Trọn bộ hướng dẫn cách thiết lập và ứng dụng mô hình SWOT vào doanh nghiệp

Để xây dựng một chiến lược hiệu quả bạn cần thiết lập mô hình SWOT chính xác phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng làm đúng và đủ khi triển khai ma trận SWOT. Vậy làm cách nào để có thể xây dựng hệ thống SWOT minh bạch, rõ ràng từ bên trong và bên ngoài từ đó tạo nền tảng vững chắc cho những quyết định sáng suốt và hiệu quả. Cùng tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây!

1. Mô hình SWOT là gì?

SWOT là một phương pháp phân tích chiến lược trong kinh doanh, với việc tập trung vào việc đánh giá các yếu tố nội và ngoại vi ảnh hưởng đến hiệu suất của doanh nghiệp. Mô hình SWOT chia thành bốn phần chính: Điểm mạnh (Strengths), Điểm yếu (Weaknesses), Cơ hội (Opportunities) và Thách thức (Threats). Đánh giá các yếu tố này giúp doanh nghiệp hiểu rõ về tình hình nội và ngoại vi, từ đó xác định chiến lược phát triển phù hợp và tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh.

Mô hình SWOT chia thành 4 phần chính:

• Strengths (Điểm mạnh): Yếu tố nội bộ mang lại lợi thế cho doanh nghiệp.
• Weaknesses (Điểm yếu): Yếu tố nội bộ gây bất lợi cho doanh nghiệp.
• Opportunities (Cơ hội): Yếu tố bên ngoài mang lại tiềm năng phát triển cho doanh nghiệp.
• Threats (Thách thức): Yếu tố bên ngoài ảnh hưởng cho doanh nghiệp.

Mô hình SWOT cung cấp một bản đồ chiến lược cho doanh nghiệp, giúp họ:

• Cung cấp bức tranh toàn diện: Phân tích SWOT giúp doanh nghiệp nhìn nhận rõ ràng tình hình hiện tại, xác định các yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
• Xây dựng chiến lược hiệu quả: Dựa trên phân tích SWOT, doanh nghiệp có thể đưa ra chiến lược phù hợp, khai thác điểm mạnh, khắc phục điểm yếu, tận dụng cơ hội và giảm thiểu rủi ro.
• Tăng khả năng cạnh tranh: Việc sử dụng mô hình SWOT giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh bằng cách xác định được lợi thế và bất lợi so với đối thủ.
• Cải thiện hiệu quả hoạt động: Phân tích SWOT giúp doanh nghiệp xác định những vấn đề cần cải thiện và đưa ra giải pháp phù hợp để nâng cao hiệu quả hoạt động.

2. Ưu nhược điểm của mô hình SWOT

Để đạt được mục tiêu đề ra, việc áp dụng kết quả phân tích SWOT vào Kế hoạch hành động (Action plan) là vô cùng cần thiết. Dựa vào đó, quản lý/ người làm marketing có thể xét duyệt lại các chiến lược, xác định hướng đi của doanh nghiệp. Để có thể sử dụng mô hình SWOT hiệu quả vào phân tích chiến lược của doanh nghiệp bạn cần nắm rõ được ưu nhược điểm của nó:

Ưu điểm:

• Dễ thực hiện, dễ hiểu và không tốn chi phí 
• Giúp tổ chức tập trung vào các yếu tố quan trọng đưa ra được những kết quả dự đoán giúp hoàn thành dự án, là tránh được các rủi ro.
• Tạo ra cái nhìn tổng quan về tình hình hiện tại và tương lai của doanh nghiệp. Cung cấp những ý tưởng mới cho doanh nghiệp.

Bên cạnh những ưu điểm thì SWOT còn tồn tại những nhược điểm sau:

• Tính chủ quan: Có thể bị ảnh hưởng bởi quan điểm và đánh giá cá nhân.
• Thiếu chiều sâu: SWOT chỉ cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình, không đi sâu vào chi tiết.
• Khả năng phân tích bị hạn chế: Không cung cấp phương pháp cụ thể để xác định mức độ ảnh hưởng và xác suất của mỗi yếu tố.
• Không cung cấp giải pháp, đánh giá mức độ ảnh hưởng

3. Hướng dẫn phân tích và lập kế hoạch chi tiết mô hình SWOT

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện phân tích SWOT và cách xây dựng chiến lược dựa trên kết quả của phân tích này.

