Lợi ích khi áp dụng KPI vào quản trị và hoạch định chiến lược doanh nghiệp

Phần đa quản lý doanh nghiệp hiện nay đều không có công cụ đo lường KPI một cách cụ thể cho từng cá nhân, phòng ban của doanh nghiệp dẫn đến việc quản lý, ra quyết định hoàn toàn dựa vào cảm tính, không đúng với mục tiêu đặt ra. Đồng thời gia tăng áp lực, lúng túng trong khâu quản lý, khó đánh giá chính xác năng lực nhân viên, thực trạng “sức khỏe” của doanh nghiệp. Khám phá ngay cách áp dụng KPI vào doanh nghiệp của bạn ngay bài viết dưới đây!

Lợi ích của việc áp dụng KPI vào doanh nghiệp của bạn

Áp dụng KPI vào quản trị và hoạch định chiến lược được xem là giải pháp toàn diện giúp gỡ bỏ những khó khăn trên. Cụ thể:

Hoạch định chiến lược cho doanh nghiệp

Nhà quản lý dễ dàng đưa ra những bước hoạch định chiến lược phát triển sát nhất với con số hiện tại và kế hoạch phát triển trong tương lai dựa trên những chỉ báo KPI cụ thể. Việc định hướng sản phẩm, dịch vụ vì đó mà chính xác hơn, đánh đúng vào nhu cầu và tâm lý tiêu dùng làm tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Đồng thời khuyến khích nhân viên phát huy tối đa hiệu quả trong công việc, tạo sự liên kết chặt chẽ ở các phòng ban.

Đo lường mục tiêu của doanh nghiệp

Mặc dù KPI có thể dễ dàng bị nhầm lẫn là mục tiêu của công ty, nhưng chúng chỉ là một phương pháp đo lường các mục tiêu và chỉ tiêu. Khi bạn có thể đo lường các mục tiêu này, nó mang lại cho bạn cơ hội để nhìn thấy bạn đang sai ở đâu và sau đó đưa ra quyết định có thể giúp bạn đạt được mục tiêu nhanh hơn.

Đây được cho là lý do quan trọng nhất lý giải tại sao KPIs nên được sử dụng.

Cảnh báo nguy cơ không đạt mục tiêu

Khả năng cảnh báo từ KPI là có thật, nhờ đó, ban lãnh đạo và các bên liên quan sớm điều chỉnh trước khi mọi việc vượt khỏi tầm kiểm soát. Các chỉ số được áp dụng KPI cảnh báo cần đáp ứng 2 yêu cầu : đo lường được và tổ chức có thể điều chỉnh trực tiếp được.

Là cơ sở để phân tích doanh nghiệp một cách chính xác nhất dựa trên những báo cáo, thống kê chính xác bằng con số. Nhờ vậy việc kiểm soát được mục tiêu, chiến lược kinh doanh trở nên dễ dàng, nhanh chóng và đạt được hiệu quả cao nhất.

Thúc đẩy sự phát triển cá nhân

Không phải mọi dự án hay chiến dịch đều đạt được kết quả như mong muốn. Tuy nhiên, bằng cách giám sát hiệu suất căn cứ trên các chỉ số KPI, doanh nghiệp sẽ tạo ra một môi trường không ngừng học hỏi và cải tiến. Nhờ đánh giá KPI, các phòng ban có thể dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện công việc tại mọi thời điểm, mà không cần chờ đến cuối quý hoặc kết thúc dự án.

Theo dõi thường xuyên KPI, đặc biệt là trên hệ thống đo lường KPI theo thời gian thực (realtime KPI dashboard), sẽ giúp trả lời những câu hỏi như: cần làm những việc gì, tại sao nên làm những việc đó, làm như thế nào, khi nào.v.v… Nhờ vậy, cá nhân/tổ chức có thể liên tục nhìn nhận lại từng hoạt động công việc là hiệu quả hay chưa, cần cải tiến những gì.

