4 cách thức chăm sóc khách hàng tự động hiệu quả cho doanh nghiệp

Chăm sóc khách hàng tự động là phương pháp ứng dụng công nghệ để tối ưu quá trình tương tác giữa khách hàng và doanh nghiệp. Sự phát triển mạnh mẽ của mạng xã hội và các kênh truyền thông mới, khiến cho các phương pháp chăm sóc khách hàng truyền thống không còn phù hợp. Các công cụ tự động hóa như: chatbot, SMS, Email Automation giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và gia tăng hiệu quả chăm sóc khách hàng dần được ưa chuộng hơn.

Lợi ích khi tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng

Sau đây là 3 lợi ích nổi bật doanh nghiệp đạt được khi triển khai tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng:

Tăng năng suất làm việc nhân viên

Đối với các hình thức chăm sóc truyền thống nhân viên tốn rất nhiều thời gian trả lời từng bình luận, tin nhắn của khách hàng cả trong và ngoài giờ làm việc để đảm bảo khách hàng được tư vấn mọi lúc. Khi số lượng kênh truyền thông cần quản lý tăng lên, thời gian dành cho công việc này cũng nhiều hơn. Các phần mềm chăm sóc khách hàng giúp giải quyết công việc này một cách nhanh chóng. Nhân viên chỉ cần setup kịch bản chăm sóc, hệ thống sẽ tự động trả lời khách hàng ngay khi nhận được tin nhắn. Tư vấn viên có thể tận dụng thời gian này cho việc phát triển các nội  Điều này vừa tạo trải nghiệm real-time cho khách hàng vừa giúp doanh nghiệp tăng năng suất làm  tiết kiệm được thời gian tư vấn.

cham-soc-khach-hang-tu-dong-trong-doanh-nghiep-2
Tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng

Tiết kiệm chi phí nhân sự

Hệ thống chăm sóc tự động giúp đơn giản hóa quy trình và giảm bớt khối lượng công việc hàng ngày của nhân viên tư vấn. Do vậy, doanh nghiệp sẽ hạn chế được chi phí nhân sự cho phòng chăm sóc khách hàng.

Tăng hiệu quả chăm sóc khách hàng

Khách hàng cần được giải đáp mọi lúc, nhưng nhân viên của bạn thì không thể làm việc 24/7. Mỗi ngày doanh nghiệp nhận được hàng trăm tin nhắn, phản hồi của khách hàng trong mọi khung giờ khác nhau. Nếu quá trình phản hồi chậm trễ, doanh nghiệp của bạn rất dễ đánh mất khách hàng vào tay đối thủ.  Nhờ những công cụ chăm sóc tự động, doanh nghiệp có thể ngay lập tức đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Điều này giúp gia tăng sự hài lòng của khách hàng với dịch vụ của doanh nghiệp và tạo nên uy tín thương hiệu.

Các hình thức chăm sóc khách hàng tự động

Cùng với sự phát triển của công nghệ có rất nhiều hình thức chăm sóc khách hàng mới ra đời. Dưới đây là 4 hình thức phổ biến thường được các doanh nghiệp áp dụng:

Email Automation

Email Marketing là phương thức tiếp thị thông qua thư điện tử nhằm đạt được những mục đích khác nhau như: bán hàng, giới thiệu sản phẩm, chương trình ưu đãi, nhắc nhở sự kiện,… Doanh nghiệp thực hiện chăm sóc khách hàng qua Email bằng cách phân loại khách hàng và xây dựng kịch bản riêng cho từng nhóm. Nhiều doanh nghiệp hiện nay nhầm lẫn giữa Spam Email – hình thức gửi mail đến tất cả những khách hàng được tìm thấy, gây nên sự khó chịu cho khách hàng.

Sử dụng tích hợp công cụ Automation Email và phần mềm quản lý khách hàng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức gửi mail cho từng khách hàng. Thay vào đó các tư vấn viên có nhiều thời gian hơn cho việc phân loại, tìm kiếm insight khách hàng và tối ưu các kịch bản bán hàng giúp nâng cao tỷ lệ chốt đơn. Nếu bạn đang tìm kiếm công cụ Email Marketing phù hợp thì Getfly CRM chính là một lựa chọn đáng cân nhắc.

Tự động trả lời comment khách hàng

Đối với những doanh nghiệp sở hữu nhiều trang mạng xã hội khác nhau, trả lời bình luận tự động là công cụ hữu hiệu giúp tiết kiệm thời gian phản hồi khách hàng. Nhân viên không cần phải dành thời gian trả lời bình luận của mỗi khách hàng, nhưng vẫn đảm bảo được sự tương tác giữa khách hàng và doanh nghiệp. Khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng và chú ý đến doanh nghiệp hơn khi bình luận của họ ngay lập tức được hồi đáp bất kể ngày hay đêm.

Chatbot

Là phần mềm sử dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo giúp doanh nghiệp quản lý các cuộc trò chuyện với khách hàng. Chatbot như một trợ lý ảo giúp giải đáp những thắc mắc cho khách hàng trên môi trường online. Chatbot được các doanh nghiệp ưa chuộng bởi khả năng tiếp nhận, phân tích câu hỏi và phản hồi chính xác. Hơn thế nữa công cụ này còn có khả năng tự học để đưa ra những câu trả lời không có sẵn trong kịch bản dựa trên những dữ liệu lặp lại trong quá khứ.

cham-soc-khach-hang-tu-dong-trong-doanh-nghiep-1
Sử dụng phần mềm chatbot trong doanh nghiệp

SMS Automation

Hình thức này thường được sử dụng để nhắc nhở khách hàng về thời gian, địa điểm diễn ra các sự kiện, chương trình ưu đãi, hoặc gửi tới khách hàng những lời chúc nhân dịp đặc biệt. Các công cụ SMS Automation hiện nay cho phép nhân viên setup ngày giờ, soạn trước nội dung tin nhắc cần gửi và gửi tự động khi đến thời hạn. Hiện nay Getfly CRM cung cấp tính năng thiết lập SMS Automation trên phần mềm CRM, giúp doanh nghiệp có thể nhanh chóng gửi tin nhắn đến nhóm khách hàng cụ thể. Điều này vừa thể hiện sự quan tâm chu đáo của doanh nghiệp dành cho khách hàng, vừa giúp tối ưu hiệu quả làm việc của tư vấn viên.

Bài viết trên Getfly đã đưa ra những lợi ích mà tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng đem lại cho doanh nghiệp, cũng như giới thiệu tới các bạn một số công cụ chăm sóc khách hàng tự động phổ biến. Hy vọng bài viết sẽ giúp các bạn có những quyết định phù hợp cho quy trình chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp mình. Chúc các bạn thành công!