Mục lục
Ứng dụng phần mềm CRM trong tối ưu quy trình quản lý và chăm sóc khách hàng trước – trong – sau bán hàng là xu hướng chuyển đổi số được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng hiện nay. Vấn đề được các nhà quản trị đặt lên hàng đầu khi cân nhắc giải pháp này chính là “Đầu tư ngân sách bao nhiêu cho phần mềm CRM là hợp lý?”. Do vậy, trong bài viết này Getfly sẽ cùng các bạn đi tìm câu trả lời cho bài toán chi phí trên.
Yếu tố nào ảnh hưởng đến chi phí triển khai CRM trong doanh nghiệp?
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm chăm sóc khách hàng CRM với mức giá đa dạng, dao động từ vài trăm đến vài nghìn đô. Để đưa ra được mức ngân sách phù hợp nhà quản trị cần xem xét tới những yếu tố sau:
Số lượng người sử dụng
Khi triển khai CRM, doanh nghiệp nên tính toán lợi ích gia tăng mà mỗi nhân viên có thể đem lại nhờ sử dụng CRM vào giải quyết các công việc. Từ đó, đưa ra mức chi phí đầu tư dựa trên số lượng người dùng. Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý CRM chỉ thực sự đem lại hiệu quả như tính toán khi nó được ứng dụng đúng cách. Do vậy, doanh nghiệp cần đảm bảo nhân viên hiểu rõ và phối hợp triển khai phần mềm để thu được lợi ích như kỳ vọng đặt ra trước đó.
Doanh thu, lợi nhuận kỳ vọng
Đây là tiêu chí quan trọng nhất để doanh nghiệp đưa ra quyết định có nên triển khai phần mềm CRM hay không. Bởi nếu việc áp dụng CRM không hiệu quả thì việc triển khai sẽ lãng phí nguồn lực, chi phí cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, tỷ suất hoàn vốn kỳ vọng cũng là một yếu tố tác động đến ngân sách triển khai CRM của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là bạn cần tính toán xem 1 đồng chi phí cho triển khai phần mềm CRM sẽ đem lại mức lợi nhuận gia tăng là bao nhiêu? Với khoản tiền bỏ ra cho hệ thống, doanh thu sẽ tăng bao nhiêu phần trăm, tiết kiệm được bao nhiêu thời gian cho nhân sự.
Chi phí trung bình của mỗi tính năng
Khi quyết định chọn phần mềm, các công ty cần tìm hiểu, suy nghĩ và cân nhắc về các tính năng tích hợp với kế hoạch và mục đích của công ty. Bên cạnh những tính năng cơ bản, doanh nghiệp cần sử dụng một số tính năng nâng cao phù hợp với đặc trưng lĩnh vực kinh doanh, quy trình vận hành và văn hóa doanh nghiệp. Tùy thuộc vào số lượng tính năng mở rộng và cơ bản doanh nghiệp cũng có thể xác định mức ngân sách triển khai tối ưu.
Những nguyên nhân tạo nên sự khác biệt trong lợi ích thu được khi triển khai CRM
1. CRM được điều khiển bởi con người
Trên thực tế, CRM phục vụ chủ yếu hoạt động Marketing – Bán hàng – Chăm sóc khách hàng trong doanh nghiệp. Các công ty lựa chọn triển khai CRM thường là các doanh nghiệp mà quy trình bán hàng – Marketing tiêu tốn nhiều chi phí nhất. Điều này có nghĩa là một khác biệt nhỏ trong hoạt động của các quy trình trên có thể làm nên sự thay đổi lớn với lợi nhuận. Mặt khác, phần mềm CRM chỉ là công cụ, quá trình triển khai có hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào những nhân sự trực tiếp thực thi. Do vậy, sự chấp nhận cũng như cách thức ứng dụng CRM vào công việc của đội ngũ nhân sự là nguyên nhân chính quyết định liệu dự án CRM có thực sự đem lại hiệu quả như kỳ vọng .
2. Rất khó để ước lượng chính xác chi phí cho hệ thống CRM
Bạn có thể xác định được ngân sách ban đầu cho hệ thống CRM, dù là hệ thống miễn phí với mã nguồn mở hay những sản phẩm tốn chi phí cố định $3000 mỗi năm. Tuy nhiên, doanh nghiệp khó có thể tính toán hết các chi phí tiềm ẩn trong quá trình triển khai thực tế, chẳng hạn như chi phí tích hợp, chuyển đổi dữ liệu và quản trị những hệ thống đang hoạt động. Những chi phí này tỷ lệ nghịch với những giá trị mà hệ thống CRM đem lại cho doanh nghiệp.
3. Khó khăn trong xác định hiệu quả thực sự của CRM
Hiệu quả mà hệ thống CRM mang lại không chỉ được đánh giá dựa trên một nhóm hoạt động riêng biệt. Thông thường, để biết phần mềm CRM có hoạt động hiệu quả hay không, người ta thường so sánh năng suất hoạt động trước và sau khi thay đổi một yếu tố nào đó trong quy trình hoạt động, đồng thời với việc triển khai hệ thống CRM mới.
Sở dĩ cần làm điều này bởi những thay đổi khách quan (như việc ra mắt một sản phẩm mới, thay đổi cơ cấu tổ chức, đối thủ cạnh tranh gặp sai lầm và tinh thần nhóm…) có thể khiến các hoạt động kinh doanh được cải thiện và rất khó để phân biệt chúng với hiệu quả của hệ thống CRM. Do đó, nếu muốn đánh giá chính xác hiệu quả hoạt động của hệ thống CRM, bạn không thể chỉ thống kê những con số và lờ đi các khoản ngân sách chi trả cho việc cải tiến hệ thống CRM.
Trên đây là những yếu tố giúp bạn xác định ngân sách triển khai phù hợp cho dự án CRM của doanh nghiệp mình. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp CRM giúp tối ưu hoạt động quản lý, chăm sóc khách hàng phù hợp với quy mô doanh nghiệp hãy liên hệ ngay với Getfly CRM qua hotline 0965 593 953 hoặc để lại thông tin liên lạc trong form dưới đây để nhận được tư vấn chi tiết và bản dùng thử miễn phí phần mềm của chúng tôi!
Bản Đồ Văn Phòng