Mục lục
Đối với các doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm hoặc dịch vụ, việc thực hiện báo giá là vô cùng cần thiết và không thể bỏ qua. Khi làm việc với khách hàng, đối tác, việc gửi báo giá yêu cầu phải thật sự chuyên nghiệp và chỉn chu, đầy đủ thông tin.
Thông thường, báo giá sẽ được gửi qua email, mẫu email gửi báo giá khách hàng sẽ bao gồm giá và các chính sách chiết khấu để khách hàng nắm rõ các thông tin cần thiết. Vậy làm sao để thiết lập một bản báo giá đúng chuẩn nhất. Getfly mời bạn tham khảo mẫu tổng hợp email gửi báo giá khách hàng chuyên nghiệp và dễ sử dụng ở bài viết này.
Những yêu cầu chung khi viết email báo giá cho khách hàng
Email báo giá có mục đích để thông báo các chi phí cụ thể của sản phẩm hoặc dịch vụ do doanh nghiệp cung cấp theo yêu cầu của khách hàng. Báo giá còn có tác dụng thỏa thuận mức chi phí phù hợp giữa hai bên mua và bán, nhằm thu hút và thuyết phục khách hàng đưa ra quyết định mua sản phẩm, dịch vụ.
Bên cạnh đó, đây còn là văn bản có tính quan trọng để tiến hành các giao dịch kinh doanh, là cơ sở cho các giấy tờ hành chính, nghiệm thu, hoá đơn hay giải quyết các tranh chấp sau này. Chính vì vậy, việc xây dựng báo giá cần được thực hiện cẩn trọng, chi tiết và chuyên nghiệp.
Email gửi khách hàng cần có đầy đủ cấu trúc mở – thân – kết. Những thông tin được trình bày trong email cần đầy đủ, rõ ràng và dễ nắm bắt. Nếu như email báo giá cẩu thả, thiếu thông tin, không rõ ràng có thể khiến khách hàng không hài lòng và sẵn sàng “tạm biệt” thương hiệu.
Mẫu email gửi báo giá khách hàng đầy đủ gồm 3 phần:
Phần 1: Giới thiệu
Đa số email báo giá sẽ được gửi từ địa chỉ email của công ty. Bên cạnh lời chào hỏi, email nên được bắt đầu bằng một phần giới thiệu ngắn gọn và ấn tượng về lĩnh vực hoạt động, sản phẩm và dịch vụ công ty đang cung cấp… Hơn hết thì bạn có thể thêm vào những thành tích mà công ty đã từng đạt được khi phục vụ cho khách hàng.
Trong một số trường hợp, email sẽ được gửi bởi địa chỉ của nhân viên. Khi đó, trước khi cung cấp thông tin giới thiệu về công ty thì bạn nên bắt đầu bằng thông tin giới thiệu bản thân để khách hàng biết rằng bạn là ai, vị trí công tác và đến từ công ty nào.
Những thông tin giới thiệu có vai trò vô cùng quan trọng trong việc thu hút sự chú ý của khách hàng và nhắc nhớ khách hàng về lý do bạn gửi báo giá. Trong trường hợp không có nội dung giới thiệu đủ ấn tượng và hấp dẫn, khách hàng có thể sẽ bỏ qua email của bạn hoặc di chuyển email vào mục spam khiến cho những thông tin cần truyền đạt không thực hiện được mục đích.
Phần 2: Báo giá sản phẩm
Nội dung chính của email chắc chắn là phần thông tin báo giá. Ở đây, bạn cần cung cấp phần tên, địa chỉ công ty khách hàng (trong trường hợp khách đã lựa chọn sản phẩm và đang chuẩn bị ký kết hợp đồng) để họ thấy chính xác báo giá đó là dành cho họ.