Bước 1: Xác định các yếu tố trong mô hình SWOT

Phân tích nội bộ: 

Bạn có thể đặt các câu hỏi xoay quanh vấn đề bên trong của doanh nghiệp để khai thác sâu hơn về điểm mạnh: 

• Năng lực tài chính: Nguồn vốn của bạn đang khai thác như thế nào? Lợi nhuận của bạn có đa dạng? Khả năng huy động vốn ? Bạn đang đầu tư những khoản nào? Bạn đang có tài sản lợi thế gì? Trang thiết bị của bạn tốt như thế nào?,…
• Năng lực quản trị: Đội ngũ lãnh đạo, hệ thống quản trị, văn hóa doanh nghiệp?
• Năng lực sản xuất: Công nghệ, thiết bị, quy trình sản xuất đã giúp gì cho sự phát triển của công ty?
• Năng lực marketing: Thương hiệu, kênh phân phối, đội ngũ marketing?
• Năng lực nhân sự: Trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, tinh thần làm việc, chương trình đào tạo nào để cải tiến quản lý công việc kinh doanh và nâng cao nhân lực?
• Vị thế của bạn trong thị trường?
• Tiềm năng phát triển của bạn trong tương lai: Kế hoạch kinh doanh, chiến dịch quảng cáo,…

Bên cạnh những điểm mạnh cho thấy cơ hội phát triển cho doanh nghiệp thì việc tìm ra điểm yếu cũng là cách “lo xa” để chuẩn bị trước những chiến lược bứt phá hơn:

• Doanh nghiệp của bạn đang đối mặt với khó khăn gì?
• Lý do khách hàng không chọn bạn?
• Hạn chế về tài chính: Thiếu vốn, chi phí cao.
• Hạn chế về quản trị: Hệ thống quản trị chưa hoàn thiện, thiếu nhân lực quản trị giỏi.
• Hạn chế về sản xuất: Công nghệ lạc hậu, thiết bị cũ, quy trình sản xuất chưa hiệu quả.
• Hạn chế về marketing: Thương hiệu chưa mạnh, kênh phân phối chưa rộng, đội ngũ marketing thiếu kinh nghiệm.
• Hạn chế về nhân sự: Thiếu nhân lực, trình độ chuyên môn thấp, tinh thần làm việc chưa tốt.

Phân tích môi trường bên ngoài:

Cơ hội một yếu tố ngoại cảnh và ngoài tầm kiểm soát của bạn, nhưng đây lại là yếu tố làm nên thành công của doanh nghiệp bạn:

• Nhu cầu thị trường cao.
• Sự phát triển của khoa học công nghệ.
• Chính sách ưu đãi của chính phủ.
• Mối quan hệ hợp tác với các đối tác.
• Xu hướng thị trường: Đang thay đổi như thế nào? Những trending mới nào có thể áp dụng,..
• Biến chuyển về khách hàng tiềm năng.

Thách thức là một yếu tố ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp mà bạn không thể kiểm soát.

• Cạnh tranh gay gắt.
•  Hội nhập kinh tế thay đổi?
• Biến động của thị trường.
• Chính sách của chính phủ thay đổi.
• Rủi ro về tài chính, thiên tai, dịch bệnh.
• Thay đổi các mối quan hệ kinh doanh.

Bước 2: Thiết lập ma trận SWOT

Để phân tích được các yếu tố trong mô hình SWOT bạn cần thiết lập ma trận để chia nhỏ và làm rõ từng mục SWOT được biểu diễn dưới dạng một bảng có 2 hàng và 2 cột, chia thành 4 phần khác nhau để đại diện cho Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Nguy cơ. Việc sử dụng bảng này giúp trình bày thông tin một cách rõ ràng và dễ hiểu.

Bạn có thể xây dựng chiến lược kinh doanh bằng cách phát triển điểm mạnh từ điểm yếu, kết hợp cả ưu điểm và nhược điểm.

