tính chính xác và dễ hiểu về mặt khoa học. Việc bỏ qua việc cập nhật thông tin khách hàng kịp thời sẽ làm gián đoạn quá trình theo dõi tiến trình của họ, khiến việc áp dụng chiết khấu cho những khách hàng có mức chi tiêu cao trở nên khó khăn.

Hơn nữa, biểu mẫu theo dõi khách hàng của Spa dễ bị nhân viên gian lận trong quá trình thu tiền, điều này có thể khó phát hiện. Việc quản lý doanh thu và chi phí theo phương pháp này không chỉ rườm rà, tốn công sức mà còn phức tạp.

Đây là một công cụ gia tăng tính chuyên nghiệp và giúp hoạt động kinh doanh Spa hiệu quả hơn. Giúp cho spa của bạn cá nhân hóa và tối ưu trải nghiệm của khách hàng, tăng khả năng quay trở lại mua hàng và giới thiệu khách mới. 

Các giải pháp mà Getfly đem đến cho spa của bạn:

• Quản lý TOÀN BỘ thông tin khách hàng, gói dịch vụ, đặt lịch…trên một nền tảng trực tuyến. Dễ dàng truy xuất dữ liệu nhanh chóng, tránh bỏ sót;
• THEO DÕI toàn bộ lịch sử tương tác, giao dịch giữa nhân viên với khách hàng, từ đó có những kế hoạch đào tạo và nâng cao chất lượng dịch vụ cho Spa;
• Giao diện DỄ DÙNG, thao tác linh hoạt trên PC và Mobile App giúp nhà quản lý và nhân viên có thể dễ dàng truy cập, xử lý công việc mọi lúc mọi nơi;
• Đồng bộ dữ liệu từ nhiều nguồn (Fanpage. Zalo OA…) về CRM;
• Phân loại theo mối quan hệ khách hàng giúp quản lí và chăm sóc dễ dàng;
• Ghi âm lại cuộc gọi với VOiP;
• Quản lí chính xác từng lịch hẹn tránh việc quên lịch, chăm sóc chồng chéo;
• Quản lí dịch vụ & điểm thưởng khách hàng đơn giản, tối ưu các chương trình tri ân khách;
• Chăm sóc và nhắc lịch khách hàng tự động nhờ SMS & Email Marketing theo các kịch bản đã được thiết lập sẵn, gia tăng tỷ lệ hài lòng và quay trở lại sử dụng dịch vụ.

Tạm biệt quy trình thủ công, tạm biệt thất lạc và lãng phí dữ liệu ngay bây giờ với Getfly! Đừng để khách hàng của bạn lãng quên thương hiệu. Tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng chính là gia tăng doanh thu của bạn.

Kết luận

Bài viết trên đã giúp bạn hình dung được tầm quan trọng của việc lưu trữ hồ sơ khách hàng spa. Đó chính là xương sống để bạn có thể phát triển các chương trình chăm sóc khách hàng, marketing lại, tri ân,…Với những gợi ý về cách phân loại khách hàng cũng như cách bạn lưu trữ thông tin khách đến spa để đạt hiệu quả cao nhất. Mong rằng Getfly CRM có thể hỗ trợ bạn gia tăng doanh thu ngay hôm nay, giảm thiểu chi phí, thời gian và nhân lực. 

Đừng lo lắng về các tính năng, các trường thông tin sẽ được Getfly thiết kế theo yêu cầu của bạn. 

Nếu có bất kì thắc mắc về tính năng của chúng tôi, đừng ngần ngại. Hãy gọi ngay đến hotline: 0965 593 953 để được hỗ trợ chi tiết nhất!

Getfly cam kết mang đến các sản phẩm và dịch vụ chất lượng, tự tin là bạn đồng hành tuyệt vời trên hành trình phát triển của mỗi khách hàng – giúp doanh nghiệp tiết kiệm 2h/ ngày trong vận hành và quản lý nhân sự, gia tăng đều đặn về doanh số từ 200-300%/ năm.

 Đăng ký ngay để được hỗ trợ và trải nghiệm MIỄN PHÍ 30 NGÀY phần mềm Getfly CRM

ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM 30 NGÀY

Getfly – để khách hàng mua hàng trọn đời

Tags: hồ sơ khách hàng spa, khách hàng spa, Spa