Thông tin bảng giá nên được thể hiện ở dạng bảng biểu với các hạng mục:
- Tên sản phẩm
- Mô tả, chất liệu, hình ảnh (nếu có)
- Giá tiền
- Số lượng
- Thành tiền
- Tổng giá
- Chiết khấu (nếu có)
- Thuế VAT (nếu có)
- Số tiền phải trả
Những mẫu email gửi báo giá khách hàng chuyên nghiệp, hiệu quả
Dưới đây là một số mẫu email báo giá cơ bản bạn có thể tham khảo. Mẫu trình bày đã được lược bớt phần giới thiệu bản thân, công ty và chỉ để lại những thông tin báo giá bắt buộc cần có. Khi xây dựng báo giá cụ thể cho mặt hàng, dịch vụ của công ty mình, bạn nên bổ sung phần giới thiệu ngắn gọn và thu hút để khách hàng không lãng quên về doanh nghiệp và không vô tình bỏ lỡ email báo giá khiến công việc bị chậm trễ hoặc khách hàng rơi vào tay đối thủ.
Mẫu báo giá sản phẩm số 1
Mẫu báo giá sản phẩm số 2
Lưu ý, các nội dung liên quan
Trong nhiều email báo giá, công ty cần cung cấp các thông tin điều khoản và văn bản pháp lý liên quan bao gồm những nội dung sau tuỳ theo đặc trưng của dịch vụ, sản phẩm, chính sách của công ty hoặc là theo yêu cầu của khách hàng:
- Thời gian thanh toán
- Các điều kiện bảo hành
- Thông tin hợp đồng, phụ lục
- Các lưu ý về quá trình thanh toán và thủ tục hành chính.
Mời bạn đọc thêm những bài viết khác ở đây:
Cách thức tạo Báo giá và thiết lập mối liên hệ giữa Báo giá với Hợp đồng hoặc Đơn hàng
Xây dựng kịch bản sự kiện ra mắt sản phẩm mới đơn giản, hoàn thiện
Mẫu email marketing chuyên nghiệp và hiệu quả nhất
Cách gửi email marketing hiệu quả và chuyên nghiệp nhất
Quản lý báo giá đơn giản, chính xác cùng Getfly CRM
Tính năng quản lý báo giá của Getfly CRM sẽ hỗ trợ nhân viên kinh doanh/ nhà quản lý thực hiện việc xây dựng và quản lý báo giá đơn giản, hiệu quả. Getfly CRM thiết lập và xây dựng quy trình bài bản xuyên suốt trong quá trình bán hàng từ: Báo giá – Duyệt báo giá – Hợp đồng – Duyệt hợp đồng – Đơn hàng – Duyệt đơn hàng.
Quản lý báo giá với Getfly tránh sai sót trong giá sản phẩm, thuận tiện trong chuỗi tạo báo giá ra đơn hàng, xuất hợp đồng. Dễ dàng quản lý được báo giá của nhân viên với khách hàng, in ấn được báo giá bản cứng cho khách hàng.
Kết
Bài viết trên đây đã giới thiệu các mẫu email gửi báo giá khách hàng đơn giản để người dùng có thể thuận tiện áp dụng. Bạn có thể điều chỉnh, bổ sung báo giá của công ty mình theo hướng dẫn để tạo ra một báo giá hoàn chỉnh nhất
Getfly CRM là phần mềm quản lý mối quan hệ khách hàng và quản lý công việc hữu ích cung cấp tính năng quản lý báo giá đơn giản, chính xác. Với tính năng này, việc quản lý báo giá sẽ giảm bớt những thao tác thù công mất thời gian, tăng năng suất và hiệu quả công việc.
Hy vọng bài viết đã đưa ra những thông tin hữu ích, giúp bạn tìm ra cách thức xây dựng báo giá sản phẩm, dịch vụ hoàn hảo nhất!
Nếu bạn còn thắc mắc về các tính năng hãy nhấc mấy lên và gọi ngay cho hotline: 0965 593 953 của chúng tôi!
Getfly cam kết mang đến các sản phẩm và dịch vụ chất lượng, tự tin là bạn đồng hành tuyệt vời trên hành trình phát triển của mỗi khách hàng – giúp doanh nghiệp tiết kiệm 2h/ ngày trong vận hành và quản lý nhân sự, gia tăng đều đặn về doanh số từ 200-300%/ năm.
Getfly – để khách hàng mua hàng trọn đời
Tags: báo giá, email báo giá, email gửi khách hàng, email yêu cầu báo giá, mẫu email gửi báo giá khách hàng
Bản Đồ Văn Phòng