Mục lục
Chăm sóc khách hàng giúp doanh nghiệp tìm hiểu nhu cầu của khách cũng như đánh giá sơ bộ sự hài lòng của khách để có sự điều chỉnh phù hợp. Vậy chăm sóc khách hàng là gì? Đâu là các công việc chính của chăm sóc khách hàng? Cùng tìm hiểu chi tiết tại bài viết sau.
Chăm sóc khách hàng là gì?
Chăm sóc khách hàng là toàn bộ công việc diễn ra nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng hoặc vượt quá mong đợi đó. Để làm tốt công việc này, nhân viên chăm sóc khách hàng cần lắng nghe tâm tư của khách, tìm hiểu nguyên nhân cũng như mục đích cuối cùng, từ đó đưa ra giải pháp hiệu quả nhất, phù hợp với tính chất của công ty. Tiêu chí đánh giá nhân viên chăm sóc khách hàng dựa vào phương pháp, thời gian cũng như kết quả giải quyết vấn đề.
Ngoài ra nhân viên CSKH thường phải thực hiện các nhiệm vụ như tương tác với khách hàng thông qua việc gọi điện trực tiếp, gọi điện thoại/email cũng như các phương tiện truyền thông xã hội. Các tương tác này ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp theo hướng tích cực hoặc tiêu cực. Nhiều người cho rằng công việc chăm sóc khách hàng chỉ là ngồi văn phòng và nhận điện thoại từ khách hàng. Tuy nhiên trên thực tế nhân viên CSKH cần thực hiện đa dạng và linh hoạt các công việc cũng như yêu cầu kỹ năng tốt.
Nhân viên chăm sóc khách hàng đóng vai trò như một cầu nối trung gian giữa công ty, doanh nghiệp với khách hàng, họ là mắt xích rất quan trọng trong việc tạo ra tập khách hàng trung thành. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần tuyển dụng nhân viên chăm sóc khách hàng.
Có hai hình thức làm việc chính dành cho vị trí nhân viên chăm sóc khách hàng cho bạn lựa chọn:
– Nhân viên viên chăm sóc khách hàng làm việc trực tiếp tại các công ty, cửa hàng, trung tâm chăm sóc khách hàng
– Nhân viên chăm sóc khách hàng online: chăm sóc khách hàng qua các kênh trực tuyến, nền tảng mạng xã hội… hình thức làm việc này khá linh hoạt, bạn không nhất thiết phải có mặt tại công ty 8 tiếng/ ngày. Trong tình hình dịch bệnh căng thẳng thì đây là hình thức làm việc được khuyến khích và đảm bảo công việc vẫn luôn diễn ra trong mọi hoàn cảnh.
Công việc chính của chăm sóc khách hàng
Hầu hết các công ty, doanh nghiệp vừa và lớn đều có bộ phận chăm sóc khách hàng riêng. Tùy thuộc vào tính chất ngành nghề và chính sách của các công ty, nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ có những nhiệm vụ khác nhau. Một số đầu việc chung của một nhân viên chăm sóc khách hàng có thể kể đến như:
– Thực hiện quy trình tiếp nhận và xử lý yêu cầu của khách hàng.
– Xây dựng các kênh thông tin nhằm hỗ trợ việc khách hàng có được nội dung mình cần một cách nhanh chóng và chính xác nhất (thông tin về giá cả, cách sử dụng, chế độ bảo hành, chống chỉ định, …).
– Đảm bảo đầu vào của thông tin khiếu nại, các vấn đề cần giải quyết của khách hàng và cung cấp thông tin cho các bộ phận phù hợp cho khiếu nại đó.
– Phối hợp quảng bá các khuyến mãi, các gói dịch vụ ưu đãi của doanh nghiệp tới khách hàng.
– Theo dõi các chính sách về sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp, liên tục cập nhật chính sách sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.
– Chủ động liên hệ với khách hàng nhân các dịp lễ Tết, quà tặng hoặc ưu đãi trong các dịp đặc biệt và trực tiếp gửi ưu đãi cho họ.
– Thực hiện khảo sát khách hàng về chất lượng sản phẩm và dịch vụ, ghi nhận phản hồi giúp cải thiện sản phẩm, dịch vụ.
