Bật mí 9 kỹ năng quản lý đội nhóm mà bạn không thể bỏ qua

Kỹ năng quản lý đội nhóm đóng vai trò quan trọng đối với bất kỳ sự thành công nào. Một trưởng nhóm sở hữu bộ kỹ năng phù hợp có thể quản lý và thúc đẩy nhóm của họ đạt được mục tiêu một cách hiệu quả, giúp tăng năng suất, giao tiếp tốt hơn và môi trường làm việc tích cực hơn. Tuy nhiên, không phải nhà lãnh đạo nào cũng sở hữu những kỹ năng cần thiết này.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ bật mí 9 kỹ năng quản lý nhóm mà bạn không thể bỏ qua nếu muốn trở thành một nhà lãnh đạo xuất sắc. Cùng khám phá ngay dưới bài viết này nhé!

Kỹ năng quản lý đội nhóm là gì?

Kỹ năng quản lý đội nhóm là khả năng điều hành, lãnh đạo và giám sát một nhóm người để đạt được mục tiêu chung một cách hiệu quả. Kỹ năng này bao gồm nhiều khía cạnh: lãnh đạo, quản lý thời gian, giao tiếp, giải quyết vấn đề,… tư duy chiến lược và phát triển đội nhóm.

Kỹ năng quản lý đội nhóm giúp đảm bảo sự hợp tác nhằm đạt được mục tiêu và mang lại thành công cho tổ chức hay dự án mà đội nhóm đang làm việc.

Vai trò của kỹ năng quản lý đội nhóm 

Kỹ năng quản lý đội nhóm có vai trò rất quan trọng và đóng góp không thể thiếu trong môi trường làm việc. Dưới đây là một số vai trò của kỹ năng quản lý đội nhóm:

• Tạo ra một môi trường làm việc tích cực: Tạo ra một môi trường làm việc tích cực, thân thiện, khuyến khích và động lực cho các thành viên trong đội.
• Tăng cường cộng tác và sự hợp tác: Giữa các thành viên trong đội, tạo ra một tinh thần đoàn kết và sự tin tưởng lẫn nhau.
• Giúp đạt được mục tiêu chung: Đảm bảo rằng đội nhóm hoạt động hiệu quả để đạt được mục tiêu chung của dự án hoặc tổ chức.
• Tăng cường hiệu suất làm việc: Tăng cường hiệu suất làm việc của đội nhóm, giảm thiểu sai sót và tăng cường sự đồng nhất trong quá trình làm việc.
• Giải quyết các vấn đề hiệu quả: Giúp đội trưởng giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc một cách hiệu quả và nhanh chóng.
• Phát triển năng lực của đội nhóm: Giúp đội trưởng phát triển năng lực của đội nhóm, từ đó tạo ra sự phát triển bền vững cho tổ chức hoặc dự án.
• Tạo ra sự đổi mới và sáng tạo: Kỹ năng quản lý đội nhóm giúp tạo ra sự đổi mới và sáng tạo trong quá trình làm việc, từ đó tạo ra giá trị cho tổ chức hoặc dự án mà đội nhóm đang làm việc.

Đừng bỏ qua bài viết này để hiểu rõ hơn về các kỹ năng cần thiết của một người quản lý xuất sắc!

9 kỹ năng lãnh đạo và quản lý nhóm hiệu quả bạn cần biết

Giao tiếp hiệu quả

Giao tiếp là một trong cách quản lý đội nhóm hiệu quả. Đây là cách tốt nhất để đảm bảo các thông điệp được truyền tải một cách chính xác giữa các thành viên trong đội. Từ đó đạt được các mục tiêu chung và tăng cường động lực làm việc. 

