Xây dựng hệ thống KPI giúp quản lý nhân viên sale hiệu quả

Bộ phận kinh doanh đóng vai trò chủ chốt trong doanh nghiệp với nhiệm vụ trực tiếp liên hệ, tiếp cận, phân phối sản phẩm/ dịch vụ đến tay khách hàng, tạo ra doanh thu cho công ty. Để đảm bảo bộ phận này luôn hoạt động tốt và đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp, việc xây dựng bộ KPI cho nhân viên kinh doanh luôn được ban lãnh đạo của các doanh nghiệp chú trọng. Trong bài viết hôm nay hãy cùng Getfly CRM tìm hiểu tầm quan trọng cũng như cách thức xây dựng bộ chỉ tiêu KPI hiệu quả cho nhân viên kinh doanh.

Tại sao cần quản lý nhân viên sale bằng KPI ?

KPI cho nhân viên kinh doanh được hiểu là các tiêu chí đánh giá hiệu suất làm việc và chất lượng công việc của nhân viên kinh doanh so với mục tiêu đặt ra của bộ phận nói riêng và của toàn doanh nghiệp nói chung.

Xây dựng mẫu KPI cho nhân viên kinh doanh là điều bắt buộc của mỗi doanh nghiệp. Mục đích là đưa ra mục tiêu công việc cần đạt được cho mỗi nhân viên, đồng thời là thước đo để đánh giá năng lực minh bạch và khách quan. Nhà quản lý căn cứ vào các chỉ số này để xem xét điều chỉnh mức thu nhập, mức lương, thưởng, phạt cho mỗi cá nhân. Chính vì vậy, việc xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh cũng để khuyến khích họ hoàn thành nhanh, hiệu quả công việc được giao.

Xay-dung-he-thong-KPI-giup-quan-ly-nhan-vien-sale-hieu-qua-2
Tầm quan trọng của việc xây dựng chỉ số KPI cho nhân viên Sale

Quản lý nhân viên sale bằng KPI như thế nào thì hiệu quả?

Chỉ số KPI cần gắn với mục tiêu cụ thể

Các tiêu chí trong hệ thống KPI của nhân viên kinh doanh được xây dựng dựa trên mục tiêu của ban lãnh đạo, các cấp quản lý cũng như ý kiến của nhân viên và tính chất công việc của bộ phận kinh doanh. Một số mục tiêu căn bản, bộ KPI cho nhân viên kinh doanh cần đáp ứng bao gồm:

  • Đảm bảo duy trì doanh số bán hàng hóa ổn định.
  • Tạo được mối quan hệ tốt và duy trì việc chăm sóc khách hàng cũ.
  • Tìm kiếm được lượng khách hàng mới ổn định.
  • Mang tính thách thức (nhưng khả thi) so với KPI ở các mốc trong lịch sử.

KPI cần phù hợp với đội ngũ nhân viên sale

Khi xây dựng hệ thống KPI cho bộ phận sale, nhà quản lý cần trao đổi lắng nghe những ý kiến, nguyện vọng của đội ngũ nhân viên kinh doanh để có những cân đối điều chỉnh cho phù hợp. Nếu ngay từ đầu, các chỉ số này nằm ngoài khả năng và nguyện vọng của nhân viên thì họ sẽ không có động lực làm làm việc dẫn đến hoạt động kinh doanh của công ty bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

Xác định bộ phận phụ trách xây dựng KPI 

Thông thường bảng KPI cho phòng kinh doanh sẽ do trưởng bộ phận, Sale Leader phụ trách. Bởi họ là người nắm rõ nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu công việc của mỗi vị trí trong bộ phận. Mặt khác, họ cũng cần tiếp nhận những góp ý, thẩm định và đánh giá từ các bộ phận chức năng chuyên môn khác trong công ty.

