Mục lục
Tinh gọn quy trình nghỉ phép của nhân viên là một thách thức của bộ phận hành chính – nhân sự. Đặc biệt trong việc quản lý làm ngoài giờ, xin nghỉ sớm, về muộn,… khiến nhân viên hành chính khó tổng hợp phân loại & xử lý hiệu quả, điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lương thưởng và chế đô đãi ngộ của nhân viên.
Để xây dựng môi trường làm việc tốt, giữ chân nhân tài cho doanh nghiệp, điều tiên quyết là cần chú ý đến việc minh bạch trong chính sách cho nhân viên. Then chốt để có thể tinh gọn quy trình nghỉ phép & không sai sót bất kỳ thông tin nào liên quan là gì? Cùng khám phá trong bài viết dưới đây!
Quy trình nghỉ phép của nhân viên là gì?
Quy trình nghỉ phép của nhân viên là quá trình quản lý và theo dõi việc sử dụng và xử lý các yêu cầu nghỉ phép của nhân viên trong một tổ chức. Theo luật lao động quy định, người lao động sẽ được từ 12-14 ngày nghỉ phép năm (tùy thuộc vào tính chất công việc), với những công ty có số lượng nhân sự càng lớn, nhu cầu sử dụng ngày phép của nhân viên càng đa dạng & phức tạp.
Do đó, HR cần đảm bảo quỹ ngày phép & quy trình xin nghỉ phép cần được thực hiện một cách tinh gọn, đơn giản, chính xác, công bằng, tuân thủ các quy định pháp luật và chính sách công ty.
Người lao động có thể yêu cầu nghỉ phép trong nhiều trường hợp khác nhau, tùy thuộc vào chính sách của công ty và quy định của Luật Lao Động. Bạn có thể đọc cụ thể bộ luật lao động năm 2019 (hiệu lực từ ngày 01/01/2021) để hiểu rõ hơn về các trường hợp nhân viên được nghỉ phép theo đúng quy định. Dưới đây là một số trường hợp thông thường mà người lao động có thể xin nghỉ phép tại các doanh nghiệp:
- Nghỉ phép hàng năm: Theo quy định của pháp luật, người lao động được nghỉ ít nhất 12 ngày trong một năm làm việc.
- Nghỉ phép bù: Nếu người lao động làm việc vào giờ ngoài giờ hoặc vào ngày lễ, họ có thể yêu cầu nghỉ phép bù vào các ngày khác.
- Nghỉ thai sản: Nếu người lao động nữ mang thai hoặc vừa sinh con, họ có thể yêu cầu nghỉ thai sản theo quy định của pháp luật.
- Nghỉ kết hôn: Khi kết hôn, người lao động có thể xin được nghỉ phép kết hôn theo chính sách của công ty.
- Nghỉ tang: Khi có người thân trong gia đình qua đời, người lao động có thể yêu cầu được nghỉ phép tang theo quy định của pháp luật và công ty.
- Nghỉ không lương: Trong trường hợp muốn xin nghỉ dài hạn vì lý do cá nhân mà không đủ số ngày phép hàng năm, người lao động có thể yêu cầu được xin nghỉ không lương.
- Nghỉ để học tập, đào tạo: Người lao động có thể yêu cầu được xin nghỉ để tham gia các khóa học hoặc đào tạo liên quan đến công việc hoặc sự phát triển cá nhân.
- Nghỉ bệnh: Khi bị ốm hoặc gặp tai nạn, người lao động có thể yêu cầu được xin nghỉ bệnh theo quy định của pháp luật và công ty.
Trong mỗi trường hợp, nhân sự cần gửi đơn xin nghỉ và thông báo cho người quản lý trực tiếp để được xem xét và được phê duyệt.
Ngoài ra, để giữ chân nhân tài, một số doanh nghiệp còn áp dụng phương án nghỉ phép dưới đây như một yếu tố cạnh tranh trên thị trường lao động: Một số quy định nghỉ phép của doanh nghiệp nhằm giữ chân nhân tài:
- Làm việc từ 1 năm trở lên được cộng thêm 1 ngày phép năm
- Nghỉ phép vào ngày sinh nhật được tính lương
- Mua lại ngày nghỉ phép
- Được nghỉ tối đa số lượng ngày nghỉ phép năm gộp lại
- Tăng thêm số ngày nghỉ phép có lương
Quy trình nghỉ phép tiêu chuẩn ứng dụng cho mọi mô hình doanh nghiệp
Trong quá trình quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp ngày nay, việc xin nghỉ phép của nhân viên cần tuân theo các bước cơ bản sau đây:
Bước 1: Chuẩn bị mẫu đơn Xin Nghỉ Phép
Đây là bước khởi đầu trong quá trình xin nghỉ phép, bao gồm:
- Mẫu đơn: Nhân viên viết đơn xin nghỉ phép theo mẫu của Phòng Nhân sự. Đối với các công ty không có mẫu sẵn có thể tải từ internet.
