4 nguyên tắc giúp quản lý vận hành trung tâm ngoại ngữ hiệu quả

Tại Việt Nam, kinh doanh trung tâm tiếng anh được đánh giá là một thị trường tiềm năng. Tuy nhiên mức độ cạnh tranh tại thị trường này cũng rất khốc liệt, mỗi năm có hàng trăm trung tâm anh ngữ thất bại và buộc phải đóng cửa. Một trong những vấn đề chính dẫn đến thực trạng này là do chủ trung tâm thường đến từ lĩnh vực sư phạm, thiếu kinh nghiệm trong quản lý doanh nghiệp. Dẫn đến phát sinh nhiều lỗ hổng trong quy trình vận hành, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh trung tâm.

Trong bài viết này, Getfly CRM sẽ chia sẻ tới các bạn 4 nguyên tắc vận hành trung tâm tiếng anh hiệu quả, chuyên nghiệp.

Xây dựng, văn bản hóa quy trình làm việc

Quy trình làm việc là một chuỗi các hoạt động cần được triển khai theo thứ tự ưu tiên để đạt được một mục tiêu nhất định. Quy trình làm việc có thể linh động theo theo từng giai đoạn, từng nhiệm vụ hoặc dự án, công việc nhằm tối ưu hóa kết quả đạt được. Tại đa phần các trung tâm hiện nay, quy trình làm việc chung hiếm khi được quy định rõ ràng dưới dạng văn bản. Điều này dẫn đến tình trạng nhân sự:

• Đổ lỗi, quy trách nhiệm lẫn nhau khi phát sinh vấn đề
• Thiếu sự phối hợp nhịp nhàng trong các dự án, công việc chung
• Bỏ sót, chậm trễ khi xử lý các đầu việc quan trọng

Một quy trình làm việc tối ưu sẽ giúp xác định rõ các vấn đề:

• What: Nội dung công việc
• Why: Mục tiêu và yêu cầu công việc
• When: Thời gian thực hiện, bắt đầu và kết thúc công việc
• Where: Địa điểm thực hiện công việc
• Who: Người thực hiện công việc
• How: Phương pháp thực hiện công việc

Trung tâm tiếng anh dù ở quy mô lớn hay nhỏ đều cần xây dựng và văn bản hóa các quy trình. Chẳng hạn, khi một học viên nhắn tin đến fanpage hoặc website của trung tâm thì ai là người trả lời? Kịch bản trả lời sẽ ra sao trong trường hợp khách hàng có câu hỏi gì, nhu cầu muốn đăng ký học, muốn test trình độ tiếng anh hay có nhu cầu báo giá học phí, … Đồng thời khi học viên đặt lịch học và test trình độ sẽ do ai phụ trách, lúc chốt đăng ký và đóng học phí sẽ do ai chịu trách nhiệm thu và lập phiếu thu…

Những đầu việc tưởng chừng đơn giản chỉ cần tinh thần làm việc chủ động cũng có thể xử lý xong. Nhưng nếu mỗi ngày trung tâm của bạn có từ 30~40 học viên đến test bài (hoặc nhiều hơn). Mỗi ngày có từ 150~500 tin nhắn học viên từ Facebook, Website, Hotline hay các nguồn traffic marketing khác? Đến khi đó nếu quy trình làm việc không tối ưu, không được phân công rõ ràng dễ dẫn tới tình trạng “vỡ trận” và trung tâm không thể tăng trưởng doanh số hay phát triển mở rộng về quy mô.

Xếp lớp, xếp lịch học khoa học

Sắp xếp lịch học hợp lý là vấn đề quan trọng trong vận hành trung tâm tiếng anh. Bởi nếu lịch học bị sắp xếp kém khoa học, tùy tiện sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả khai thác nhân lực, trải nghiệm của học viên. Dẫn đến gia tăng chi phí vận hành, làm giảm uy tín và lợi nhuận của trung tâm.

Để xếp được lớp cho một học viên mới đôi khi mất đến cả giờ đồng hồ chọn lọc và xác định. Nhiều trung tâm ngoại ngữ hiện nay còn quản lý lịch học cho học viên thủ công trên nhiều file: Excel, google trang tính,… Khiến cho việc sắp xếp khoa học lịch giảng, lịch học dễ trùng lặp, thiếu logic, gây quá tải cho giảng viên và học viên. Mặt khác, khi có các tình huống phát sinh như giảng viên nghỉ phép, nghỉ đột xuất, thông báo đổi lịch học bất thường… sẽ khiến trung tâm ngoại ngữ “quay như chong chóng” để điều chỉnh và thông báo tới học viên.