Xây dựng chính sách lương – thưởng – phạt cho nhân viên kinh doanh

Các chính sách lương thưởng, phạt, phụ cấp sẽ được xây dựng song song với bộ chỉ tiêu KPI điều này nhằm tạo động lực thúc đẩy nhân viên nâng cao và duy trì hiệu suất làm việc tốt. Các chính sách này sẽ khác nhau tùy theo vị trí làm việc, bằng cấp và kỹ năng chuyên môn của nhân viên kinh doanh. Chẳng hạn, nhân viên vượt KPI tháng sẽ nhận 5% tổng số doanh thu vượt chỉ tiêu, nhân viên không đạt chỉ tiêu về số đơn sẽ bị phạt trừ 10% lương cứng, các loại phụ cấp ăn trưa và chi phí đi lại với nhân viên thị trường,…

Xay-dung-he-thong-KPI-giup-quan-ly-nhan-vien-sale-hieu-qua-2
Xây dựng chính sách lương thưởng cho nhân viên kinh doanh

Xây dựng kế hoạch triển khai và áp dụng KPI

Sau khi hoàn thiện hệ thống KPIs, nhà quản lý cần truyền thông đến toàn thể bộ phận, phân công công việc rõ ràng, đảm bảo nhân viên nào cũng nắm được các chỉ số KPI và cách tính toán. Điều này giúp đội ngũ nhân sự dễ dàng thiết lập các mục tiêu cá nhân để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

Theo dõi và đánh giá hiệu quả thực hiện KPI của nhân viên kinh doanh

Ngoài việc truyền thông bộ KPIs tới các nhân viên kinh doanh, nhà quản lý cần thực hiện việc theo dõi, đánh giá các chỉ số này liên tục và thường xuyên ở tất cả các khâu trong hoạt động kinh doanh. Để việc theo dõi, đánh giá các chỉ số KPI của nhân viên kinh doanh thêm phần hiệu quả, nhà quản lý có thể áp dụng kết hợp thêm nhiều công cụ hỗ trợ đo lường và giám sát chẳng hạn như các phần mềm CRM. Điều này giúp nhà quản lý dễ dàng, nhanh chóng nắm bắt được hiệu suất làm việc của từng nhân viên, kịp thời điều chỉnh khi cần thiết nhằm bám đuổi mục tiêu doanh số, đồng thời đảm bảo tính công bằng, minh bạch giữa các nhân viên khi đánh giá và xét duyệt lương thưởng.

Để quản lý tốt KPI dành cho nhân viên kinh doanh, một công cụ quản lý tự động, thông minh sẽ là điều kiện cần thiết cho các doanh nghiệp triển khai dễ dàng và hiệu quả hơn. Điều này đang là xu thế chung trên chặng đường phát triển của các doanh nghiệp đặc biệt với các doanh nghiệp phải quản lý số lượng nhân viên lớn.

Review và điều chỉnh KPI hàng tháng/ quý

Nhờ việc theo dõi và đánh giá thường xuyên, các nhà quản lý có cơ sở thực hiện điều chỉnh KPI cho từng nhân viên mỗi tháng hoặc quý để đảm bảo các con số này là khả thi và bám sát tình hình kinh doanh của doanh nghiệp và xu hướng mua sắm của khách hàng. Doanh nghiệp cần đánh giá khách quan điểm mạnh, điểm yếu của mỗi nhân viên để điều chỉnh các chỉ tiêu KPI sao cho phát huy tốt nhất khả năng làm việc của họ để tăng doanh thu cho công ty.

Hệ thống KPI cho nhân viên kinh doanh được xây dựng càng hợp lý, phù hợp với văn hoá, tình hình kinh doanh chung của doanh nghiệp sẽ giúp bộ máy vận hành và phát triển của toàn tổ chức càng hoàn thiện. Hy vọng những thông tin Getfly CRM cung cấp sẽ giúp các nhà quản lý có cái nhìn tổng quan và xây dựng mẫu KPIs phù hợp để tối ưu hoạt động quản lý nhân viên sale. Chúc các bạn thành công!