8 bước tổ chức buổi tiệc Year end party dưới đây sẽ giúp công ty bạn “độc nhất”

Year End Party là sự kiện được tổ chức thường niên, mở ra cơ hội cho doanh nghiệp gắn kết với đối tác và gia tăng tinh thần đoàn kết cho toàn bộ nhân sự trong công ty. YEP không chỉ tổ chức để giải trí mà còn là dịp để tri ân đến những cá nhân/ tập thể làm việc xuất sắc trong doanh nghiệp.

Tuy nhiên để có thể tổ chức được một chương trình tri ân cuối năm hoàn thiện doanh nghiệp của bạn cần lên kế hoạch chuẩn bị kỹ lưỡng. Bài viết ngay dưới đây giúp bạn với hướng dẫn 10 bước tổ chức Year End Party độc đáo và thành công!

1. Year end party là gì?

Year end party (YEP) là sự kiện quan trọng tổ chức vào cuối năm để kỷ niệm và đánh dấu một năm làm việc, đây cũng là một phần không thể thiếu trong văn hóa của doanh nghiệp. Và cũng là thời điểm vàng để toàn thể nhân viên trong công ty gặp gỡ và thư giãn trong sau một năm dài làm việc. Ngoài ra, đây cũng là dịp để lãnh đạo công ty tôn vinh những cống hiến của nhân viên trong năm đã qua, kết nối và tạo mối quan hệ vững chắc với đối tác và khách hàng. 

Year End Party được biết đến với các tên gọi khác như tiệc cuối năm công ty, tiệc tất niên, tổng kết năm, gala dinner,… Buổi tiệc thường bao gồm các hoạt động như dùng bữa, chia sẻ trải nghiệm và kỷ niệm trong năm qua, trò chơi, biểu diễn nghệ thuật và thậm chí là những phần thưởng và quà tặng cho các thành viên trong tổ chức. Tiệc tất niên công ty không chỉ là dịp để thư giãn mà còn là cơ hội để tạo sự gắn kết và tăng cường tình đồng nghiệp, tạo động lực và sự đoàn kết trong tổ chức.

2. Vì sao các công ty không nên “bỏ qua” YEP?

2023 vừa qua thực sự là một năm đầy khó khăn đối với tất cả các doanh nghiệp, nhưng không phải vì thế mà bạn có thể bỏ qua year end party. Dưới đây là những lí do:

• Tổng kết lại hoạt động trong năm của doanh nghiệp: Đây là dịp quý báu để các doanh nghiệp đánh giá và nuôi dưỡng sức mạnh sáng tạo cho năm mới. 
• Tăng cường đoàn kết và tinh thần đồng đội: Các thành viên trong doanh nghiệp có cơ hội tuyệt vời để giao lưu, chia sẻ và trao đổi ý kiến một cách chân thật.
• Tri ân và gửi lời cảm ơn đến nhân viên, đối tác, khách hàng: Điều này không chỉ tạo ra sự hài lòng và động lực cho nhân viên mà còn củng cố mối quan hệ và tạo đà cho sự hợp tác (với đối tác) trong tương lai.

• Góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Các chi tiết trong buổi Year end party đều thể hiện tính cách thương hiệu và hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt nhân viên, đối tác và khách hàng.

• Tạo dấu ấn truyền thông cho doanh nghiệp: Bằng cách xây dựng ý tưởng mới lạ cho buổi tiệc, doanh nghiệp có thể khẳng định văn hóa riêng, tạo thêm nhận diện cho thương hiệu và thu hút những ứng viên tài năng muốn gia nhập.   

3. 8 bước tổ chức tiệc cuối năm ấn tượng và thành công

3.1. Xác định mục đích và lên ý tưởng tổ chức Year end Party

Để bước khởi đầu của buổi YEP diễn ra thành công và đáng nhớ bạn cần xác định rõ ràng mục đích. Bạn có thể đặt ra các câu hỏi liên quan để làm rõ vấn đề này:

• Đối tượng tham gia chính: Bữa tiệc tổng kết năm tổ chức hướng đến ai? Có thể là nhân viên, đối tác, khách hàng.

• Quy mô: Quy mô của buổi YEP ra sao? (Hoành tráng, thân mật hay riêng tư)

Từ đó bạn có thể xác định mục đích của buổi tiệc là gì? Có thể nhằm tôn vinh, gắn kết nhân sự hay gia tăng mối quan hệ với đối tác, tri ân khách hàng,….

