Với sự phát triển chóng mặt của công nghệ thông tin, chúng ta ngày nay đã có thể làm mọi chuyện chỉ trên chiếc điện thoại. Bạn có thể lướt web, xem phim, nghe nhạc, check mail,… chỉ với một chiếc điện thoại có nối mạng. Vì vậy, kỹ năng giao tiếp qua điện thoại đang ngày trở nên quan trọng hơn. Đây là kỹ năng đặc biệt cần được rèn luyện đối với người kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực chốt sale. Vậy bạn đã thật sự nắm vững những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại chưa? Nếu chưa, hãy đọc bài viết dưới đây của chúng tôi!
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại đối với người nghe
Nếu bạn là người nhận cuộc gọi, hãy giữ thái độ niềm nở và trả lời tích cực. Khi có chuông điện thoại, bạn nên nghe máy khi đã đổ tiếng chuông thứ hoặc thứ ba, đừng vội vàng bắt máy hoặc để chuông đổ quá lâu. Ngoài ra, bạn cần một số chú ý khi giao tiếp qua điện thoại như sau.
1. Đừng để người gọi độc thoại một mình
Thông thường trong một cuộc điện thoại, người gọi thường nói nhiều hơn. Tuy vậy, bạn cũng không nên im lặng lắng nghe. Nếu nội dung cuộc trò chuyện không đòi hỏi bạn phải trả lời, hãy vẫn cứ thỉnh thoảng đáp lại “tôi biết rồi”, “ừm, tôi hiểu”,… Những câu trả lời ngắn này sẽ khiến người nói cảm thấy vui và tin tưởng bởi bạn vẫn đang lắng nghe câu chuyện của họ.
2. Trả lời giọng vừa nghe, từ tốn vừa phải
Một trong những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại quan trọng là giọng nói cần từ tốn, vừa phải. Khi người gọi có nhu cầu cần được giải đáp thắc mắc, tư vấn, tâm sự,… Hãy trả lời với giọng nói từ tốn vừa phải. Đừng nói quá nhỏ khiến người đối diện không nghe rõ nhưng cũng đừng nói quá to gây cho họ cảm giác khó chịu.
3. Lắng nghe với thái độ tích cực, vui vẻ
Bạn có bao giờ nghĩ nói chuyện qua điện thoại đối phương sẽ chẳng thể nào thấy được biểu cảm của mình nên cứ thoải mái cau có, khó chịu,… Đây là một suy nghĩ hoàn toàn sai lầm bởi lời nói sẽ tố cáo tất cả những cử chỉ của bạn. Chính vì vậy, khi nghe điện thoại, hãy luôn giữ thái độ vui vẻ, niềm nở, tích cực. Đối phương chắc chắn sẽ cảm nhận được những điều này ở bạn.
Luôn trò chuyện với thái độ vui vẻ, tích cực
4. Đừng ăn uống khi nói chuyện điện thoại
Khi giao tiếp qua điện thoại, tốt nhất bạn đừng ăn hay uống bất kỳ thứ gì. Bởi điều này sẽ làm cho giọng nói bạn bị thay đổi, tệ hơn nữa là cuộc trò chuyện bị gián đoạn và chắc chắn rằng người nói sẽ biết được bạn đang ăn uống khi nói chuyện với họ. Điều này làm họ vô cùng khó chịu, cảm giác rằng bạn không tôn trọng họ, không xem trọng cuộc trò chuyện với họ.
5. Không bất ngờ tắt máy
Bất ngờ cúp máy chính là một trong những hành động thiếu lịch sự nhất khi giao tiếp qua điện thoại. Nếu bạn có việc bận đột xuất, hay không muốn tiếp tục nghe câu chuyện nữa, hãy nhẹ nhàng, từ chối một cách khéo léo.
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại đối với người nói
Trước khi gọi điện cho một ai đó, bạn hãy chuẩn bị sơ qua những nội dung mà mình sẽ nói. Nếu cuộc gọi của bạn nhằm bán hàng, chốt giá một đơn hàng,… bạn cần phải chuẩn bị thật kỹ càng. Những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại sau đây sẽ giúp đỡ bạn rất nhiều.
1. Hãy nói rõ danh tính và mục đích của cuộc gọi
Khi gọi điện cho các đối tác, việc đầu tiên bạn phải làm là nói rõ tên, đơn vị công ty mà mình đang công tác để người nghe có thể nắm bắt được thông tin của bạn. Đây chính là bước đầu tạo nên sự tin tưởng cho người đối diện. Hãy thử tưởng tượng xem, bạn có muốn nói chuyện với một người mà mình còn chẳng biết anh/cô ta là ai?
Chuẩn bị đầy đủ thông tin trước khi cuộc hội thoại bắt đầu
2. Chú ý giờ giấc và thời điểm gọi điện
Trước khi gọi điện thoại, hãy cân nhắc lại giờ giấc xem liệu đã phù hợp để gọi điện chưa? Tránh gọi ngoài giờ làm việc như sáng sớm, giờ nghỉ trưa hoặc tối khuya. Bởi đây có thể là thời điểm mà người nghe đang nghỉ ngơi, không muốn tiếp chuyện. Đầu giờ làm việc cũng không phải là thời điểm thích hợp để bắt đầu một cuộc trò chuyện. Đây là thời điểm mà mọi người đang lo giải quyết công việc nên sẽ không có thời gian để nghe bạn trò chuyện.
3. Giọng nói truyền cảm và nhẹ nhàng
Trong bất cứ tình huống nào dù là bán hàng hay trò chuyện, tâm sự,… bạn nên giữ cho giọng nói của mình nhẹ nhàng và truyền cảm. Giọng nói dễ chịu khiến người đối diện có cảm giác muốn lắng nghe. Cho dù bạn có gặp vấn đề hay bực dọc gì đi nữa, đừng quát tháo, lớn tiếng với người bên kia đầu dây. Rèn luyện giọng nói cũng chính là rèn luyện một kỹ năng quan trọng để giao tiếp qua điện thoại.
Đừng la hét khi giao tiếp qua điện thoại
Giao tiếp qua điện thoại không phải là chuyện đơn giản. Khi giao tiếp kiểu này, hai người hoàn toàn không thấy được những biểu cảm của nhau chính vì vậy cả người nghe và người nói đều phải luyện tập những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại để cuộc trò chuyện diễn ra hiệu quả nhất. Bài viết trên của Getfly đã đề cập đến một số chú ý khi giao tiếp qua điện thoại. Hi vọng những thông tin trong bài viết sẽ hữu ích cho bạn.
Tags: giao tiếp qua điện thoại, ky nang giao tiep, kỹ năng trò chuyện
Bản Đồ Văn Phòng
