Mục lục
Đối với bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh nào, đội ngũ sales đóng vai trò nòng cốt thúc đẩy doanh số công ty. Việc xây dựng một đội ngũ sales có năng lực là cơ sở để hoạt động bán hàng của doanh nghiệp ngày một phát triển. Sau đây là những bước cơ bản xây dựng đội ngũ sales tối ưu.
Đội ngũ bán hàng là gì?
Đội ngũ bán hàng đảm nhận việc thực hiện và triển khai các hoạt động bán hàng để đạt mục tiêu doanh thu của công ty. Trong quá trình hình thành nhóm bán hàng hoặc bất kỳ quy trình nào khác, nguồn nhân lực luôn là yếu tố then chốt. Chất lượng của nhân sự bán hàng quyết định thành công của việc xây dựng nhóm và quy trình làm việc.
Nhóm bán hàng thường bao gồm nhiều vị trí để thực hiện các nhiệm vụ khác nhau. Tùy thuộc vào cấu trúc tổ chức của từng công ty, mỗi vị trí có thể có nhiều tên gọi, ví dụ như giám đốc kinh doanh, chuyên viên kinh doanh, chuyên viên dịch vụ khách hàng, …
Quy mô của một nhóm bán hàng có thể từ một số người trong một nhóm nhỏ cho đến cả trăm người trong các tổ chức lớn hơn. Điều này phụ thuộc chủ yếu vào quy mô và chiến lược kinh doanh của công ty.
Quy trình xây dựng đội ngũ sales
1. Xác định mục tiêu xây dựng đội ngũ sales phù hợp với doanh nghiệp
Trước khi bắt đầu tuyển dụng nhân viên cho phòng bán hàng, người lãnh đạo cần xác định mục tiêu và kỳ vọng của họ đối với nhóm này. Điều này có thể liên quan đến mục tiêu doanh số, hoặc các tiêu chí khác như tính cách của các thành viên trong nhóm.
Vì vậy, người lãnh đạo có thể trả lời các câu hỏi sau để hiểu rõ hơn về nhóm bán hàng mà họ muốn xây dựng:
- Họ muốn nhân viên bán hàng tập trung vào việc tăng doanh số ngay trong thời gian ngắn, hay mong muốn xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng để tạo ra chu kỳ bán hàng kéo dài?
- Có sản phẩm hoặc dịch vụ nào cần được ưu tiên, và yêu cầu riêng là gì? Nhân viên bán hàng cần có kỹ năng gì để phù hợp? Và cần làm việc trực tiếp với khách hàng hay chỉ tương tác qua điện thoại và email?
2. Tuyển dụng nhân sự có năng lực
Nhân sự chính là những hạt nhân quan trọng góp phần việc xây dựng và phát triển đội ngũ nhân viên sales hùng mạnh cho doanh nghiệp. Nhà quản lý cần lựa chọn các ứng viên có năng lực, kinh nghiệm và kỹ năng bán hàng nhạy bén. Trong quá trình tuyển dụng, phỏng vấn nhân viên sales mới, nhà quản lý cần biết mình đang tìm kiếm và mong muốn điều gì ở nhân viên.
Hãy tìm kiếm những nhân viên sales có tính cầu tiến và gắn bó với công ty. Một đội ngũ sales thường xuyên có sự biến động về mặt nhân sự sẽ khó có thể đảm bảo năng suất và hoạt động trơn tru. Nhân sự cũng chính là khách hàng nội bộ của doanh nghiệp vì thế hãy tìm hiểu nhu cầu của họ ngay từ ban đầu để xây dựng mối quan hệ đôi bên cùng có lợi cho sự phát triển lâu dài.