Bản thân nhân viên khi tự giám sát hiệu suất công việc của chính mình, và có các giải pháp tức thời, thì cũng dễ dàng đạt được mục tiêu hơn, biết cách để thay đổi có lợi hơn trong tương lai. Đánh giá năng lực của nhân viên hoàn toàn dựa trên con số thay bằng cảm tính như trước đây sẽ thúc đẩy nhân viên làm việc hăng say hơn, tăng năng suất lao động, giảm chi phí, giữ chân được nhân tài.

Triển khai KPI có thực sự khó?

Triển khai KPI (Key Performance Indicators) có thể gặp một số thách thức, nhưng không nhất thiết là khó. Dưới đây là một số yếu tố mà bạn có thể gặp phải khi triển khai KPI và cách vượt qua chúng:

• Thiếu sự hiểu biết: Một trong những thách thức lớn khi triển khai KPI là thiếu sự hiểu biết về khái niệm và quy trình liên quan. Hãy đảm bảo rằng bạn hiểu rõ về mục tiêu và cách thức đo lường KPI. Tìm hiểu và nắm vững các khái niệm, công cụ và phương pháp liên quan để có thể áp dụng chúng một cách hiệu quả.
• Thiếu sự cam kết từ đội ngũ: Để triển khai KPI thành công, bạn cần sự cam kết từ tất cả các thành viên trong tổ chức. Đòi hỏi bạn phải truyền cảm hứng, giải thích lợi ích và mục tiêu KPI cho từng thành viên. Tạo ra một môi trường làm việc tích cực và động viên, khuyến khích mọi người tham gia và góp phần vào việc đạt được KPI.
• Thiếu dữ liệu và hệ thống đo lường: Để theo dõi và đánh giá KPI, bạn cần có dữ liệu và hệ thống đo lường phù hợp. Thách thức ở đây là việc thu thập và sắp xếp dữ liệu một cách chính xác và đáng tin cậy. Bạn cần đảm bảo rằng bạn có quy trình thu thập dữ liệu rõ ràng, sử dụng công cụ phù hợp và đào tạo nhân viên để đảm bảo độ chính xác và đáng tin cậy của dữ liệu.
• Thiếu sự điều chỉnh và cải tiến: KPI không phải là một công cụ tĩnh. Vì vậy, cần được điều chỉnh và cải tiến theo thời gian để phù hợp với mục tiêu và sự phát triển của tổ chức. Hãy thường xuyên đánh giá và đưa ra các biện pháp cải tiến cho KPI, dựa trên phản hồi và kết quả đạt được.

Hướng dẫn cách xây dựng và áp dụng KPI trong doanh nghiệp

Bước 1: Xác định đối tượng cần xây dựng KPI

Phương pháp 1: Các bộ phận/ phòng ban tự xây dựng hệ thống KPI cho ví trí trong bộ phận/phòng ban mình

Các phòng ban và bộ phận chức năng tự xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí trong tổ chức của họ, với vai trò hỗ trợ và chỉ dẫn từ đội ngũ quản lý nhân sự để đảm bảo tuân thủ nguyên tắc. Trong phương pháp này, Trưởng bộ phận/phòng/ban thường là người xây dựng KPI, vì họ hiểu rõ nhất về nhiệm vụ và yêu cầu của các vị trí trong tổ chức. Việc xây dựng KPI được chia nhỏ hơn khi bộ phận/phòng/ban lớn hơn.

Ưu điểm: KPI có tính khả thi cao và minh bạch chức năng của bộ phận. Nhược điểm: Nếu mục tiêu do phòng ban đặt ra, có thể không khách quan hoặc quá thấp. Lời khuyên là cần kiểm định và đánh giá từ đội ngũ nhân sự và quản lý cấp cao khi sử dụng phương pháp này.