Các trung tâm giáo dục nên sớm ứng dụng các giải pháp công nghệ trong quản lý giúp theo dõi tổng quan lịch học, lịch giảng dạy trên một hệ thống duy nhất dễ dàng cho việc sắp xếp, chuyển, rời lịch cho nhân sự phù hợp. Ngoài ra, nếu có các tình huống phát sinh những phần mềm tích hợp tính năng Automation có thể giúp gửi thông báo tới học viên, giảng viên tự động, nhanh chóng và hiệu quả.

Tối ưu hiệu quả đào tạo của trung tâm

Kết quả đào tạo là thang chấm điểm chất lượng của trung tâm trong mắt khách hàng. Trung tâm đào tạo tốt hay không được đánh giá qua những kết quả này. Chất lượng đào tạo chính là yếu tố hàng đầu để phụ huynh và học viên cân nhắc và quyết định theo học tại trung tâm.

Theo quan điểm của các phụ huynh, trung tâm đào tạo tốt là nơi có nhiều học sinh theo học, nhiều con em sau khi học tại trung tâm đã đạt được những kết quả “nhìn thấy cầm tay được”: Con điểm cao hơn, con nói tiếng anh tốt hơn, con tự tin hơn, con năng động hơn… Những kết quả này là thước đo mà khách hàng đặt giữa trung tâm của bạn so với trung tâm của đối thủ gần đó.

Cho dù quản lý trung tâm hoàn toàn ý thức rõ điều này nhưng lại rất khó đo đếm được những hiệu quả ấy và “show” ra như một bằng chứng thuyết phục cho khách hàng. Điểm số đơn thuần là không đủ, phụ huynh và học sinh cần những kết quả, những thông báo, những nhận xét kỹ hơn, chi tiết hơn về quá trình học tập và phát triển tại trung tâm.

Tương tác hiệu quả với học viên và phụ huynh

Bên cạnh việc triển khai các chiến dịch truyền thông để thu hút thêm nhiều học viên tiềm năng, chủ trung tâm cũng cần xây dựng các quy trình chăm sóc học viên, phụ huynh chuyên nghiệp. Hoạt động này đem lại rất nhiều lợi ích như xây dựng hình ảnh thương hiệu uy tín, giúp khách hàng gắn bó hơn với thương hiệu của trung tâm, sử dụng dịch vụ thường xuyên hơn và giới thiệu cho bạn bè biết đến.

Để nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, trung tâm đào tạo cần có một hệ thống thông tin khách hàng rõ ràng và đầy đủ. Trung tâm cần lưu trữ và phân loại các đối tượng khách hàng để chăm sóc ngay từ thời điểm ban đầu cũng như khi khóa học đã kết thúc.

Chẳng hạn, bộ phận tư vấn sẽ nhắc nhở lịch học cho học viên qua SMS, ZNS. Bộ phận giảng dạy sẽ gửi tài liệu cho học viên sau buổi học qua kênh Email. Nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ tiến hành hỏi thăm về năng lực tiếng anh của các học viên cải thiện như thế nào khi họ đã học xong. Cũng như gợi ý các khóa học mới phù hợp với nhu cầu của học viên.

Trên đây là 4 nguyên tắc chủ trung tâm tiếng anh cần lưu ý để quản lý doanh nghiệp khoa học, hiệu quả hơn. Khi quy trình được tự động hóa và vận hành trơn tru thì việc mở rộng, nhân bản kinh doanh mới có thể thực hiện được. Nếu bạn là một chủ trung tâm mong muốn phát triển và mở rộng quy mô hơn nữa, đồng thời vẫn kiểm soát và quản lý tốt hiệu quả kinh doanh. Hãy tham khảo ngay giải pháp quản lý trung tâm của Getfly CRM.

Getfly CRM – giải pháp quản lý và chăm sóc khách hàng toàn diện cho SMEs Việt. Với kinh nghiệm triển khai CRM cho 4000+ SMEs từ 200+ lĩnh vực khác nhau Getfly CRM giúp doanh nghiệp: 

• Tiết kiệm 2h/ ngày trong vận hành và quản lý nhân sự
• Tăng doanh số từ 200-300%/ năm
• Tiết kiệm 23% chi phí Marketing
• 100% khách hàng không bị bỏ sót
• Tỷ lệ giữ chân khách hàng TĂNG 27%
• Tự động – nhanh chóng – tiết kiệm nguồn lực

Đăng ký ngay để được hỗ trợ và trải nghiệm MIỄN PHÍ 30 NGÀY phần mềm Getfly CRM