Các nhân viên bán hàng có năng lực tốt chính là những thành viên nòng cốt cùng bạn phát triển đội ngũ sau này. Họ biết cách thuyết phục người khác, có các kỹ năng giao tiếp, ứng xử, đàm phán và hợp tác cao, từ đó nâng cao hiệu quả bán hàng và làm hài lòng khách hàng. Người quản lý có thể tuyển dụng các nhân sự có phong cách làm việc và lối tư duy khác nhau trong đội nhóm của mình để tạo sự đa dạng và linh hoạt.
Bạn có thể tham khảo thêm chi tiết bài viết: “Bật mí bí quyết xây dựng đội ngũ kinh doanh thiện chiến”
3. Xây dựng quy trình
Quy trình sales là tổng thể các bước mà một nhân viên bán hàng cần thực hiện trong quá trình giao dịch, trao đổi với khách hàng. Đây là một chuỗi các hành động cụ thể, trực quan mà một đại diện bán hàng cần phải thực hiện trong quá trình mua hàng để chuyển một đối tượng từ dạng tiềm năng sang khách hàng. Quy trình cung cấp những hướng dẫn cơ bản để bất kỳ người bán hàng nào cũng có thể dễ dàng thực hiện.
Việc xây dựng quy trình sales bài bản tạo nên cơ sở để quản lý, đánh giá hoạt động bán hàng và đảm bảo sự đồng nhất trong quá trình xây dựng đội ngũ sales. Khi xây dựng được một quy trình bán hàng chuyên nghiệp sẽ tạo lập được một quy trình chuẩn giúp bộ máy nhân sự hoạt động kết hợp với nhau nhịp nhàng và hiệu quả. Hơn nữa đây chính là cách phục vụ khách hàng một cách tốt nhất bởi khi có quy trình cụ thể, rõ ràng những mong muốn, yêu cầu về sản phẩm sẽ được đáp ứng, giải quyết tối đa nhất những vấn đề của khách hàng gặp phải.
Xây dựng quy trình sales tinh gọn ngay từ khi bắt đầu sẽ giúp hạn chế tình trạng mâu thuẫn nội bộ do phân chia công việc, hoa hồng không rõ ràng, nhập nhằng trong chịu trách nhiệm dẫn đến đổ lỗi cho nhau khi phát sinh vấn đề. Hệ lụy đi theo là nhân viên bán hàng cảm thấy bất công vì không được đánh giá hiệu quả chính xác, họ sẽ rời bỏ công ty, nhân sự biến động thường xuyên. Một bộ phận bán hàng kém ổn định sẽ không thể hoạt động hết công suất và mang về doanh thu cao cho công ty.
4. Thiết lập KPI đo lường hiệu suất làm việc
Một khi đã có quy trình thì việc cần làm tiếp theo đó chính là giám sát và đánh giá hiệu quả. Điều quan trọng nhất là doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống KPI để đánh giá hiệu quả công việc của cả phòng ban cũng như từng nhân viên sales. Đây là cơ sở quan trọng để nhân viên có thể tự đánh giá và kiểm soát công việc của bản thân đồng thời là căn cứ cho người quản lý đánh giá hiệu suất làm việc của cấp dưới.
Một hệ thống KPI chi tiết và minh bạch là tiền đề xây dựng một môi trường công bằng cho nhân viên. Đi kèm với hệ thống KPI, doanh nghiệp nên có các chế độ thưởng dành cho những cá nhân sales làm việc hiệu quả hoặc có tiến bộ vượt bậc trong tháng để khuyến khích nhân sự phát triển cũng như có thể giữ lại được những nhân sự cốt cán.
Xem ngay bài viết: “Cách xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh hiệu quả”
5. Đào tạo nhân viên
Trong quy trình xây dựng đội ngũ sales, nhà quản lý cần chú trọng đến việc đào tạo và khích lệ nhân viên. Đây được xem là chìa khóa giúp nâng cao năng lực chuyên môn cũng như kỹ năng nghiệp vụ, từ đó nâng cao hiệu suất bán hàng.