Phát triển điểm mạnh

Để có thể kết hợp được điểm mạnh và điểm yếu, bạn cần đánh giá khách quan nhất ưu điểm nào có thể tận dụng và chuyển hóa thành điểm mạnh. 

Ví dụ: Tiếp tục với việc phân tích SWOT của thương hiệu “The Coffe Home”. Bạn có thể kết hợp điểm mạnh 1,2,3 với cơ hội 1. Từ đó phát triển một chiến lược hợp lý: mở rộng thêm các chi nhánh kinh doanh, mỗi điểm bán có một số món riêng biệc, best sales phù hợp với nhu cầu của khách hàng tại khu vực đó. Hơn hết, với việc đưa ra chiến lược này có thể giải quyết được W3 (Diện tích).

Tuy nhiên với ví dụ thiết lập ma trận SWOT cho The Coffe Home đây chỉ là một ví dụ minh họa bạn không nên lấy làm tiêu chuẩn để phát triển cho các chiến lược của mình. 

Chuyển hóa điểm yếu 

Việc lựa chọn phát huy điểm mạnh là điều mà doanh nghiệp nào cũng hướng đến tuy nhiên bạn còn phải kết hợp với việc giảm thiểu tối các các yếu điểm – Đây mới là điều khó khăn khi thực thi chiến lược.

Tận dụng tối đa cơ hội

Việc cải thiện doanh nghiệp dựa trên những điểm yếu được xác định trong mô hình SWOT sẽ phức tạp hơn một chút, là vì bạn cần phải thành thật với chính mình về những điểm yếu mà doanh nghiệp đang mắc phải ngay từ đầu, thời điểm liệt kê các yếu tố SWOT.

Để tận dụng tối đa cơ hội cho thương hiệu của mình bạn bạn có thể sử dụng chiến lược W-O (Thâm nhập thị trường): Kết hợp giữa điểm yếu và cơ hội. Đồng thời sử dụng chiến lược W-T: Kết hợp điểm yếu và thách thức của doanh nghiệp là tiền đề cho việc loại bỏ yếu điểm.

Loại bỏ các thách thức

Tại sao cùng là Threat nhưng ở trên tôi gọi là Rủi ro, còn bây giờ lại là Mối đe dọa? Vì rủi ro đi cùng Thế mạnh thì chỉ là Rủi ro, nhưng kết hợp cùng Yếu điểm sẽ là Mối đe dọa thực sự cho một doanh nghiệp, mức độ ảnh hưởng hoàn toàn khác biệt.

Giảm thiểu các thách thức trong mô hình SWOT có thể là thử thách khó khăn nhất bạn phải đối mặt. Bởi vì những mối đe dọa này chủ yếu đến từ môi trường bên ngoài doanh nghiệp. Bản chất, bạn không thể loại bỏ được được hết nhược điểm và rủi ro. Tuy nhiên, để giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp bạn không nên né tránh chúng. 

Dù cho các thách thức có nhiều thì bạn vẫn cần liệt kê ra hết và đưa ra chiến lược giải quyết phù hợp. 

Nhìn lại ma trận SWOT cho The Coffe Hone bạn nhìn nhận ngay thấy điểm chạm nhau giữa S1 và T4 là vấn đề chi phí. 

Với ma trận SWOT này bạn có thể nhanh chóng nhìn nhận ra một cách khách quan nhất những mối quan tâm cấp thiết và kịp thời đưa ra giải pháp phù hợp.

Bước 3: Lập Kế Hoạch Hành Động

Sau khi phân tích mô hình SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats – Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội, Rủi ro) để đánh giá tình hình hiện tại của doanh nghiệp hoặc dự án, việc lập kế hoạch hành động chi tiết là bước quan trọng để tận dụng những cơ hội và vượt qua những rủi ro. Dưới đây là các bước bạn có thể thực hiện:

