Tại sao doanh nghiệp cần quản lý thông tin khách hàng hiệu quả?

Khách hàng là đối tượng đem lại doanh thu cho doanh nghiệp. Do vậy quản lý khách hàng là hoạt động quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Vậy khi quản lý thông tin khách hàng hiệu quả doanh nghiệp thu được lợi ích gì? Chủ doanh nghiệp có thể ứng dụng những công nghệ nào để tối ưu quá trình quản lý? Cùng Getfly tìm hiểu qua bài viết dưới đây!

Lợi ích của việc quản lý thông tin khách hàng hiệu quả

Tăng hiệu suất làm việc của nhân viên

Thông tin được sắp xếp ngăn nắp dễ tiếp cận khiến sales có nhiều thời gian để tập trung chăm sóc khách hàng. Thông tin được truyền đạt nhanh chóng, đầy đủ sẽ giúp nhân viên nắm được những đặc điểm và nhu cầu của khách hàng. Từ đó họ sẽ có căn cứ để đưa ra những kịch bản tư vấn phù hợp hơn và chốt sales nhanh hơn.

Tăng doanh thu cho doanh nghiệp

Căn cứ vào tệp dữ liệu khách hàng hiện có nhà quản lý có thể thực hiện các phân tích nhằm tìm ra cơ hội kinh doanh mới, dự báo sự thay đổi nhu cầu của khách hàng,… Ngoài ra, thông tin được gửi đến đúng người, đúng lúc sẽ gia tăng hiệu quả tư vấn của nhân viên tạo nên sự tăng trưởng doanh thu bền vững cho doanh nghiệp.

Đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên

Một bộ dữ liệu khách hàng đầy đủ sẽ cho thấy lịch sử tư vấn khách hàng, tỷ lệ chuyển đổi, số cơ hội mới,… Những chỉ số này giúp nhà quản lý theo dõi được chất lượng tư vấn của nhân viên từ đó đưa ra những quyết định cải thiện quy trình bán hàng. Ngoài ra, đây cũng là căn cứ xây dựng chính sách lương thưởng tạo động lực làm việc cho nhân viên bán hàng.

Cải tiến sản phẩm

Thị trường luôn thay đổi, đòi hỏi sản phẩm của doanh nghiệp cũng cần được cải tiến thường xuyên để thích nghi và tồn tại. Những phản hồi của khách hàng được ghi chép và tổng hợp sẽ là tài liệu quan trọng góp phần đưa sản phẩm đến gần hơn với nhu cầu thực tế của thị trường.

Tăng uy tín thương hiệu

Quá trình chăm sóc khách hàng sẽ được thực hiện đồng bộ hơn nếu doanh nghiệp sở hữu một hệ thống quản lý thông tin hiệu quả. Điều này giúp thương hiệu xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, gia tăng sự hài lòng của khách hàng và uy tín thương hiệu.

Nguyên tắc quản lý thông tin khách hàng

Quản lý thông tin khách hàng là một phần quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ lâu dài và tạo niềm tin với khách hàng. Dưới đây là một số nguyên tắc quản lý thông tin khách hàng mà bạn có thể áp dụng:

• Bảo mật thông tin: Đảm bảo rằng thông tin khách hàng được bảo mật và chỉ được sử dụng cho mục đích cụ thể. Điều này đòi hỏi bạn phải tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu và không tiết lộ thông tin cá nhân của khách hàng cho bất kỳ bên thứ ba nào mà không có sự đồng ý của họ.
• Thu thập thông tin hợp pháp: Chỉ thu thập thông tin khách hàng mà bạn cần để phục vụ cho mục đích kinh doanh cụ thể và tuân thủ các quy định pháp luật về quyền riêng tư và bảo vệ dữ liệu.
• Sử dụng thông tin một cách cẩn thận: Sử dụng thông tin khách hàng một cách cẩn thận và chỉ cho mục đích đã được đồng ý trước đó. Đừng sử dụng thông tin khách hàng để gửi quảng cáo không đáng tin cậy hoặc xâm phạm quyền riêng tư của họ.
• Cập nhật thông tin: Đảm bảo rằng thông tin khách hàng được cập nhật thường xuyên để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy. Hãy tổ chức một quy trình để kiểm tra và cập nhật thông tin khách hàng khi cần thiết.
• Xóa thông tin khi không còn cần thiết: Khi thông tin khách hàng không còn cần thiết hoặc khi khách hàng yêu cầu xóa thông tin của mình, hãy đảm bảo rằng bạn xóa hoặc vô hiệu hóa thông tin một cách an toàn và bảo mật.
• Tôn trọng quyền riêng tư: Luôn tôn trọng quyền riêng tư và sự lựa chọn của khách hàng. Hãy đảm bảo rằng bạn luôn tuân thủ các quy định pháp luật và đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng liên quan đến việc sử dụng thông tin của họ.