Thông qua các phần thưởng hoặc thử thách, nhà quản lý có thể khuyến khích nhân viên của mình đạt được tỷ lệ chốt đơn và doanh số tốt hơn. Trưởng bộ phận nên đề ra các chiến lược thưởng cho nhân viên có doanh số bán hàng tốt nhất, hoặc để hai nhóm thi xem bên nào chốt được nhiều đơn hơn.
Bộ phận nhân sự hoặc trưởng nhóm sales cần đưa ra những chính sách, hoạt động giúp tạo động lực cho nhân viên. Truyền cảm hứng và lan tỏa suy nghĩ, năng lượng tích cực sẽ giúp duy trì đội nhóm bán hàng hoạt động năng suất hơn.
Bên cạnh các hoạt động đào tạo về kỹ năng, kiến thức chuyên môn thì việc đào tạo về công nghệ cũng thật sự cần thiết. Hầu hết các doanh nghiệp ngày nay đều đang ứng dụng công nghệ vào hầu hết các công việc ví dụ như phần mềm quản trị. Công ty cần tích cực đào tạo và truyền thông để đảm bảo nhân viên sales nắm rõ thao tác cũng như các tính năng để phục vụ công việc.
6. Sử dụng công cụ quản lý và đo lường hiệu quả làm việc của đội ngũ bán hàng
Bạn có thể xây dựng đội ngũ sales hoàn chỉnh tuy nhiên để có thể quản lý và duy trì được lâu dài thì bạn cần sử dụng đến công cụ. Phần mềm CRM giúp người quản lý có thể đo lường được hiệu quả của các thành viên trong nhóm một cách minh bạch và nhanh chóng nhất. Đây chính là “vũ khí” giúp đội nhóm của bạn hoạt động bền – đột phá.
Getfly CRM giúp người quản lý tiết kiệm thời gian và gia tăng năng suất làm việc với:
Quản lý khách hàng
Getfly không chỉ cung cấp cái nhìn toàn diện về khách hàng của doanh nghiệp cho nhà quản lý, mà còn cho phép họ giám sát và theo dõi tình trạng quản lý khách hàng của đội ngũ nhân viên kinh doanh:
- Số lượng khách hàng mà mỗi nhân viên đang phụ trách và tình trạng của họ.
- Mức độ tích cực tiếp cận và tương tác với khách hàng từ phía nhân viên.
- Số lượng khách hàng được giao và tự tìm kiếm trong tháng của từng nhân viên.
- Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng của từng nhân viên sales.
Tóm lại, thông qua việc lưu trữ tập trung tương tác giữa sales và khách hàng trên Getfly CRM, nhà quản lý có thể đánh giá hiệu suất làm việc của các nhân viên trong đội ngũ sales.
Giám sát cuộc gọi
Phần mềm Getfly CRM tích hợp với tổng đài điện thoại, cho phép ghi âm cuộc gọi và lưu trữ thông tin sales trao đổi với khách hàng:
- Theo dõi số lượng cuộc gọi đến/đi của nhân viên theo ngày/tháng/quý;
- Kiểm soát và đánh giá chất lượng cuộc gọi;
- Đào tạo nhân viên sales dựa trên các tình huống thường gặp khi trao đổi với khách hàng.
Vì vậy, người quản lý dễ dàng đánh giá chất lượng cuộc gọi của nhân viên kinh doanh đồng thời có thể dựa vào để thay đổi kịch bản sales sao cho đạt được kết quả tối ưu nhất. Đây chính là một trong những tính năng giúp bạn xây dựng đội ngũ sales trở nên xuất sắc!