Phương pháp 2: Bộ phận nhân sự/ quản lý cấp cao xây dựng KPI cho từng bộ phận/ phòng ban

Khác với cách tiếp cận trước đó, phương pháp này đảm bảo tính khách quan và khoa học trong việc áp dụng. Tuy nhiên, các chỉ số KPI có thể không phản ánh đúng chức năng và nhiệm vụ của bộ phận/phòng/ban. Để giải quyết vấn đề này, hệ thống KPI sau khi được thiết lập cần được bộ phận chức năng thẩm định và đánh giá.

Bạn có thể tham khảo thêm chi tiết bài viết: “Cách xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh hiệu quả”

Bước 2: Xác định các chỉ số KPI

Khi xây dựng các chỉ số KPI, việc quan trọng nhất là đảm bảo chúng liên kết chặt chẽ với mục tiêu cụ thể của phòng ban hoặc doanh nghiệp. Sau khi đã đồng thuận KPI với mục tiêu của phòng ban hoặc doanh nghiệp, bước tiếp theo là áp dụng các tiêu chí SMART để đánh giá từng chỉ số thực hiện công việc:

• S – Cụ thể: Mục tiêu rõ ràng
• M – Đo lường được: Mục tiêu có thể đo lường
• A – Đạt được: Mục tiêu có thể đạt được
• R – Liên quan: Mục tiêu phải liên quan đến công việc
• T – Có hạn: Mục tiêu có thời hạn cụ thể

Ngoài ra, cần lưu ý rằng các chỉ số hiệu suất được chọn làm KPI sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, hoạt động cụ thể của nhân viên và KPIs chung của phòng ban. Ví dụ, KPIs có thể được sử dụng để đo lường trong các lĩnh vực như: bán hàng, lợi nhuận trên mỗi sản phẩm, chất lượng sản phẩm, dịch vụ khách hàng, thời gian hoàn thành nhiệm vụ, khách hàng giới thiệu và doanh thu nhân viên.

Thậm chí những vai trò không có vẻ gìn giữ cho sự phát triển tài chính của doanh nghiệp cũng cần có KPI phù hợp với mục tiêu và tương lai của doanh nghiệp. Ví dụ, KPI cho bộ phận kỹ thuật có thể liên quan đến việc nâng cao chất lượng đường truyền internet.

Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành 

Sau khi đã thiết lập thành công các chỉ số hiệu suất chính cho từng bộ phận và vị trí làm việc trong doanh nghiệp, bây giờ là thời điểm để áp dụng chúng vào quản lý, cả về nhân sự và năng suất.

Vì các chỉ số hiệu suất đã được xác định dựa trên các tiêu chí có thể đo lường, do đó chắc chắn rằng đã có phương pháp đánh giá cụ thể cho mỗi chỉ số hiệu suất. Nhìn chung, tất cả các chỉ số hiệu suất có thể được phân loại vào 3 nhóm chính như sau:

• Nhóm A: Đòi hỏi nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng lớn đến mục tiêu tổng quát.
• Nhóm B: Đòi hỏi ít thời gian để thực hiện, ảnh hưởng lớn đến mục tiêu tổng quát HOẶC/VÀ đòi hỏi nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng ít đến mục tiêu tổng quát.
• Nhóm C: Đòi hỏi ít thời gian và ảnh hưởng ít.

Mỗi nhóm chỉ số hiệu suất này sẽ có trọng số khác nhau, phụ thuộc vào mức độ quan trọng của chúng, ví dụ: A: 50%; B: 30% và C: 20%

Để đánh giá mức độ hoàn thành của một nhân viên A có bộ ba chỉ số hiệu suất bao gồm cả A, B và C; trong đó KPI C có hai chỉ số con, ta có thể sử dụng công thức sau:

Bước 4: Liên hệ đánh giá KPI và lương thưởng

Đối với mỗi mức độ hoàn thành KPI, người thiết lập hệ thống KPI sẽ xác định một mức thưởng tiền lương cụ thể. Quy định này có thể được thiết lập trước bởi các cấp lãnh đạo trong công ty, quản lý cấp cao nhất trong bộ phận, người thiết lập hệ thống KPI hoặc thông qua việc nhân viên tự thỏa thuận với nhau. 