Bạn có thể tham khảo thêm bài viết: “Những ý tưởng tri ân khách hàng cuối năm giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ thân thiết với khách hàng“.

Hơn nữa, khi bạn đã xác định được mục tiêu bạn có thể đưa ra được ý tưởng độc đáo và gây ấn tượng. 

Dưới đây là một số gợi ý mà bạn có thể tham khảo để sáng tạo một chủ đề mới lạ:

• Xác định mục tiêu: Nếu buổi tiệc chỉ với mục đích khuyến khích và tri ân nhân sự công ty thì bạn sẽ hướng đến những concept mang tính gắn kết hơn liên quan đến chủ đề Tết, thiên về các trò chơi giải trí,…
• Đối tượng tham gia: Nếu đối tượng tham gia chủ yếu là khách hàng bạn và đối tác có thể lên concept dựa theo văn hóa của công ty. Ví dụ: Getfly có biểu tượng là tàu vũ trụ thì sẽ tổ chức theo concept của tàu vũ trụ.
• Tham khảo ý kiến: Tham khảo ý kiến của nhân sự trong doanh nghiệp để biết được những ý tưởng nào họ mong muốn thực hiện trong bữa tiệc.
• Tìm kiếm nguồn cảm hứng: Có thể tham khảo từ những sự kiện đã tổ chức trước đó, mạng xã hội hoặc google,… để đưa ra được ý tưởng mới lạ và phù hợp với doanh nghiệp.

Tóm lại, hãy lựa chọn concept tổ chức buổi tiệc Year End Party dựa theo sở thích của mọi người đồng thời lấy văn hóa và tinh thần của doanh nghiệp làm kim chỉ nam để phát triển ý tưởng.

3.2. Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp sẽ ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của buổi Year End Party. Tùy thuộc vào hình thức tổ chức, quy mô và chi phí bạn có thể lựa chọn được địa điểm tổ chức phù hợp cho doanh nghiệp. 

Có một số yếu tố cần lưu ý khi chọn vị trí cho YEP:

• Không gian: Lựa chọn không gian rộng rãi, dễ dàng tiếp cận và di chuyển. Có thể lựa chọn không gian ngoài trời (công viên, bãi biển, sân thượng,… ) hoặc trong khách sạn (trong hội trường, cạnh bể bơi,…)
• Hệ thống tiện ích: Cần chú ý đến dịch vụ ăn uống an toàn và phong phú,  bãi đỗ xe và nhà vệ sinh thuận tiện, đội ngũ nhân viên phục vụ chuyên nghiệp và niềm nở,…

Thời gian tổ chức Year end Party đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên một buổi tiệc thú vị và đáng nhớ cho tất cả thành viên trong công ty:

• Buổi tiệc diễn ra vào ngày cuối tuần: Tạo được sự thoải mái cho người tham gia.
• Tổ chức vào ngày trong tuần: Bạn nên cho nhân sự công ty nghỉ buổi chiều hôm đó để chuẩn bị tốt cho sự kiện diễn ra vào buổi tối.

Độ dài của buổi tiệc nên trong khoảng 90 – 120 phút, từ 19 giờ đến 21 giờ, để tạo điều kiện linh hoạt cho chương trình.

Song song với việc chọn địa điểm và thời gian bạn cần xác định được thiết kế trang trí year end party phù hợp với chủ đề của buổi tiệc. Bạn có thể tham khảo các gói trang trí có sẵn hoặc tự thiết kế và tận dụng nhân lực của công ty để giúp buổi tiệc diễn ra được trang trọng nhất!

3.3. Lên danh sách khách mời tham dự

Tạo danh sách khách mời tham gia cũng là việc quan trọng để đảm bảo mọi người trong công ty đều có cơ hội tham dự và tận hưởng không khí buổi tiệc cùng nhau. Dựa trên mục tiêu ban đầu bạn có thể lên được danh sách khách mời bao gồm:

• Nhân viên
• Đối tác
• Khách hàng
• Người thân của nhân sự

Ví dụ: Với mục tiêu nhằm gia tăng tinh thần đoàn kết và tri ân cho nhân viên trong công ty bạn có thể chia tỷ lệ khách mời như sau: 80% nhân sự (70% nhân sự – 10% người thân)  – 10% đối tác – 10% khách hàng (8% khách hàng lâu năm và 2% khách hàng lớn). 