Nhắc lịch hẹn
Người quản lý có thể dễ dàng theo dõi và kiểm tra lịch trình các cuộc hẹn tư vấn của nhân viên kinh doanh với khách hàng trên một bảng giám sát tập trung. Điều này giúp quản lý có thể đánh giá:
- Số lượng cuộc hẹn được sắp xếp bởi nhân viên kinh doanh trong tuần/ tháng/ quý
- Nội dung giao tiếp giữa nhân viên kinh doanh và khách hàng trong cuộc hẹn thông qua việc theo dõi lịch hẹn đã được tạo ra
Ngoài ra, việc tích hợp module lịch đi tuyến cũng cho phép:
- Giám sát quá trình check-in của nhân viên kinh doanh tại các điểm chăm sóc
- Tạo báo cáo thống kê: Số lần check-in, số lần chăm sóc, số đơn hàng từ việc check-in, số đơn hàng không từ việc check-in, số hàng tồn trên tuyến chăm sóc
- Xây dựng các tuyến đi khác nhau với tần suất và thời gian khác nhau để có thể giám sát theo ngày trong tuần, tuần trong tháng, số lần viếng thăm hoặc theo khoảng thời gian.
Quản lý công việc
Công cụ quản lý công việc cung cấp hỗ trợ cho nhà quản lý và nhân viên theo dõi tất cả các nhiệm vụ trong tuần, tháng và quý. Người quản lý hoặc nhân viên có thể tự tạo hoặc giao nhiệm vụ cho người khác.
Mỗi nhiệm vụ được tạo đều có thông báo về thời gian bắt đầu và kết thúc, tiến độ hoàn thành và đánh giá chất lượng. Chức năng log trao đổi công việc hỗ trợ tải tài liệu dung lượng lên đến 25MB để dễ dàng chia sẻ và thảo luận.
Đặc biệt, tính năng thêm người liên quan vào công việc hỗ trợ trong các dự án có sự tham gia của nhiều người hoặc để theo dõi chung các công việc của công ty.
Gia tăng hiệu suất làm việc
Với Getfly CRM, quy trình tạo báo giá – hợp đồng – phê duyệt nhanh chóng và đơn giản. Sale có thể tạo nhanh mẫu báo giá và người quản lý sẽ nhanh chóng nhận được thông báo để phê duyệt.
Mọi dữ liệu về khách hàng, đơn hàng, hợp đồng, công nợ,… điều được đồng bộ trên phần mềm Getfly. Điều này giúp nhân viên trong đội ngũ sale tiết kiệm thời gian đồng thời gia tăng năng suất làm việc.
Hỗ trợ xây dựng chỉ số KPI
KPI là một công cụ được sử dụng để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Mỗi nhân viên kinh doanh đều có mục tiêu KPI riêng và sẽ được theo dõi về tiến độ hoàn thành KPI của mình. Việc áp dụng KPI sẽ thúc đẩy nỗ lực làm việc, khiến cho nhân viên trở nên chủ động hơn trong việc lập kế hoạch để cố gắng hoàn thành mục tiêu.
Với Getfly CRM, người quản lý có thể dễ dàng xây dựng bảng chỉ số KPI chi tiết và phù hợp cho từng vị trí. Hệ thống CRM sẽ tự động tổng hợp các dữ liệu theo thời gian thực, giúp người quản lý và nhân viên có thể theo dõi mức độ và hiệu suất hoàn thành công việc của họ. Điều này sẽ hỗ trợ bạn đo lường hiệu suất làm việc trong quá trình xây dựng đội ngũ sales.
7. Tăng cường giải pháp giữ chân nhân tài
Để xây dựng một đội ngũ bán hàng mạnh mẽ, công ty cần quan tâm đến việc giữ chân nhân tài. Thông thường, việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới có thể tốn kém khá nhiều. Thay vì chi tiêu tiền và thời gian cho việc này, người quản lý cần tập trung vào các giải pháp để giữ chân các nhân viên bán hàng hiện tại trong đội ngũ của họ.
Cụ thể, công ty có thể triển khai các khóa đào tạo nâng cao năng lực, thiết lập chính sách lương thưởng hấp dẫn, và xác định rõ ràng chính sách phát triển và lộ trình thăng chức.
