Những tiêu chí chuẩn hóa dữ liệu khách hàng doanh nghiệp cần nắm rõ

Data khách hàng là tài sản quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần quản lý và khai thác tốt. Muốn hoàn thành công việc lớn cần phải bắt đầu từ những bước nhỏ, để có được cơ sở khách hàng khoa học – bảo mật – dễ khai thác, doanh nghiệp cần bắt đầu từ những hoạt động căn bản – chuẩn hóa dữ liệu khách hàng. Cùng Getfly tìm hiểu vai trò và các tiêu chí chuẩn hóa dữ liệu khách hàng trong bài viết dưới đây:

Nhu cầu chuẩn hóa dữ liệu tại các doanh nghiệp hiện nay

Trong bối cảnh thị trường biến động, nhu cầu khách hàng thay đổi nhanh chóng và ngày càng nhiều đối thủ cạnh tranh gia nhập thị trường, các doanh nghiệp cũng có những nhận thức rõ ràng hơn về tầm quan trọng của việc thấu hiểu khách hàng và ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Lưu trữ đầy đủ, phân loại thông minh và khai thác hiệu quả các dữ liệu khách hàng cũng trở thành “kim bài miễn tử” giúp doanh nghiệp đứng vững trước các sóng gió của thị trường. Các công cụ hỗ trợ cho hoạt động này cũng trở nên phổ biến và được ưa chuộng trên thị trường, mà điển hình nhất trong đó là phần mềm CRM.

Thông thường khi nghe giới thiệu về những lợi ích CRM mang lại đa phần các chủ doanh nghiệp thường mong muốn triển khai ngay. Tuy nhiên, một thực trạng đáng buồn là hầu hết dữ liệu của các doanh nghiệp có nhu cầu triển khai CRM đều chưa được chuẩn hoá:

• Tình trạng dữ liệu bị phân mảnh ở nhiều nơi (các chi nhánh, các phòng ban,…) với nhiều hình thức lưu trữ khác nhau (trên máy tính, trên điện thoại, trên giấy,…)
• Một số doanh nghiệp vẫn cho phép nhân sự chỉ nhập thông tin khách hàng lên CRM khi đã phát sinh đơn hàng, đồng nghĩa với các khách hàng ở trạng thái tiềm năng/ mới/ chưa tiếp cận,… đều không có mặt trên hệ thống.
• Doanh nghiệp chỉ yêu cầu nhân sự nhập các trường thông tin căn bản như số điện thoại, tên khách hàng và bỏ qua những thông tin mở rộng khác về nguồn thu thập, vị trí địa lý,…
• Không xây dựng những quy ước cụ thể về dữ liệu khách hàng chẳng hạn cần bổ sung các danh xưng anh/chị phía trước, không viết đầy đủ tất cả họ tên của khách hàng
• …

Điều này dẫn đến hệ quả là doanh nghiệp không thể kiểm soát được tất cả các nguồn dữ liệu hiện có và dẫn đến sai sót, thất thoát dữ liệu. Có thể thấy, dù đã bắt đầu ứng dụng CRM vào quản lý khách hàng, các doanh nghiệp vẫn chưa chú trọng và thực hiện triệt để hoạt động chuẩn hóa dữ liệu. Trong phần tiếp theo của bài viết Getfly sẽ gửi đến các bạn bộ tiêu chí chuẩn hóa dữ liệu căn bản, giúp các doanh nghiệp quản lý đặt nền móng vững chắc cho cơ sở dữ liệu của mình.