- Thời gian nghỉ phép: Thay đổi tùy thuộc vào từng công ty. Thông thường, công ty sẽ quy định cụ thể trong hợp đồng lao động.
Ví dụ:
- Nghỉ 1/2 ngày – 1 ngày: Xin phép nghỉ trước 24 giờ
- Nghỉ từ 1,5 – 3 ngày: Xin phép nghỉ ốm trước 2 ngày
- Nghỉ từ 3,5 – 5 ngày: Được sự chấp thuận trước 1 tuần
- Nghỉ hơn 5 ngày: Xin phép trước 2 tuần
Bước 2: Xin phê duyệt từ cấp trên
Sau khi hoàn thành việc điền đầy đủ thông tin trong đơn xin nghỉ phép, bước tiếp theo là gửi đơn lên cấp trên để được phê duyệt.
Quy trình phê duyệt và chính sách về nghỉ phép có thể khác nhau tùy theo từng công ty, nhưng thông thường đều tuân theo nguyên tắc xét duyệt theo cấp bậc. Tùy thuộc vào số ngày nghỉ, nhân viên sẽ cần gửi đơn cho người quản lý tương ứng:
- Xin nghỉ dưới 1 ngày: Cần sự chấp thuận từ trưởng, phó trưởng hoặc quản lý bộ phận
- Xin nghỉ phép 1 ngày đến 5 ngày: Được quản lý bộ phận trực tiếp phê duyệt
- Xin nghỉ hơn 5 ngày: Cần sự duyệt từ tổng giám đốc. Sau khi nhận được đơn xin nghỉ, người duyệt sẽ xem xét khối lượng công việc, thời gian làm việc, nghỉ ngơi của nhân viên và các quy định công ty.
Bước 3: Gửi đơn xin nghỉ phép đến bộ phận nhân sự
Sau khi đơn xin nghỉ phép được phê duyệt, người lao động cần gửi đơn này đến bộ phận nhân sự. Nếu nhân viên không chuyển đơn cho bộ phận nhân sự, thậm chí khi đã ký tên đơn cũng sẽ không được chấp nhận.
Trong trường hợp tai nạn, tang lễ và các tình huống khẩn cấp khác, nhân viên có thể nghỉ trước và gửi đơn sau. Sau khi bộ phận nhân sự nhận được đơn xin nghỉ của người lao động sẽ cập nhật và tính toán thời gian nghỉ.
Bước 4: Phòng hành chính nhân sự ghi nhận và theo dõi phiếu nghỉ phép
Nhân viên phòng hành chính nhân sự sẽ kiểm tra và ghi nhận thông tin từ phiếu nghỉ phép của nhân viên. Thông tin cần ghi nhận bao gồm: thời gian nghỉ phép, loại nghỉ phép (có lương, không lương, nghỉ ốm…), và các thông tin khác mà nhân viên cung cấp.
Sau đó bộ phận hành chính & nhân sự sẽ lưu trữ, thống kê phiếu nghỉ phép và các thông tin liên quan vào file quản lý nhân sự của công ty. Có một số công cụ bạn có thể tham khảo để quản lý ngày nghỉ phép của nhân viên dễ dàng hơn:
Quản lý qua tin nhắn:
Nhiều doanh nghiệp vẫn đang sử dụng hình thức quản lý ngày nghỉ của nhân sự qua các phần mềm trò chuyện như Zalo hoặc Messenger. Những ứng dụng này sẽ lưu trữ lại lịch sử tin nhắn của nhân viên khi có phép nghỉ phát sinh.
Ưu điểm:
– Phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ
– Thông tin nắm bắt nhanh
– Tiết kiệm chi phí
Nhược điểm:
– Khó khăn trong việc quản lý nếu số lượng nhân viên tăng lên
– Đoạn chat có thể bị mất do một số tác động
– Khó khăn trong việc tìm kiếm lại.
– Gây khó khăn cho người tổng hợp dữ liệu.
Quản lý qua file excel:
Quản lý ngày nghỉ phép bằng excel được khá nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng. Hoặc có thể sử dụng tính năng Sheet của Google để tối ưu quy trình nghỉ phép của nhân viên. Cả 2 ứng dụng này đều cho phép bạn hệ thống chi tiết và khoa học ngày nghỉ của nhân viên:
Ưu điểm:
– Nhập dữ liệu dễ dàng
– Quản lý đơn giản
– Tiết kiệm chi phí
Nhược điểm:
– Dễ sai sót nhầm lẫn khi nhập dữ liệu
– Không đảm bảo an toàn dữ liệu
– Khá phức tạp trong lọc và xử lý thông tin đối với nhân viên chưa có kinh nghiệm.
