5 khó khăn thường gặp khi quản lý trung tâm tiếng anh

Tiếng anh ngày càng trở nên phổ biến trên toàn thế giới, do vậy nhu cầu hiểu và sử dụng ngôn ngữ này cũng theo đó tăng cao. Những năm gần đây thị trường trung tâm tiếng anh tại Việt Nam rất sôi động, đây được đánh giá là một thị trường tiềm năng. Tuy vậy, để thành lập vận hành ổn định một trung tâm tiếng anh nhà quản lý sẽ phải vượt qua rất nhiều khó khăn. Dưới đây là 5 trở ngại điển hình trong vận hành trung tâm tiếng anh và giải pháp khăn phục những vấn đề đó.

Những khó khăn thường gặp khi quản lý trung tâm tiếng anh

Khó khăn trong quản lý dữ liệu học viên, phụ huynh

Số lượng thông tin học viên, phụ huynh đa dạng thuộc nhiều nhóm tuổi, phân khúc khác nhau khiến cho việc quản lý các thông tin này trở nên khó khăn và phức tạp hơn. Đặc biệt đối với các trung tâm ngoại ngữ cung cấp nhiều gói dịch vụ đa dạng chẳng hạn như tiếng anh giao tiếp cho người đi làm, tiếng anh cho học sinh, sinh viên,… Việc quản lý thông tin không hiệu quả có thể dẫn đến tình trạng rò rỉ thông tin học viên, vốn là những dữ liệu vô cùng nhạy cảm của doanh nghiệp.

Khó khăn trong quản lý công việc

Để quản lý, vận hành hiệu quả bộ máy kinh doanh tối ưu quy trình làm việc giữa các bộ phận, phòng ban, chi nhánh khác nhau là một trong những yêu cầu căn bản. Việc quản lý sắp xếp và điều chỉnh quy trình sẽ gặp nhiều trở ngại nếu nhà quản lý không thể cập nhật nhanh chóng và đánh giá tổng quan về khối lượng công việc của đội ngũ nhân sự. Điều này gây nên những tổn thất lớn trong nhân lực và vật lực cho các trung tâm. Khi nguồn lực không được tận dụng hiệu quả, doanh nghiệp rất khó gia tăng được khả năng cạnh tranh trên thị trường và dễ dàng bị đối thủ vượt qua.

Không tối ưu được quy trình chăm sóc khách hàng trong quản lý trung tâm tiếng anh

Các nghiên cứu cho thấy doanh thu từ khách hàng cũ thường cao hơn so với khách hàng mới. Trong khi đó chi phí chăm sóc lại khách hàng cũ lại thấp hơn 5-7 lần so với thu hút khách hàng mới. Tuy nhiên đối với trung tâm tiếng anh vấn đề này lại thường bị các chủ doanh nghiệp bỏ qua. Bởi dữ liệu khách hàng rời rạc cần bỏ nhiều thời gian sắp xếp, phân loại, quy trình chăm sóc thủ công, nhàm chán tốn nhiều nhân lực. Điều này khiến trung tâm đánh mất đa phần khách hàng cũ vào tay đối thủ cạnh tranh cũng như bỏ qua một kênh truyền thông thương hiệu tốt.

Không đo lường được hiệu quả các kênh truyền thông 

Tệp khách hàng của trung tâm tiếng anh rất đa dạng, trải dài ở nhiều độ tuổi khác nhau. Do vậy doanh nghiệp cần sử dụng rất nhiều kênh truyền thông để đảm bảo tiếp cận số lượng lớn khách hàng. Tuy nhiên đo lường hiệu quả các kênh tiếp cận này lại là bài toán nan giải với chủ trung tâm. Bởi nếu không nắm được hiệu quả tiếp cận khách hàng của từng kênh, trung tâm sẽ không có căn cứ phân bổ ngân sách truyền thông để gia tăng tỷ lệ chuyển đổi.

Khó khăn trong quản lý tài chính

Hiếm có trung tâm tiếng anh nào lại chỉ cung cấp một khóa học duy nhất. Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của thị trường các trung tâm buộc phải mở rộng, đa dạng hóa các gói dịch vụ cung cấp để gia tăng vị thế thương hiệu. Điều này dẫn đến các khó khăn trong quản lý doanh thu, lương thưởng hoa hồng cho đội ngũ nhân viên. Chủ trung tâm và đội ngũ quản lý sẽ tốn rất nhiều thời gian để tổng hợp các báo cáo doanh thu từ những số liệu rời rạc của nhiều kênh bán hàng. Cũng như chậm trễ trong tính toán doanh số, hoa hồng cho đội ngũ tư vấn viên, CTV của trung tâm.

Getfly CRM – giải pháp quản lý trung tâm tiếng anh toàn diện, hiệu quả

Quản lý thông tin học viên, phụ huynh hiệu quả 

Hệ thống CRM giúp doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ thông tin học viên như thông tin liên lạc, thông tin cá nhân, lịch sử mua hàng, đặc điểm tính cách, nhu cầu… điều này giúp cho quá trình tư vấn chăm sóc học viên diễn ra nhanh chóng, hiệu quả hơn.

Chăm sóc khách hàng tự động

Phần mềm Getfly CRM cung cấp các công cụ giúp bạn thiết lập các chiến dịch chăm sóc khách hàng, nhắc nhở lịch học tự động qua SMS, Email. Bạn có thể thiết lập các chiến dịch nhắc nhở học viên tham dự khóa học, mời đăng ký các dịch vụ mới, gửi voucher khuyến mãi,… Những công việc này sẽ được thực hiện nhanh chóng với vài cú click chuột do dữ liệu khách hàng đã được phân loại, quản lý hiệu quả kết hợp với tính năng Marketing Automation hệ thống cung cấp.

Quản lý tài chính trung tâm tiếng anh

Sử dụng phần mềm quản lý trung tâm tiếng Anh giúp bạn dễ dàng hơn trong việc kiểm soát doanh thu. Cập nhật thông tin, tính toán lương thưởng, hoa hồng cho từng tư vấn viên, giảng viên, cộng tác viên nhanh chóng, hiệu quả. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể cập nhật thông tin và quản lý tình trạng thu chi của doanh nghiệp.

Quản lý nhân viên, giảng viên

Nhân viên, giảng viên có thể chủ động báo cáo khối lượng, tiến độ hoàn thành công việc của mình trên hệ thống. Phần mềm CRM sẽ hỗ trợ tổng hợp những thông tin này và thiết lập các báo cáo công việc của từng nhân viên, phòng ban để chủ doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, cập nhật chỉ thông qua một màn hình điện thoại, giúp giảm tải áp lực quản lý và cung cấp cho bạn những căn cứ ra quyết định, phân bổ công việc chính xác hơn.

Trên đây là một số khó khăn điển hình trong quản lý và vận hành trung tâm tiếng anh. Cũng như giải pháp ứng dụng CRM trong quản lý trung tâm. Qua bài viết trên Getfly CRM hy vọng các chủ trung tâm sẽ có thêm nhiều kinh nghiệm quản trị hữu ích. Chúc các bạn thành công!