Một số tiêu chí chuẩn hóa dữ liệu căn bản cho mọi doanh nghiệp

• Dữ liệu tập trung lưu trữ ở một nơi: dù dữ liệu đó là dữ liệu gì, nằm ở phòng ban nào, chi nhánh nào thì cũng phải lưu trữ trên một hệ thống phần mềm duy nhất.
• Dữ liệu có tính nhất quán: đảm bảo tính duy nhất của dữ liệu, ví dụ chỉ có một khách hàng tên Nguyễn Văn A với số điện thoại 0123456789 trên toàn bộ hệ thống.
• Dữ liệu có tính chia sẻ: Dữ liệu có thể chia sẻ qua lại giữa người dùng, phòng ban và chi nhánh.
• Dữ liệu phải có tính kế thừa: Dữ liệu của chi nhánh này, phòng ban này thì chi nhánh khác, phòng ban khác cũng có thể sử dụng lại.
• Dữ liệu được phân quyền rõ ràng: Tuy dữ liệu có tính chia sẻ và kế thừa tuy nhiên phải được phân quyền rõ ràng. Ví dụ: dữ liệu khách hàng của bộ phận bán hàng được bộ phận CSKH sử dụng lại không có quyền cập nhật đơn hàng.
• Dữ liệu phải được bảo mật: Cuối cùng dữ liệu cần phải được bảo mật trên toàn bộ hệ thống. Tránh việc rò rỉ và mất cấp thông tin khách hàng.

Getfly CRM giúp chuẩn hóa dữ liệu như thế nào?

Đồng bộ và lưu trữ dữ liệu từ các nguồn khác nhau về một hệ thống duy nhất

Getfly CRM cho phép tự động đồng bộ dữ liệu từ các nguồn và nhiều hình thức khác nhau: upload excel, thêm mới trực tiếp, khách hàng đổ về từ optin form đặt trên facebook/ website/ landing page…

Lưu trữ thông tin nhất quán, hỗ trợ sàng lọc dữ liệu trùng

CRM cho phép lưu trữ thông tin theo các trường thông tin cụ thể, việc này cũng giúp bạn có thể tìm kiếm thông tin chi tiết và dễ dàng. Đồng thời, Getfly CRM cho phép cảnh báo người dùng khi dữ liệu tải lên bị trùng lặp. Với cách lưu trữ này, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát tình trạng tư vấn và chăm sóc trùng lặp, nhiều sales chăm sóc cùng 1 khách hàng.

Dữ liệu được chia sẻ và sử dụng chung bởi nhiều phòng ban, bộ phận

Dữ liệu khi được nhập lên hệ thống sẽ được cập nhật ngay lập tức, cho phép các bộ phận và nhân viên có thể nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng, tức thời.

Cho phép phân quyền dữ liệu theo từng vị trí/ phòng ban

Với tính năng phân quyền người dùng, nhà quản lý có thể thiết lập quyền sử dụng dữ liệu đối với từng nhân viên/ user: khả năng chỉnh sửa, thêm mới, xóa…

Đảm bảo bảo mật tuyệt đối

Không chỉ bảo mật dữ liệu cơ bản trong việc phân quyền vào kiểm soát quyền truy cập của nhân viên. Với module “bảo mật nâng cao” sẽ cho phép doanh nghiệp thắt chặt bảo mật dữ liệu với 4 tính năng khác mà không phải phần mềm nào trên thị trường cũng có thể đáp ứng được bao gồm:

• Bảo mật quyền khách hàng riêng tư của cá nhân với tổ chức
• Ẩn/ hiện trường dữ liệu tùy chỉnh, nhân sự vẫn có thể thao tác chăm sóc nhưng không thể nhìn thấy dữ liệu
• Phân quyền theo mối quan hệ, phân việc truy cập dữ liệu khách hàng theo từng trạng thái khách hàng
• Bảo mật các log trao đổi/ log thông tin quan trọng giúp admin có thể theo dõi được lịch sử truy cập các chức năng trên hệ thống

Là một sản phẩm thuần Việt, được 4000+ doanh nghiệp thuộc 200+ ngành nghề tin tưởng lựa chọn, Giải pháp phần mềm Getfly CRM là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp:

• Đồng bộ dữ liệu trên 1 nền tảng duy nhất
• Thao tác nhanh chóng trên PC và App Mobile
• Loại bỏ thao tác thừa trong quy trình
• Tiết kiệm 5-10 phút trong mỗi thao tác
• Nâng cao năng suất, tối ưu hiệu quả

Đăng ký ngay để được hỗ trợ và trải nghiệm MIỄN PHÍ 30 NGÀY phần mềm Getfly CRM

Tags: dữ liệu khách hàng