Dưới đây là một số cách để giao tiếp hiệu quả trong kỹ năng quản lý đội nhóm:

• Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và dễ hiểu: Giúp tránh hiểu nhầm và đảm bảo rằng thông điệp được truyền tải chính xác.
• Lắng nghe kỹ: Giúp đội trưởng hiểu rõ hơn về quan điểm và ý kiến của từng thành viên trong đội, từ đó giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả.
• Sử dụng các công cụ giao tiếp hiệu quả: Sử dụng email, các ứng dụng trò chuyện, video hội nghị trực tuyến giúp đội trưởng liên lạc với các thành viên trong đội một cách dễ dàng và nhanh chóng.
• Thực hiện các cuộc họp hiệu quả: Giúp đội trưởng và các thành viên trong đội trao đổi những ý kiến, quan điểm và thông tin quan trọng, từ đó thống nhất các kế hoạch và đạt được mục tiêu chung.
• Sử dụng phản hồi tích cực: Đội trưởng sẽ tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích và động viên các thành viên trong đội, giúp tăng cường sự đồng tình và sự hợp tác giữa các thành viên trong đội.
• Thực hiện các câu hỏi và trả lời một cách chính xác: Sẽ giúp cho đội trưởng đáp ứng đúng các yêu cầu của từng thành viên trong đội. Từ đó giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Xem thêm ngay bài viết: “Nghệ thuật giao tiếp trong bán hàng đỉnh cao”

Ủy thác công việc cho nhân viên

Kỹ năng quản lý nhóm hiệu quả liên quan đến việc hiểu được điểm mạnh và điểm yếu của các thành viên trong nhóm để phân công nhiệm vụ một cách hợp lý. Là một nhà lãnh đạo không nhất thiết phải đảm nhận tất cả các công việc khó khăn. 

Điều quan trọng là phải biết cách sử dụng các kỹ năng phân công công việc để thúc đẩy tính tự giác và trách nhiệm giữa các thành viên trong nhóm. Cách tiếp cận này giúp làm nổi bật những điểm mạnh và khả năng độc đáo của mỗi cá nhân, cuối cùng dẫn đến một nhóm thành công và vượt trội hơn.

Cùng đưa ra quyết định

Việc đưa ra quyết định cùng nhau vừa tạo sự bình đẳng vừa giảm bớt áp lực cho nhóm trưởng. Dưới đây là một số lời khuyên để đưa ra quyết định cùng nhau trong kỹ năng quản lý đội nhóm:

• Tìm hiểu và thu thập thông tin: Đầu tiên, người quản lý cần tìm hiểu và thu thập đầy đủ thông tin về vấn đề, từ đó có thể đưa ra quyết định chính xác và hiệu quả.
• Tập trung vào các mục tiêu chung: Khi đưa ra quyết định, đội trưởng cần tập trung vào các mục tiêu chung của dự án hoặc tổ chức, và đảm bảo rằng quyết định sẽ đóng góp vào việc đạt được mục tiêu chung đó.
• Xem xét tất cả các phương án: Xem xét tất cả các phương án có thể để đưa ra quyết định, từ đó có thể đánh giá và chọn ra phương án tốt nhất.
• Tính toán các rủi ro: Khi đưa ra quyết định, người quản lý nên tính toán và đánh giá các rủi ro có thể xảy ra, từ đó đưa ra quyết định an toàn và đảm bảo rằng các rủi ro được giảm thiểu.
• Thảo luận với đội nhóm: nhóm trưởng nên thảo luận với đội nhóm và lắng nghe ý kiến của từng thành viên trong đội trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
• Tự tin đưa ra quyết định: Sau khi xem xét và đánh giá tất cả các thông tin và ý kiến, đội trưởng nên tự tin đưa ra quyết định và chịu trách nhiệm về quyết định của mình.

Tóm lại, việc đưa ra quyết định cùng các thành viên đòi hỏi đội trưởng phải có sự lãnh đạo, đánh giá thông tin và đưa ra quyết định chính xác và hiệu quả.