Một số lưu ý trong quá trình xây dựng đội ngũ sales
Xây dựng đội ngũ có năng lực bổ trợ cho nhau
Một số nhà quản lý tin rằng việc chọn nhân viên có tính cách và sở thích tương đồng sẽ làm tăng hiệu suất làm việc nhóm. Tuy nhiên, cũng nên xem xét đa dạng khi tuyển dụng nhân viên bán hàng cho đội ngũ của bạn.
Việc ưu tiên chọn nhân viên có kỹ năng và tính cách khác biệt sẽ giúp cân bằng công việc trong đội nhóm. Trong môi trường làm việc, có nhiều loại công việc khác nhau, vì vậy mỗi loại công việc sẽ phù hợp với mỗi loại tính cách khác nhau.
Xây dựng niềm tin giữa quản lý và các thành viên
Niềm tin là một yếu tố quan trọng để thúc đẩy sự nhiệt huyết trong công việc của mỗi thành viên trong nhóm. Nếu người lãnh đạo không thể xây dựng niềm tin với nhân viên của mình và nhân viên cũng không tin tưởng vào khả năng của người lãnh đạo. Điều này có thể dẫn đến sự thiếu động lực và uể oải trong công việc, đây chính là nguyên nhân dẫn đến sự thất bại trong quá trình xây dựng đội ngũ sales.
Do đó, để xây dựng niềm tin giữa doanh nghiệp và đội ngũ bán hàng, người lãnh đạo cần tích cực tìm hiểu và trò chuyện với họ về mục tiêu và thách thức, kỳ vọng trong tương lai. Một người lãnh đạo xuất sắc phải biết cách tạo niềm tin và duy trì lòng tin của mình với các thành viên trong đội ngũ bán hàng.
Nắm rõ mong muốn, nguyện vọng của đội ngũ sales
Để đạt hiệu quả cao và hoàn thành công việc nhanh chóng, sự kết nối chặt chẽ giữa nhà lãnh đạo và nhân viên bán hàng là rất quan trọng. Nhà lãnh đạo cần hiểu rõ nguyện vọng của nhân viên, vị trí phù hợp và cách phát huy thế mạnh của họ để định hướng công việc theo ý muốn của họ.
Việc lãnh đạo xem xét và đáp ứng mong muốn cá nhân sẽ thúc đẩy sự gắn bó và cống hiến của nhân viên trong công việc.
Chính sách hoa hồng rõ ràng
Hoa hồng là một phần quan trọng của chính sách đối với doanh nghiệp và các nhà lãnh đạo, dành riêng cho đội ngũ bán hàng. Chính sách hoa hồng cần phải được thiết lập một cách rõ ràng và hấp dẫn để thu hút nhân tài, đồng thời tạo động lực cho nhân viên để làm việc hiệu quả, từ đó thúc đẩy kinh doanh hiệu quả. Những người lãnh đạo cần phải xem xét chính sách hoa hồng dựa trên doanh thu, sao cho có tính hấp dẫn và cũng bảo vệ lợi nhuận của doanh nghiệp.
Hi vọng với thông tin trên, bạn có thể áp dụng và xây dựng đội ngũ sales thành công chất lượng “phá đảo” mọi mục tiêu, đạt doanh thu “vượt trội”.
Getfly cam kết mang đến các sản phẩm và dịch vụ chất lượng, tự tin là bạn đồng hành tuyệt vời trên hành trình phát triển của mỗi khách hàng – giúp doanh nghiệp tiết kiệm 2h/ ngày trong vận hành và quản lý nhân sự, gia tăng đều đặn về doanh số từ 200-300%/ năm.
Đăng ký ngay để được hỗ trợ và trải nghiệm MIỄN PHÍ 30 NGÀY phần mềm Getfly CRM
Getfly – Để khách hàng mua trọn đời!
Bản Đồ Văn Phòng