Phần mềm tối ưu quy trình nghỉ phép
Tuy nhiên đối với doanh nghiệp có số lượng nhân sự lớn, việc quản lý quy trình nghỉ phép thủ công sẽ là trở ngại cho nhân viên phòng hành chính & nhân sự. Để có thể minh bạch trong lương thưởng, tạo môi trường làm việc lành mạnh nhằm duy trì mối quan hệ bền vững với nhân viên. Phần mềm giúp quản lý ngày nghỉ phép của nhân sự chính là giải pháp cho bạn:
Ưu điểm:
- Tự động hóa: Giúp bạn có thể tự động hóa toàn bộ quy trình xin nghỉ phép, từ việc đăng ký, duyệt cho đến ghi nhận thông tin. Nhân viên có thể nhanh chóng tạo phiếu yêu cầu đến muộn, nghỉ phép, ra ngoài làm việc,…nhanh chóng ngay trên app mobile của Getfly. Đồng thời, bộ phận HR cũng có thể nắm bắt toàn bộ các yêu cầu nghỉ phép của nhân sự trong ngày/tuần/tháng/quý/năm trong màn hình Dashboard. Điều này vừa thuận tiện cho nhân sự và giúp người quản lý có thể nắm bắt nhanh chóng các yêu cầu của cấp dưới.
- Tuân thủ chính sách và quy trình: Đảm bảo rằng chính sách và các quy trình liên quan đến nghỉ phép được tuân thủ một cách chính xác và nhất quán theo chính sách của công ty. Với Getfly CRM bạn có thể chủ động thiết lập quy trình quản lý nghỉ phép theo chính sách của doanh nghiệp một cách dễ dàng.
- Ngăn chặn rò rỉ doanh thu: Nếu không có hồ sơ theo dõi, cuối cùng bạn có thể phải trả tiền cho những lần vắng mặt, số giờ làm việc chưa hoàn thành. Hơn nữa, có thể xảy ra bất đồng giữa nhân viên và phòng hành chính nhân sự.
- Báo cáo và phân tích: Phần mềm quản lý quy trình nghỉ phép cung cấp các báo cáo và phân tích liên quan đến nghỉ phép. Với Getfly CRM người quản lý có thể dễ dàng xem tổng số ngày nghỉ phép của nhân viên, thống kê về loại hình nghỉ phép, và phân tích xu hướng nghỉ phép. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về tình trạng nghỉ phép trong công ty và đưa ra các quyết định chính xác và hiệu quả.
Bạn có thể tham khảo thêm các bài viết:
Nâng cao kỹ năng quản lý của bạn trở nên xuất sắc
Lợi ích khi áp dụng KPI vào quản trị và hoạch định chiến lược doanh nghiệp
Top 9 kỹ năng quản lý nhân sự chuyên nghiệp dành cho nhà quản trị
Mong rằng bài viết trên đây mang đến cho bạn giải pháp tối ưu quy trình nghỉ phép của nhân sự một cách hiệu quả giúp thu hút và giữ chân được nhân tài cho doanh nghiệp.
Getfly CRM là phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng toàn diện đồng thời tích hợp quản lý toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Trong đó, Getfly hỗ trợ phòng hành chính nhân sự quản lý dễ dàng phiếu yêu cầu nghỉ phép của nhân viên, các hợp đồng, hồ sơ nhân sự, bậc lương, chấm công,…
Với Getfly CRM, nhân viên phòng hành chính nhân sự không cần phải tất bật với tài liệu, sổ sách. Chỉ với click chuột đã nắm trong tay tình hình của ngày/tuần/tháng một cách dễ dàng.
Xem thêm cụ thể về module HRM tại đây!
Vậy thì tại sao bạn không thử sử dụng Getfly CRM ngay hôm nay để trải nghiệm sự tiện ích và hiệu quả của việc quản lý quy trình xin nghỉ phép?
Hãy để Getfly CRM giúp bạn tạo ra quá trình quản lý phiếu nghỉ phép trở nên đơn giản hơn bao giờ hết!
Nếu bạn có bất kì thắc mắc nào về tính năng hãy liên hệ ngay đến hotline 0965 593 953 của chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất.
ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM 30 ngày ngay hôm nay!
Getfly – Để khách hàng mua trọn đời!
Bản Đồ Văn Phòng