Tổ chức và xây dựng đội nhóm

Để tổ chức và xây dựng một đội nhóm hiệu quả, đội trưởng có thể thực hiện các bước sau đây:

• Xác định mục tiêu và nhiệm vụ: Đội trưởng cần xác định rõ mục tiêu và nhiệm vụ của đội nhóm để đưa ra các kế hoạch và hoạt động phù hợp.
• Chọn thành viên phù hợp: Đội trưởng cần chọn các thành viên phù hợp với mục tiêu và nhiệm vụ của đội nhóm, từ đó tạo ra một đội nhóm đầy đủ các kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết.
• Xác định và phân chia các vai trò trong đội nhóm: Xác định và phân chia các vai trò trong đội nhóm để các thành viên có thể hiểu rõ trách nhiệm và nhiệm vụ của mình.
• Xây dựng mối quan hệ giữa các thành viên trong đội nhóm: Xây dựng mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong đội nhóm bằng cách khuyến khích giao tiếp, hợp tác và tôn trọng ý kiến của nhau.
• Định kỳ gặp gỡ và đánh giá: Đội trưởng cần định kỳ gặp gỡ và đánh giá hoạt động của đội nhóm để đưa ra các điều chỉnh cần thiết và giải quyết các vấn đề phát sinh.
• Tạo động lực và tinh thần làm việc tích cực: Tạo động lực và tinh thần làm việc tích cực cho đội nhóm bằng cách đưa ra các mục tiêu cụ thể và giúp các thành viên trong đội nhóm thấy rằng công việc của họ đóng góp vào mục tiêu chung của đội nhóm.

Tóm lại, tổ chức và xây dựng đội nhóm là một quá trình quan trọng trong kỹ năng quản lý đội nhóm. Để đạt được sự thành công, đội trưởng cần chọn các thành viên phù hợp, xác định và phân chia các vai trò. Từ đó xây dựng mối quan hệ tốt giữa các thành viên. Đánh giá và đưa ra các điều chỉnh cần thiết và tạo động lực và tinh thần làm việc tích cực cho đội nhóm.

Tạo động lực

Để tạo động lực cho đội nhóm, đội trưởng cần thực hiện các bước sau đây:

• Xác định mục tiêu cụ thể: Xác định mục tiêu cụ thể và rõ ràng để các thành viên trong đội nhóm có thể hiểu rõ mục tiêu của công việc.
• Giao nhiệm vụ phù hợp: Cần phân công nhiệm vụ phù hợp với khả năng và kinh nghiệm của từng thành viên để đảm bảo rằng công việc được hoàn thành một cách hiệu quả.
• Tạo sự đồng cảm: Đội trưởng cần tạo sự đồng cảm với các thành viên trong đội nhóm bằng cách lắng nghe ý kiến và quan tâm đến nhu cầu của từng thành viên.
• Khuyến khích và gợi cảm hứng: Đội trưởng khuyến khích và gợi cảm hứng cho đội nhóm bằng cách đưa ra các ý tưởng mới, giúp giải quyết các vấn đề và tạo ra một môi trường làm việc tích cực.
• Cung cấp phản hồi tích cực: Phản hồi tích cực cho các thành viên trong đội nhóm để tạo động lực và khuyến khích họ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
• Tạo mối quan hệ tốt giữa các thành viên: Đội trưởng cần tạo mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong đội nhóm bằng cách khuyến khích giao tiếp, hợp tác và tôn trọng ý kiến của nhau.
• Tôn trọng và ghi nhận thành tích: Đội trưởng tôn trọng và ghi nhận các thành tích của các thành viên trong đội nhóm để tạo động lực và khích lệ họ hoàn thành tốt công việc.

Làm gương

Kỹ năng làm gương là một phần quan trọng trong kỹ năng xây dựng đội nhóm hiệu quả. Để làm gương được trong đội nhóm, nhóm trưởng có thể thực hiện những hành động sau:

• Đặt mục tiêu và hành động theo mục tiêu: Đặt mục tiêu rõ ràng và hành động theo mục tiêu đó để trở thành một người làm gương trong đội nhóm.
• Giữ lời hứa và thực hiện nghĩa vụ: Giữ lời hứa và thực hiện nghĩa vụ của mình để trở thành một người đáng tin cậy và làm gương cho các thành viên trong đội nhóm.
• Tôn trọng và quan tâm đến các thành viên trong đội nhóm: Tôn trọng và quan tâm đến các thành viên trong đội nhóm, lắng nghe ý kiến của họ và giúp đỡ họ trong công việc để trở thành một người làm gương trong đội nhóm.

Đừng bỏ qua bài viết: “Áp dụng hình thức kỷ luật trong doanh nghiệp”.