Trở ngại lớn nhất khi quản lý thông tin khách hàng

1. Dữ liệu phân tán

Hầu hết nhân viên bán hàng sẽ giữ thông tin khách hàng của họ và không báo cáo chi tiết giao dịch và đặc điểm của khách hàng. Điều này khiến người quản lý gặp khó khăn khi cố gắng tổng hợp thông tin này.

Sự phân tán thông tin về khách hàng tại nhiều nơi gây khó khăn cho cấp quản lý trong việc hiểu rõ về khách hàng. Tình trạng này phổ biến trong hầu hết các công ty hiện nay. Việc cập nhật thông tin khách hàng bằng cách thủ công trên file Excel hoặc MS Outlook đồng nghĩa với việc khi nhân viên quản lý khách hàng nghỉ việc, công ty có thể mất một số lượng khách hàng đáng kể do họ đang được nhân viên này quản lý.

Do đó, việc có một công cụ quản trị chung thông tin của khách hàng sẽ giúp giảm bớt lo lắng cho công ty. Khi nhân viên rời đi, thông tin của khách hàng (là tài sản của công ty) sẽ vẫn được lưu lại và mọi hoạt động trước đây với khách hàng cũng sẽ được giữ lại. Công việc có thể được chuyển sang nhân viên mới mà không gây ảnh hưởng xấu cho doanh nghiệp.

Bạn có thể tham khảo bài viết sau: Sự khác nhau giữa Lead, Contact và Account trong phần mềm CRM

2. Mất thời gian

Việc viết báo cáo là một nhiệm vụ quan trọng và phổ biến trong các doanh nghiệp. Ban lãnh đạo mong muốn báo cáo được hoàn thành nhanh chóng, chính xác và ngay lập tức. Tuy nhiên, doanh nghiệp thường phải sử dụng dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, điều này khiến việc viết báo cáo trở nên mất thời gian và không chắc chắn về tính chính xác (đặc biệt khi có số lượng hồ sơ khách hàng lớn).

3. Không thể chia sẻ thông tin quan trong kịp thời

Quản lý phản hồi từ khách hàng và chia sẻ thông tin trong quá trình giao dịch đều rất quan trọng, vì nó giúp nhân viên và công ty hiểu rõ nhu cầu của khách hàng để phục vụ tốt hơn. Trên một hệ thống lưu trữ dữ liệu khách hàng phân tán, việc chia sẻ thông tin có thể không linh hoạt và không đáp ứng kịp thời, dẫn đến việc kiểm soát các tình huống quan trọng không hiệu quả.

4. Phản hồi khách hàng bị bỏ sót

Bao giờ bạn phải đối mặt với tình huống khi khách hàng đã liên hệ qua điện thoại hoặc email nhiều lần về một vấn đề cụ thể nhưng chưa nhận được sự giải quyết. Điều này đã trở thành một vấn đề phổ biến trong các doanh nghiệp ngày nay. 

Nguyên nhân của tình trạng này là do doanh nghiệp chưa áp dụng công cụ ghi nhận và quản lý phản hồi từ khách hàng, như phần mềm quản lý khách hàng CRM. Khi thông tin vấn đề được ghi nhận trong CRM, không chỉ nhân viên có trách nhiệm xử lý sẽ biết mà cả cấp quản lý cao hơn cũng sẽ được thông báo và theo dõi tiến trình xử lý. Nếu việc giải quyết chưa hoàn thành, họ sẽ nhắc nhở để tránh tình huống bị bỏ sót như đã nói.