Bạn có thể thiết kế thư mời year end party gửi online hoặc gửi trực tiếp cho khách mời. Việc lựa chọn mẫu thiệp cũng là thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với người tham dự. Bạn cần lưu ý một số vấn đề với gửi thư mời:

• Thời gian: Có thể gửi trước 2-4 tuần để người tham gia có sự chuẩn bị và nhắc lại qua kênh online trước 3 ngày tổ chức sự kiện.
• Tiêu đề: Hấp dẫn, gây sự chú ý cho người nhận
• Thông tin sự kiện: Đưa ra thông tin cụ thể về ngày, giờ, địa điểm và thời lượng của sự kiện.
• Xác nhận: Bạn có thể đặt câu hỏi hoặc yêu cầu xác nhận để có thông tin chính xác về số lượng khách mời.

Bạn có thể tham khảo bài viết: Cách gửi Email Marketing cảm ơn khách hàng tự động với Getfly CRM

3.4. Lên danh sách thực đơn, món ăn cho bữa tiệc

Việc chọn lựa thực đơn cho buổi tiệc cuối năm là một phần quan trọng để tạo ra trải nghiệm ẩm thực đa dạng và thú vị cho tất cả khách mời. 

Bạn có thể tham khảo một số yếu tố cần quan tâm khi lên danh sách món ăn:

• Concept bữa tiệc: Dựa vào concept ban đầu đã xác định bạn có thể chọn món kiểu Âu hay kiểu Á, buffer hay tiệc nhẹ,…
• Số lượng khách mời: Đối với số lượng khách mời lớn bạn có thể ghép bàn lớn và đa dạng số món ăn hơn.
• Ý kiến: Có thể tiến hành khảo sát sở thích ẩm thực của mọi người để hiểu rõ hơn về những món ăn họ yêu thích và những giới hạn về khẩu vị của họ. 
• Thời tiết và mùa: Lựa chọn các món ăn phù hợp với thời tiết và mùa tại địa điểm tổ chức. Ví dụ: Nếu sự kiện tổ chức vào mùa đông, có thể cung cấp thực đơn có các món ăn nóng.

3.5. Chuẩn bị các tiết mục văn nghệ

Chương trình tổng kết cuối năm sẽ được tô điểm bởi các tiết mục văn nghệ, tạo không khí hân hoan và sôi động. Đây cũng là dịp mọi người trong công ty có cơ hội thể hiện tài năng qua việc biểu diễn hát, múa, diễn kịch,… Tất cả các phòng ban sẽ đóng góp để mang đến một buổi tiệc đầy màu sắc và thú vị.

Ngoài việc tham gia biểu diễn của nhân viên công ty, chúng ta cũng có thể mời các nghệ sĩ chuyên nghiệp từ bên ngoài để mang lại sự phong phú và chất lượng cho chương trình. Buổi tiệc cuối năm sẽ bao gồm các hoạt động sau:

• Tiết mục văn nghệ do nhân viên chuẩn bị: 3 – 4 tiết mục
• Biểu diễn của các nghệ sĩ chuyên nghiệp
• Tiết mục đặc biệt: Biểu diễn đường phố, ảo thuật, tiết mục bất ngờ của chủ doanh nghiệp. (Ví dụ: Chủ tịch tập đoàn ACB có màn hát nhảy dưới mưa gây sốt khắp cộng đồng mạng xã hội).

3.6. Tổ chức các hoạt động và trò chơi ấn tượng

Để tránh sự nhàm chán, buổi tiệc Year End Party cần tạo ra được những trải nghiệm hứng khởi. Để đạt được điều này, việc tổ chức các hoạt động và trò chơi ấn tượng là không thể thiếu.

Một số trò chơi mới lạ bạn có thể tham khảo: Sắp xếp hình khối, cuộc đua 3 chân, đoán từ, nhìn hình đoán ý, tam sao thất bản,…. Kèm theo đó là những phần quà hấp dẫn cuối chương trình sẽ tạo ra được sự mong đợi cho khách mời. 

Việc này không chỉ kích thích sự tương tác mà còn làm tăng cường tình đoàn kết trong nhóm. Và mang lại không khí vui vẻ và thoải mái cho khách mời tham dự. Đồng thời, những trò chơi này giúp tạo ra sự tích cực, khiến mọi người không chỉ đến để nhận quà mà còn để có những kỷ niệm đáng nhớ.