Kỹ năng lắng nghe

Kỹ năng lắng nghe đem lại sự cảm giác được tôn trọng cho các thành viên. Khuyến khích họ sáng tạo, thoải mái tinh thần để làm việc. 

Một số gợi ý giúp cho các nhóm trưởng có thể lắng nghe các thành viên trong nhóm của mình một cách hiệu quả nhất:

• Chú ý đến người nói: Chú ý đến người nói để có thể hiểu được thông điệp mà họ muốn truyền tải.
• Không gián đoạn: Không gián đoạn, chen vào hay cướp lời khi người khác đang nói để họ có thể hoàn thành ý của mình.
• Hỏi và tương tác: Hỏi và tương tác với người nói để hiểu rõ hơn về thông điệp của họ.
• Chỉ ra sự hiểu biết: Chia sẻ quan điểm và sự hiểu biết của mình về những gì người khác đang nói để họ có thể cảm thấy được động lực và sự tôn trọng.
• Điều chỉnh hành vi: Điều chỉnh hành vi của mình để phù hợp với thông điệp mà người khác muốn truyền tải.

Tổ chức và xây dựng kế hoạch

Kỹ năng tổ chức và xây dựng kế hoạch trợ giúp đắc lực trong việc định hướng mục tiêu, phân công và điều phối, quản lý thời gian hiệu quả và đánh giá rõ ràng, chính xác. Để có được kỹ năng này, nhóm trưởng có thể rèn luyện theo một số gợi ý dưới đây:

• Đặt mục tiêu rõ ràng: Đặt mục tiêu rõ ràng và cụ thể để đội nhóm có thể hiểu và đạt được mục tiêu đó.
• Phân tích tình hình: Phân tích tình hình hiện tại bao gồm các tài nguyên, yêu cầu và thách thức để có thể xây dựng một kế hoạch hiệu quả nhất.
• Lập kế hoạch: Bằng cách xác định các bước cần thiết để đạt được mục tiêu, thời gian cụ thể, người phụ trách và tài nguyên cần sử dụng.
• Phân công nhiệm vụ: Phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong đội nhóm để đảm bảo tất cả công việc được thực hiện theo đúng kế hoạch.
• Giám sát tiến độ: Đội trưởng cần giám sát tiến độ của từng công việc trong kế hoạch để đảm bảo đội nhóm đạt được mục tiêu đề ra.
• Đánh giá và điều chỉnh kế hoạch: Đội trưởng cần đánh giá kế hoạch và điều chỉnh nếu cần thiết để đảm bảo kế hoạch được thực hiện tốt nhất.

Ghi nhận

Kỹ năng ghi nhận giúp cho nhân viên cảm thấy thành tựu. Nỗ lực làm việc và được nhóm trưởng tuyên dương, ghi nhận và thậm chí là có thưởng.

Một số gợi ý đưới đây sẽ giúp đội trưởng sử dụng kỹ năng ghi nhận một cách hiệu quả nhất:

• Chính xác: Ghi nhận kết quả chính xác và rõ ràng, tránh đưa ra những thông tin không chính xác hoặc mơ hồ.
• Thông tin chi tiết: Ghi lại các thông tin chi tiết và đầy đủ về kết quả, bao gồm thời gian, ngày thực hiện công việc và các bước thực hiện công việc.
• Đánh giá chất lượng: Đánh giá chất lượng của kết quả, đồng thời đưa ra những đánh giá đúng đắn về mức độ hoàn thành của công việc.
• Sử dụng công cụ hỗ trợ: Sử dụng các công cụ hỗ trợ để ghi nhận kết quả, bao gồm các phần mềm quản lý công việc hoặc các mẫu biểu mẫu ghi nhận kết quả.
• Tính hệ thống: Ghi nhận kết quả một cách hệ thống và có thể theo dõi được, nhằm đảm bảo rằng các thông tin được lưu trữ đầy đủ và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
• Giao tiếp: Giao tiếp một cách rõ ràng và trực tiếp với các thành viên, giải thích rõ ràng về việc ghi nhận kết quả và các tiêu chí đánh giá.