Xem thêm bài viết: Top 5 tiêu chí đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng

5. Lỗi thu thập dữ liệu khách hàng

Tình trạng này thường xảy ra ở các doanh nghiệp có nhiều cửa hàng hoặc chi nhánh tại nhiều địa điểm khác nhau do việc trì hoãn trong việc chuyển dữ liệu, dẫn đến mất tính tức thời trong quản lý dữ liệu. 

Ngoài ra, việc thu thập dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong bất kỳ hệ thống quản lý nào. Các sai sót từ quá trình nhập liệu bằng tay như dữ liệu không chính xác, trùng lặp và thiếu sót có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tính chính xác của dữ liệu và các quyết định chiến lược của người quản lý. 

Có phải bạn đang mong muốn tìm kiếm phần mềm quản lý thông tin khách hàng hay một phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng? Nội dung tiếp theo của bài viết sẽ giúp ích cho bạn!

Getfly CRM giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng hiệu quả bằng cách nào?

Lưu trữ dữ liệu tập trung, bảo mật

Khi doanh nghiệp triển khai truyền thông tích hợp trên nhiều kênh, số lượng khách hàng cũng theo đó mà tăng lên. Tình trạng dữ liệu phân tán, rò rỉ rất dễ xảy ra. Với Getfly các chủ doanh nghiệp dễ dàng cấp tài khoản và phân quyền cho từng nhân viên, do vậy quá trình nhập thông tin khách hàng sẽ được triển khai nhanh chóng, hiệu quả và bảo mật.

Phân loại, xây dựng chân dung từng nhóm khách hàng

Getfly CRM cung cấp hệ thống phân loại khách hàng theo nguồn tiếp cận, đặc điểm cá nhân, hành vi,… giúp nhân viên bán hàng dễ dàng quản lý và chăm sóc. Mặt khác, hệ thống cũng tự động xây dựng chân dung khách hàng doanh nghiệp dựa trên tệp data sẵn có phục vụ cho việc tối ưu các chiến lược nội dung và lựa chọn kênh truyền thông phù hợp.

Chăm sóc khách hàng tự động

Với công cụ Marketing Automation doanh nghiệp có thể thực hiện các chiến dịch Email, SMS Marketing hoàn toàn tự động mà vẫn đảm bảo thu được hiệu quả. Nhân viên của bạn không còn phải dành hàng giờ mỗi ngày để gửi tin nhắn, Email nhắc nhở đến từng khách hàng. Thay vào đó họ có thể đầu tư thời gian xây dựng các content, mẫu email thu hút sau đó thiết lập chiến dịch chăm sóc tự động với những thao tác đơn giản.

Đánh giá hiệu quả tư vấn của nhân viên

Getfly kết nối trực tiếp với tổng đài của doanh nghiệp, các chức năng ghi âm, đo lường thời gian, số lượng cuộc gọi sẽ giúp nhà quản lý kiểm soát được quy trình tư vấn của nhân viên. 

Nhân viên cũng có thể thực hiện chat trực tiếp và báo cáo tình hình tư vấn trên phần mềm. Các dữ liệu này không chỉ phục vụ cho quá trình đánh giá năng lực của nhân viên mà còn khiến cho rút ngắn thời gian bàn giao công việc, trong trường hợp tư vấn viên nghỉ việc giữa chừng.

Đó là một số chia sẻ về lợi ích của việc quản lý hiệu quả data khách hàng trong doanh nghiệp. Cũng như công dụng của phần mềm quản lý khách hàng Getfly đối với doanh nghiệp. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích về quy trình quản lý thông tin khách hàng. 

Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ CRM tối ưu hãy tham khảo ngay phần mềm Getfly CRM – giải pháp quản lý và lưu trữ thông tin khách hàng hiệu quả dành cho doanh nghiệp SMEs nhé!

Là một sản phẩm thuần Việt, được 4500+ doanh nghiệp thuộc 200+ ngành nghề tin tưởng lựa chọn, Giải pháp phần mềm Getfly CRM là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp:

– Đồng bộ dữ liệu trên 1 nền tảng duy nhất

– Thác tác nhanh chóng trên PC và App Mobile

– Loại bỏ thao tác thừa trong quy trình

– Tiết kiệm 5-10 phút trong mỗi thao tác

– Nâng cao năng suất, tối ưu hiệu quả

Getfly – Để khách hàng mua trọn đời!

Tags: quản lý thông tin khách hàng, thông tin khách hàng