• Xác định mục tiêu cụ thể: Đặt ra mục tiêu rõ ràng và cụ thể mà bạn muốn đạt được sau khi lập kế hoạch hành động. (Bạn có thể tham khảo cách đặt mục tiêu theo mô hình SMART tại đây)
• Xác định các biện pháp cần thiết: Dựa trên phân tích SWOT, xác định những biện pháp cần thực hiện để tận dụng điểm mạnh, khắc phục điểm yếu, khai thác cơ hội và đối phó với rủi ro.
•  Xác định nguồn lực: Đảm bảo rằng bạn đã xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện kế hoạch hành động (Bao gồm tài chính, nhân lực, và công nghệ).
• Thiết lập lịch trình: Xác định thời gian và tiến độ cụ thể cho từng bước thực hiện kế hoạch hành động. (Lập timeline chia nhỏ từng lộ trình bám sát kế hoạch hành động).
• Đánh giá và theo dõi: Thiết lập các chỉ số hoặc tiêu chí đánh giá để theo dõi tiến độ thực hiện, đánh giá hiệu quả và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.

Bước 4: Đánh Giá và Điều Chỉnh

Xác định các chỉ số đo lường để đánh giá hiệu quả của kế hoạch và điều chỉnh cần thiết để đảm bảo sự linh hoạt và hiệu quả của chiến lược:

• Đánh giá mức độ ảnh hưởng của các yếu tố SWOT.
• Lập kế hoạch chi tiết để phát huy điểm mạnh, khắc phục điểm yếu, tận dụng cơ hội và vượt qua thách thức.
• Xác định nguồn lực cần thiết để thực hiện kế hoạch.
• Theo dõi và đánh giá hiệu quả thực hiện kế hoạch.

4. Các doanh nghiệp hiện nay đã ứng dụng mô hình SWOT ra sao?

Hiện nay, mô hình SWOT được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngữ cảnh, từ các công ty lớn đến các dự án đơn giản hoặc phức tạp hơn. Hiện nay, việc ứng dụng phân tích SWOT trong SMEs đang gặp một số hạn chế: 

• Áp dụng SWOT một cách hình thức: Dẫn đến việc phân tích SWOT thường được thực hiện một cách qua loa, thiếu chuyên nghiệp. Các yếu tố SWOT được xác định không cụ thể, rõ ràng và thiếu tính định lượng. Kết quả phân tích SWOT không được sử dụng để xây dựng kế hoạch hành động cụ thể.
• Hạn chế về năng lực: Trong việc phân tích SWOT, SMEs gặp hạn chế về năng lực do thiếu nhân sự có trình độ chuyên môn, sự thiếu hụt các công cụ và phương pháp hỗ trợ hiệu quả, cùng với khả năng tiếp cận dữ liệu và thông tin phục vụ cho phân tích SWOT còn hạn chế.
• Thiếu sự đồng thuận: Trong SMEs, quá trình phân tích SWOT có thể gặp khó khăn trong việc đưa ra đánh giá đồng thuận từ các bộ phận hoặc cá nhân khác nhau trong doanh nghiệp. Điều này có thể ảnh hưởng đến tính khách quan và hiệu quả của phân tích.
• Thực thi chiến lược: Mặc dù phân tích mô hình SWOT giúp SMEs xác định các yếu tố quan trọng, nhưng thực thi chiến lược dựa trên kết quả phân tích đòi hỏi sự quyết đoán và nỗ lực liên tục từ phía doanh nghiệp.

Điều này dẫn đến việc hạn chế khả năng phát triển chiến lược kinh doanh hiệu quả, gặp nhiều khó khăn trong việc cạnh tranh trên thị trường, dễ dàng bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài.

Để vượt qua những thách thức hiện tại, cần thực hiện các giải pháp cụ thể và hiệu quả:

• Tăng cường đào tạo về cách thức áp dụng mô hình SWOT hiệu quả.
• Phát triển các công cụ và phương pháp hỗ trợ phân tích SWOT phù hợp với SMEs.
• Mở rộng các kho dữ liệu & thông tin phục vụ cho việc phân tích SWOT

Tóm lại, qua việc hiểu biết và áp dụng mô hình SWOT một cách chính xác, doanh nghiệp có thể tăng cường sức mạnh, giảm thiểu nhược điểm, tận dụng cơ hội và đối phó với mối đe dọa, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.
Theo dõi Getfly CRM ngay để đọc nhiều kiến thức hay về marketing, kinh doanh bạn nhé!

Getfly – Để khách hàng mua trọn đời!

Tags: chủ doanh nghiệp, ma trân swot, Mô hình swot