3.7. Quà tặng tri ân

Để thể hiện lòng biết ơn và tạo mối quan hệ tốt đẹp với người tham dự bạn cần đặc biệt coi trọng đến mục quà tặng. Hãy đảm bảo mỗi món quà được chuẩn bị chu đáo và tỉ mỉ:

• Đối tượng nhận quà: Xác định rõ ràng đối tượng bạn muốn tri ân để tạo ra những quà tặng phù hợp 
• Ngân sách: Cân nhắc chất lượng và giá trị của quà tặng dựa vào việc xác định ngân sách cho quà tặng
•  Ý nghĩa: Bạn có thể chọn những mang màu sắc của thương hiệu (bộ quà Tết cho doan nghiệp, ấn phẩm thương hiệu,..), món quà cá nhân hóa, đồ gia dụng, tiền mặt,…
• Thời gian trao quà: Lựa chọn thời điểm phù hợp để trao quà tặng, có thể là trong buổi tổ chức sự kiện tổng kết cuối năm hoặc sau đó một thời gian ngắn để tạo sự bất ngờ và tạo dấu ấn đáng nhớ.

3.8. Xây dựng kịch bản chương trình

Xây dựng kịch bản year end party là hướng dẫn cụ thể để đảm bảo buổi tiệc diễn ra một cách suôn sẻ và theo kế hoạch. Kịch bản sẽ tuân theo cấu trúc của chương trình đã được sắp xếp từ trước để phân bổ mỗi phần mục theo thứ tự hợp lý. 

Bạn có thể tham khảo bố cục kịch cơ bản của một chương trình tổ chức sự kiện tổng kết cuối năm: 

Giới thiệu và mở đầu:

• Chào mừng tất cả khách mời đến tham dự chương trình tổng kết cuối năm.
• Tạo một bầu không khí ấm cúng bằng cách nói lời chào và cảm ơn đến tất cả mọi người đã tham gia cùng chúng ta trong suốt năm qua.

Tổng kết năm:

• Trình bày những thành tựu, cống hiến và thành công của công ty trong suốt năm qua.
• Nhấn mạnh vào những mục tiêu đã đạt được, dự án hoàn thành, và sự phát triển của tập thể và cá nhân.

Tri ân và tôn vinh:

• Tri ân và tôn vinh những cá nhân và nhóm đã đóng góp đáng kể vào sự thành công của tổ chức. Có thể là trao giải thưởng, giấy khen, hoặc những lời khen ngợi đặc biệt.
• Người nhận giải thưởng lên sân khấu để nhận và phát biểu cảm ơn.

Tiết mục giải trí: Tạo điểm nhấn trong chương trình bằng cách đem đến các tiết mục giải trí thú vị. Điều này có thể là màn biểu diễn âm nhạc, múa, hài kịch, hoặc các tiết mục đặc biệt khác.

Bài phát biểu: Chủ đề chương trình tổng kết cuối năm có thể là một cơ hội để lãnh đạo hoặc giám đốc công ty/ tổ chức phát biểu về những kế hoạch và mục tiêu cho năm tiếp theo. Đồng thời bạn lãnh đạo nên dành lời cảm ơn và động viên cho toàn bộ nhân viên.

Trò chơi hoặc hoạt động tương tác:

• Để tạo sự gắn kết và vui vẻ, hãy tổ chức một hoặc hai trò chơi hoặc hoạt động tương tác cho tất cả mọi người tham gia (Tham khảo gợi ý ở bước 5)
• Đảm bảo rằng những trò chơi này phù hợp với không gian và thời gian của chương trình.
• Ghi chú cung cấp hthêm các thông tin quan trọng và hướng dẫn cho từng tiết mục

Kết thúc:

• Trao phần thưởng cho những người giành giải trong trò chơi
• Kết thúc chương trình bằng một lời cảm ơn cuối cùng và một lời chúc tốt đẹp
• Mời tất cả các khách mời tham dự phần tiệc hoặc buổi gặp gỡ sau chương trình để tiếp tục tạo mối quan hệ và giao lưu.

4. Những lưu ý quan trọng khi tổ chức Year End Party để tiết kiệm chi phí

4.1 Giám sát chi phí khi tổ chức sự kiện

Dự toán ngân sách chi tiêu là cần thiết nhưng chưa thực sự đủ, bạn cần có sự giám sát cẩn thận đối với việc triển khai. Điều này không chỉ quan trọng khi tổ chức buổi tiệc cuối năm mà còn đối với tất cả các sự kiện khác. 

Bạn có thể tham khảo một số chi phí có trong bản dự toán cơ bản dưới đây:

Chi phí địa điểm: 

• Chi phí đặt cọc địa điểm tổ chức sự kiện
• Phí bảo hiểm (bao gồm bảo hiểm an toàn lao động và bảo hiểm tham gia sự kiện)
• Phí đỗ xe (nếu có)

Chi phí trang trí sự kiện (chiếm 10-15%):

• Đặt trọn gói trang trí sự kiện
• Hoặc do doanh nghiệp tự chuẩn bị sẽ bao gồm một số chi phí: thuê nhân công thi công lắp ráp các hạng mục, trang trí và chi phí in ấn cấn ấn phẩm, phông bạt,..

