Mục lục
Việc xác định được khối lượng, số lượng và tiến độ thực hiện công việc là yếu tố quan trọng quyết định thành công của dự án. Tuy nhiên, việc quản lý công việc bằng phương pháp thủ công khiến các nhà quản lý, chủ doanh nghiệp mất nhiều thời gian, công sức và không hiệu quả.
Chính vì vậy, để có được cái nhìn bao quát, khách quan nhất về một công việc, ta cần tìm đến phần mềm quản lý tiến độ công việc giúp nâng cao năng suất, tối ưu chi phí vận hành. Getfly CRM không chỉ là một phần mềm quản lý khách hàng hiệu quả mà còn là công cụ hỗ trợ quản lý tiến độ công việc uy tín, chuyên nghiệp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay về phần mềm hữu ích này ở nội dung dưới đây nhé.
Quản lý tiến độ là gì?
Quản lý tiến độ (Tiếng Anh: Progress Management) là việc bám sát xem kế hoạch công việc và thực tế công việc trong dự án có bị lệch nhau không. Trong một dự án, việc quản lý tiến độ sẽ được thực hiện thường xuyên, liên tục; nếu tiến độ không đúng với kế hoạch đề ra thì nhóm dự án cần xem xét đánh giá lại hiệu quả hoạt động. Quản lý tiến độ rất quan trọng bởi nếu tiến độ bị chậm và không kịp ngày bàn giao khách hàng thì có thể dẫn đến mất uy tín hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu bán hàng.
Lợi ích của phần mềm quản lý tiến độ công việc
Thời đại công nghệ lên ngôi, nhiều công ty đã lựa chọn cách quản lý công việc bằng các phần mềm, app nhắc nhở công việc thay vì cách quản lý thủ công rườm rà, mất nhiều thời gian như trước. Trong thời buổi 4.0 hiện nay, việc áp dụng phần mềm quản lý công việc mang lại nhiều ưu điểm vượt trội như:
Sắp xếp được thứ tự ưu tiên công việc
Trong một dự án sẽ có rất nhiều đầu việc cần được thực hiện. Do vậy, việc liệt kê và sắp xếp thứ tự ưu tiên các đầu việc là cần thiết để giảm thiểu tình trạng các việc chưa quan trọng, cấp bách được hoàn thành sớm trong khi các công việc quan trọng bị lùi lại và chậm trễ. Sử dụng các phần mềm quản lý tiến độ sẽ giúp ban dự án dễ dàng thêm mới những đầu việc, phân bổ nhân sự phụ trách và đánh giá mức độ ưu tiên. Ngoài ra, khi có bất kỳ sự thay đổi nào xuất hiện người quản lý dự án cũng có thể nhanh chóng thông báo tới nhân sự phụ trách đầu việc thông qua phần mềm để nhanh chóng cập nhật và điều chỉnh.
Quản lý lưu trữ thông tin công việc tập trung
Nếu như trước kia bạn mất nhiều thời gian khi giao việc với hình thức truyền miệng, thông báo qua tin nhắn, email thì giờ đây, phần mềm quản lý tiến độ sẽ giúp bạn quản lý danh sách đầu việc, deadline, quá trình trao đổi chi tiết trên một nền tảng duy nhất giúp bạn có góc nhìn tổng quan, toàn diện về công việc tránh bỏ quên các đầu việc hoặc yêu cầu mới. Mặt khác. khi có vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc, người quản lý dự án sẽ nhanh chóng tìm được nút thắt, tránh tình trạng đổ lỗi lẫn nhau hay quy trách nhiệm cho tập thể.
Quản lý tiến độ công việc mọi lúc, mọi nơi
Nhằm mang đến sự tiện lợi cho người sử dụng, các phần mềm quản lý hiện nay đều tương thích trên nhiều thiết bị khác nhau như: smartphone, máy tính, laptop. Do đó dù ở bất cứ đâu hay bất cứ hoàn cảnh nào bạn đều có thể theo dõi, giám sát được tiến độ công việc. Chỉ cần thiết bị di động, máy tính của bạn có kết nối mạng là bạn có thể thể truy cập phần mềm, quản lý công việc từ xa dễ dàng.
Các chức năng hỗ trợ quản lý tiến độ công việc, dự án Getfly CRM
Quản lý công việc trên cùng một nền tảng duy nhất
Thay vì phải quản lý công việc trên nhiều ứng dụng, nền tảng khác nhau. Với tính năng quản lý công việc của Getfly CRM, tất cả mọi quy trình đều được hệ thống hóa trên một nền tảng duy nhất. Việc quản lý trên cùng một nền tảng sẽ giúp bạn:
- Kiểm soát chặt chẽ công việc: tiến độ, người thực hiện, kết quả công việc
- Kiểm soát dữ liệu vận hành, đồng bộ các số liệu, tối ưu hóa khả năng khai thác dữ liệu
- Chủ động theo dõi tiến độ công việc, quy trình, dự án với báo cáo tự động, realtime, kịp thời xử lý sự cố phát sinh
Phối hợp nhiều phòng ban, nhân sự trong cùng một dự án
Với hệ thống phân quyền đa dạng, linh hoạt doanh nghiệp có thể chủ động thiết lập quyền kiểm soát công việc cho từng vị trí nhân sự. Từ đó giúp các bộ phận, nhân sự định hình rõ ràng trách nhiệm hạn chế tối đa tình trạng chậm tiến độ hay bỏ sót công việc được giao. Trường hợp gặp những vấn đề khó, không tự mình giải quyết được, nhân sự cần sự hỗ trợ từ đồng nghiệp/ cấp trên? Có thể nhờ sự trợ giúp bằng cách tag tên người đó để giải quyết vấn đề nhanh chóng/ hiệu quả nhất.
Báo cáo tiến độ công việc trực quan
Với giao diện trực quan trên màn hình Kanban, Gantt, mỗi cá nhân hay cấp quản lý đều có thể theo dõi và chủ động quản lý tiến độ công việc dễ dàng. Từ đó có thể nắm bắt được trạng thái của công việc đang diễn ra ở giai đoạn nào. Đặc biệt, việc báo cáo tiến độ mang đến cho bạn các thông tin như:
- Đo lường chính xác, trực quan với những số liệu, bảng biểu, thống kê chi tiết
- Cập nhật báo cáo, số liệu tức thời về tất cả các mặt của doanh nghiệp (kinh doanh, dự án, nhân sự, truyền thông,…)
- Đo lường chính xác kết quả đạt được của các phòng ban/ cá nhân
Có thể thấy, phần mềm quản lý tiến độ công việc Getfly CRM là một giải pháp tốt nhất hiện nay giúp tối ưu hóa quy trình vận hành của mỗi doanh nghiệp. Giúp cá nhân, nhà quản lý có thể theo dõi được công việc của mình mọi lúc, mọi nơi chỉ cần với những thao tác đơn giản. Liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 0965 593 953 hoặc để lại thông tin trong form dưới đây để trải nghiệm miễn phí 1 tháng phần mềm Getfly CRM.
Bản Đồ Văn Phòng