Từ đó có thể dễ dàng quản lý kết quả cũng như tiến độ công việc của các thành viên trong nhóm. Hoàn thành mục tiêu chung một các hiệu quả, ghi nhận chính xác những thành tựu xuất sắc đã đạt được.

Xem thêm bài viết về kỹ năng quản lý công việc tại đây!

Kết luận

Sau khi phân tích sâu về 9 kỹ năng quản lý đội nhóm “bất khả chiến bại” mong rằng sẽ giúp bạn cải thiện được khả năng lãnh đạo nhóm của mình. Từ giao tiếp hiệu quả đến giải quyết xung đột, những kỹ năng này cho phép các nhà lãnh đạo xây dựng một nhóm thống nhất có thể làm việc trơn tru hướng tới các mục tiêu chung.

Để có thể lãnh đạo và phối kết hợp với các thành viên tạo ra kết quả tốt nhất vì mục tiêu chung. Thì công cụ hỗ trợ là điều không thể thiếu. Với phần mềm quản lí và chăm sóc khách hàng Getfly CRM. Vừa có thể kết hợp lưu trữ thông tin khách hàng, lọc trùng, phân chia tình trạng khách hàng, trao đổi trực tiếp giữa các nhân viên về khách làm cho chân dung khách hàng rõ nét nhất. Ngoài ra, còn kết hợp các công cụ marketing tự động giúp cho việc chăm sóc khách hàng trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn bao giờ hết. 

Đặc biệt đối với các nhà quản lý, tính năng thống kê KPI tự động và quản lý cộng việc đặc biệt giúp ích họ giảm thiểu tối đa thời gian và công sức làm việc đi rất nhiều.

Tính năng quản lý công việc của Getfly cung cấp cho nhà quản lý cái nhìn toàn diện về mọi hoạt động của công ty. Nó cho phép họ dễ dàng phân công nhiệm vụ cho các phòng ban, nhóm hoặc từng nhân viên đồng thời theo dõi tiến độ và đánh giá mức độ hoàn thành công việc. 

Ngoài ra, còn tạo điều kiện giao tiếp giữa người quản lý và nhân viên bằng cách cho phép họ trao đổi thông tin về tiến độ công việc, hoàn thành và các vấn đề liên quan. Trong khi đó, ứng dụng Todo, đi kèm với tính năng lịch, được thiết kế để hỗ trợ người dùng tối ưu hóa lịch làm việc bằng cách đơn giản hóa quy trình quản lý tác vụ.

• Giao nhận việc khoa học: Khi một công việc được tạo mới, các thông báo liên quan đến công việc sẽ được hiển thị tại hệ thống notification thông minh: thông báo giao việc, nhận việc, thông tin trao đổi công việc…
• Kiểm soát deadline cho từng công việc: cảnh báo các công việc chậm deadline, tổng hợp công việc phải hoàn thành theo ngày/tháng, sắp xếp tiến độ hoàn thành theo thời gian.
• Giảm tải việc làm báo cáo hàng tuần: Tại KPI công việc, cho phép nhà quản lý theo dõi công việc của nhân viên theo trạng thái công việc (mức độ hoàn thành và đánh giá sao) cũng như khối lượng công việc. Theo đó, CRM giúp nhà quản lý minh bạch, rõ ràng trong đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, nâng cao chất lượng công việc.

Nếu có bất kì thắc mắc về tính năng của chúng tôi, đừng ngần ngại. Hãy gọi ngay đến hotline: 0965 593 953 để được hỗ trợ chi tiết nhất!

Getfly cam kết mang đến các sản phẩm và dịch vụ chất lượng, tự tin là bạn đồng hành tuyệt vời trên hành trình phát triển của mỗi khách hàng – giúp doanh nghiệp tiết kiệm 2h/ ngày trong vận hành và quản lý nhân sự, gia tăng đều đặn về doanh số từ 200-300%/ năm.

 Đăng ký ngay để được hỗ trợ và trải nghiệm MIỄN PHÍ 30 NGÀY phần mềm Getfly CRM

ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM 30 NGÀY

Getfly – để khách hàng mua hàng trọn đời

Tags: CRM, Phần mềm quản lý công việc, quản lý công việc