 Âm thanh, ánh sáng (chiếm 30-60%):

• Nơi tổ chức có sẵn cho thuê
• Thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng từ bên thứ 3

Chi phí tiệc: Đặt tiệc có sẵn tại địa điểm tổ chức – chi phí ở hạng mục này có thể chiếm đến 30-50% tổng chi phí sự kiện

Chi phí nhân sự trong chương trình:

• Tận dụng nhân lực từ doanh nghiệp để thay thế một số vị trí như MC, PG, PB,…
• Thuê đội ngũ chuyên nghiệp từ đơn vị tổ chức sự kiện

Phí quản lý tổ chức sự kiện (chiếm 3-10%):

Để chương trình diễn ra đúng tiến độ và quy trình ban đầu cần có đội ngũ chuyên trách kiểm soát. 

• Tận dụng nhân sự doanh nghiệp
• Thuê người từ đơn vị tổ chức sự kiện

Chi phí tiết mục giải trí:

• Các tiết mục ca nhạc thuê ngoài hoặc các tiết mục đặc biệt (xiếc,  múa lửa,…)
• Chi phí hỗ trợ nhân sự doanh nghiệp tham gia văn nghệ

Chi phí dự trù: Dành cho các trường hợp khẩn cấp hoặc phát sinh thêm chi phí liên quan đến các phí khác đã liệt kê ở trên. Tùy thuộc vào quy mô và hình thức tổ chức sự kiện ngân sách ở hạng mục này có thể chiếm từ 5-10%.

4.2 Xây dựng đội ngũ hỗ trợ cho chương trình Year End Party

Để giảm bớt chi phí cho việc tổ chức Year End Party, bạn cần tận dụng được nhân lực của doanh nghiệp. Bạn có thể kêu gọi sự hỗ trợ và tham gia của các thành viên trong tổ chức để thực hiện chương trình cùng với đội ngũ kỹ thuật hiện tại. Điều này sẽ giúp tiết kiệm chi phí trong quá trình tổ chức sự kiện. 

Bạn có thể tham khảo các bước sau để đội ngũ chạy sự kiện có thể đạt được hiệu quả cao nhất:

• Lên danh sách người tham gia (bao gồm nhân sự công ty và đội ngũ hỗ trợ)
• Phân công trách nhiệm cho vị trí cụ thể theo từng khu vực trong sơ đồ tổ chức sự kiện
• Phổ biến các quy trình trong quá trình chạy sự kiện và giải đáp các thắc mắc
• Phân chia dụng cụ cần thiết phục vụ cho công việc (bộ đàm, sổ,…)

4.3 Xây dựng kịch bản rủi ro cho sự kiện YEP

Khi tổ chức bất kỳ sự kiện nào, bạn không thể dự đoán được những gì sẽ xảy ra ngoài kế hoạch. Do đó, việc lập kế hoạch để đối phó với rủi ro bất ngờ là rất quan trọng. Kế hoạch này giúp bạn có thể dự đoán và chuẩn bị cho những tình huống xấu có thể xảy ra trong sự kiện. 

Dưới đây là một số hướng dẫn để ứng phó với các rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện:

• Lập kế hoạch dự phòng rủi ro (tai nạn mất điện, hỏng ánh sáng, âm thanh, cháy nổ,…): Chuẩn bị phương án thứ 2 sẵn sàng để xử lý vấn đề một cách nhanh nhất. Ví dụ: mất điện sẽ chuẩn bị sẵn sàng máy phát điện để ứng phó và chuẩn bị một số thiết bị chiếu sáng tích điện,…
• Xây dựng đội ngũ hỗ trợ có khả năng ứng phó được với các tình huống khẩn cấp

Mong rằng bài viết trên đây sẽ giúp bạn có thể dễ dàng lên kế hoạch tổ chức sự kiện Year End Party cho doanh nghiệp độc đáo, để lại nhiều ấn tượng và hơn hết là tối ưu chi phí phù hợp.

Bạn có thể đọc thêm những kiến thức thú vị về kinh doanh tại blog của Getfly ngay dưới đây!

Getfly – Để khách hàng mua trọn đời!

Tags: Sự kiện tổng kết năm, Tổng kết năm, Year End Party