Thường xuyên, sẽ có một buổi kiểm tra kết quả công việc cuối kỳ để đánh giá. Việc đánh giá nên được khách quan và toàn diện thông qua sự kết hợp ý kiến từ sếp, đồng nghiệp, khách hàng và chính nhân viên.

Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu KPI

Mỗi kỳ đánh giá công việc sẽ thường diễn ra một buổi nghiệm thu để đánh giá kết quả. Quá trình đánh giá này cần được tiến hành một cách khách quan và toàn diện, bằng cách lắng nghe ý kiến của tất cả mọi người trong công ty, bao gồm giám đốc, đồng nghiệp, khách hàng và từ chính nhân viên.

Lưu ý khi áp dụng KPI trong doanh nghiệp

Cũng theo nhận định của các chuyên gia, việc áp dụng KPI vào quản trị doanh nghiệp là cần thiết, nhất là trong lĩnh vực hoạch định chiến lược. Tuy nhiên, để ứng dụng thành công và phát huy tối đa công cụ KPI cần lưu ý một số điểm sau:

• Cần đảm bảo sự thống nhất từ ban lãnh đạo đến từng nhân viên các bộ phận. 
• Truyền thông nội bộ đến tất cả các thành viên trong doanh nghiệp, giúp họ thấu hiểu và chủ động áp dụng KPI trong công việc hàng ngày. 
• Về phía ban lãnh đạo, cần xác định rõ ràng mục tiêu chiến lược và nhân tố then chốt để đảm bảo thành công.

Getfly CRM – Giải pháp quản lý và đo lường KPI hiệu quả

Hiện tại ở Việt Nam, Getfly CRM là một trong những phần mềm CRM có tích hợp tính năng công việc cùng với các tính năng về quản lý và chăm sóc khách hàng. Đồng hành cùng với các chuyên gia của chúng tôi, các doanh nghiệp sẽ được tư vấn về cách áp dụng KPI vào chính doanh nghiệp của bạn một cách hợp lý nhất, hiệu quả nhất.

Hệ thống Getfly CRM có thể tự động tổng hợp các dữ liệu tương tác với khách hàng thành “1 BẢNG CHỈ SỐ DUY NHẤT” thể hiện toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp CHÍNH XÁC đến từng giây.

Công cụ đo lường KPI mới nhất của Getfly CRM với 10 báo cáo thống kê tự động dựa trên dữ liệu trong CRM:

• KPI khách hàng
• KPI phòng ban
• KPI nhân viên
• KPI sản phẩm
• KPI chiến dịch
• KPI công việc
• KPI phản hồi
• KPI optin form
• KPI affiliate
• Và KPI telesales

Là một sản phẩm thuần Việt, được 4500+ doanh nghiệp thuộc 200+ ngành nghề tin tưởng lựa chọn, Giải pháp phần mềm Getfly CRM là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp:

• Đồng bộ dữ liệu trên 1 nền tảng duy nhất
• Thác tác nhanh chóng trên PC và App Mobile
• Loại bỏ thao tác thừa trong quy trình
• Tiết kiệm 5-10 phút trong mỗi thao tác
• Nâng cao năng suất, tối ưu hiệu quả

Liên hệ với chúng tôi ngay để được tư vấn, hỗ trợ và trải nghiệm 30 ngày miễn phí các tính năng tuyệt vời của phần mềm CRM trong quản lý doanh nghiệp, quản lý KPI và quan hệ khách hàng.

 Đăng ký ngay để được hỗ trợ và trải nghiệm MIỄN PHÍ 30 NGÀY phần mềm Getfly CRM

Getfly  – Để khách hàng mua trọn đời!

>> Quản trị doanh nghiệp bằng con số: xu thế và tất yếu!

Tags: áp dụng KPI, kpi, quản trị doanh nghiệp