– Lập báo cáo trình cấp trên về khảo sát khách hàng, độ thỏa mãn với sản phẩm dịch vụ.
– Dự trù ngân sách cho việc chăm sóc khách hàng.
– Chuẩn hóa các quy trình chăm sóc khách hàng cho doanh nghiệp.
Các yêu cầu đối với một nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp
Tính kiên nhẫn
Kiên nhẫn, nhẫn nại chính là kỹ năng và đức tính mà nhân viên CSKH cần phải có. Thông thường nhân viên CSKH phải làm việc và tiếp xúc với rất nhiều đối tượng khách hàng khác nhau. Mỗi khách hàng lại có tính cách, yêu cầu khác nhau và chắc chắn sẽ có những vị khách khó tính thậm chí là “hách dịch”. Chính vì vậy nhân viên cần giữ cái đầu lạnh trong mọi trường hợp, kiên nhẫn nhằm làm hài lòng khách hàng và mang đến lợi ích tối ưu nhất cho doanh nghiệp.
Sự chu đáo và tận tình
Luôn luôn lắng nghe, luôn luôn thấu hiểu chính là khẩu hiệu được các chuyên viên CSKH chuyên nghiệp ghi nhớ. Việc lắng nghe và thấu hiểu những yêu cầu, mong muốn và nguyện vọng của khách hàng chính là cách để bạn chăm sóc tốt nhất cho khách hàng của mình. Hãy thể hiện cho khách hàng thấy được bạn thực sự quan tâm đến vấn đề của họ, bạn có thể đưa ra lời khuyên và giải pháp tối ưu dành cho họ. Đây chính là cách để bạn xây dựng niềm tin, lấy được thiện cảm tốt từ khách hàng.
Kỹ năng giao tiếp tốt
Giao tiếp là kỹ năng sống còn đối với các nhân viên chăm sóc khách hàng. Kỹ năng này sẽ giúp bạn thu thập được nhiều thông tin từ khách hàng cũng như tăng hiệu quả xử lý công việc. Hầu hết thời gian xử lý công việc hàng ngày của nhân viên CSKH đều là gọi điện thoại. Không khéo léo trong giao tiếp có thể khiến khách hàng nổi giận, ảnh hưởng đến uy tín của thương hiệu.
Kiến thức về sản phẩm, dịch vụ
Nhân viên CSKH cần có kiến thức cơ bản về sản phẩm cũng như dịch vụ mà doanh nghiệp đang cung cấp. Khi khách hàng liên hệ, nhân viên cần nêu bật được những ưu điểm, lợi ích, điểm khác biệt của sản phẩm mà doanh nghiệp đang cung cấp. Điều này sẽ giúp tăng hiệu quả tiếp cận và thu hút khách hàng mục tiêu, cải thiện doanh thu doanh nghiệp.
Khả năng thấu hiểu tâm lý khách hàng
Nắm bắt tâm lý khách hàng là một nghệ thuật mà không phải nhân viên CSKH nào cũng làm được. Thông qua cuộc trò chuyện với khách hàng cũng như lắng nghe những yêu cầu và mong muốn của họ, nhân viên cần nắm bắt được sản phẩm và giải pháp nào cần thiết và phù hợp với khách hàng của mình. Qua đó đưa ra các tư vấn cũng như lời khuyên hữu ích đến khách hàng.
Trên đây là góc nhìn tổng quan nhất về chăm sóc khách hàng. Để trở thành một chuyên viên CSKH chuyên nghiệp, bạn cần nắm rõ công việc nhiệm vụ của mình và không ngừng trau dồi thêm các kỹ năng, phát triển nghiệp vụ.
Getfly CRM cam kết mang đến các sản phẩm và dịch vụ chất lượng, tự tin là bạn đồng hành tuyệt vời trên hành trình phát triển của mỗi khách hàng – giúp doanh nghiệp tiết kiệm 2h/ ngày trong vận hành và quản lý nhân sự, gia tăng đều đặn về doanh số từ 200-300%/ năm.
Đăng ký ngay để được hỗ trợ và trải nghiệm MIỄN PHÍ 30 NGÀY phần mềm Getfly CRM
Bản Đồ Văn Phòng