Top 7 kỹ năng quản lý công việc hiệu quả

Để hoàn thành công việc một cách hiệu quả và khoa học nhất chắc chắn bạn cần rèn luyện kỹ năng quản lý dự án công việc. Đây là kỹ năng mà bất kì người nào cũng cần có để quản trị được khối lượng tất cả những việc cần thực hiện một cách nhất quán. Bạn có tò mò làm sao để rèn luyện kỹ năng này không? Cùng khám phá ngay 7 kỹ năng quản lý công việc cơ bản trang bị giúp bạn đi nhanh hơn và chất lượng hơn giữa “núi” công việc.

Kỹ năng quản lý công việc là gì?

Kỹ năng quản lý công việc là tập hợp các kỹ năng và khả năng mà một người cần có để tổ chức, lập kế hoạch, điều phối và giám sát công việc một cách hiệu quả. Nó bao gồm việc sắp xếp các tài nguyên, quản lý thời gian và ưu tiên công việc, phân công nhiệm vụ, giao tiếp hiệu quả và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.

Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả giúp người quản lý hoặc người đảm nhận vai trò quản lý có khả năng điều phối và tổ chức các hoạt động để đạt được mục tiêu đã đề ra. Nó bao gồm khả năng xác định mục tiêu, lập kế hoạch chi tiết, phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, theo dõi tiến độ và đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng tiến độ và chất lượng.

Người có kỹ năng này biết cách sử dụng thời gian một cách hiệu quả, giảm thiểu lãng phí và đối phó với các rủi ro để hoàn thành công việc theo kế hoạch.

Bạn có thắc mắc về khái niệm “Kỹ năng quản lý là gì” và làm sao để rèn luyện kỹ năng quản trị kinh doanh hiệu quả không? Cùng khám phá ngay nhé!

Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý công việc

Kỹ năng quản lý công việc đóng vai trò quan trọng trong mọi lĩnh vực và ngành nghề. Đây chính là kỹ năng của người quản lý bắt buộc phải có. Cùng tìm hiểu ngay các lợi ích mà kỹ năng mang lại:

• Tăng năng suất làm việc: Kỹ năng quản lý công việc giúp bạn tổ chức và lập kế hoạch công việc một cách hiệu quả. Bằng cách ưu tiên công việc, quản lý thời gian và phân công nhiệm vụ, bạn có thể tăng cường năng suất làm việc và hoàn thành công việc đúng tiến độ.
• Đạt được mục tiêu: Giúp bạn xác định mục tiêu và lập kế hoạch để đạt được chúng. Khi phân tích, lập kế hoạch và thực hiện các bước cụ thể, bạn có thể tiến gần hơn đến mục tiêu của mình và đạt thành công.
• Quản lý stress và áp lực: Tổ chức công việc, ưu tiên nhiệm vụ và quản lý thời gian, bạn có thể giảm thiểu stress và tăng cường khả năng đối phó với áp lực.
• Tăng độ tin cậy và đáng tin cậy: Hoàn thành công việc đúng tiến độ, tổ chức công việc một cách có trật tự và tuân thủ cam kết. Sẽ giúp bạn xây dựng lòng tin và sự tín nhiệm từ đồng nghiệp, cấp trên và đối tác kinh doanh.
• Tăng khả năng định hướng và lãnh đạo: Bằng cách phân công nhiệm vụ, giao tiếp hiệu quả và giám sát tiến độ. Bạn có thể điều phối và hướng dẫn các thành viên trong nhóm làm việc để đạt được mục tiêu chung.

Bài viết liên quan: “Bật mí 9 kỹ năng quản lý đội nhóm bất khả chiến bại”

7 kỹ năng quản lý công việc bạn cần có

Kỹ năng của người quản lý bắt buộc có để có thể đưa đội nhóm hoàn thành mục tiêu và đạt doanh số sẽ được bật mí ngay dưới đây:

1. Phân loại công việc

Kỹ năng đầu tiên cần có để quản lý công việc hiệu quả là phân loại công việc. Để giám sát hiệu quả các nhiệm vụ, bạn phải có khả năng phân loại công việc dựa trên tầm quan trọng của từng nhiệm vụ. 

Dựa trên ma trận quản lý thời gian của Eisenhower, bạn cần ưu tiên những nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng để thực hiện trước. Những nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng, nhiệm vụ không quan trọng, không khẩn cấp thực hiện sau.

Ngay dưới đây là một số gợi ý giúp bạn phát triển thêm kỹ năng này cho bản thân:

• Xác định mục tiêu và ưu tiên: Đầu tiên, xác định mục tiêu của bạn và sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên. Đánh giá công việc dựa trên sự quan trọng và ưu tiên của chúng để xác định thứ tự ưu tiên.
• Phân loại công việc: Tiếp theo, phân chia các công việc thành các nhóm hoặc danh sách dựa trên mục tiêu và ưu tiên. Có thể sử dụng các công cụ quản lý công việc như bảng Kanban, danh sách công việc hoặc ứng dụng quản lý công việc để phân loại và quản lý công việc.
• Gán thời hạn: Đề ra thời hạn cho mỗi công việc để giữ cho quá trình làm việc được kéo dài và đảm bảo tiến độ hoàn thành.
• Theo dõi và đánh giá: Theo dõi tiến độ công việc và đánh giá kết quả. Điều chỉnh và điều hướng lại công việc nếu cần thiết để đạt được kết quả tốt nhất.

2. Kỹ năng lên kế hoạch cho công việc

Các nhiệm vụ trong ngày của bạn thường có mối quan hệ liên quan mật thiết đến nhau. Vì vậy, việc lập kế hoạch chiến lược cho toàn bộ công việc và nhiệm vụ riêng lẻ để có thể theo dõi tiến độ làm việc một cách khoa học nhất.

Bằng cách lên kế hoạch vào đầu năm/quý/tháng/tuần/ngày sẽ giúp bạn kiểm soát được mức độ hoàn thành công việc một cách chặt chẽ nhất. Dưới đây là gợi ý giúp bạn rèn luyện thêm kỹ năng lên kế hoạch:

• Xác định mục tiêu: Đầu tiên, xác định mục tiêu của công việc. Điều này giúp bạn biết được những gì cần đạt được và tạo ra kế hoạch phù hợp.
• Phân tích công việc: Phân tích công việc thành các bước cụ thể và xác định thứ tự ưu tiên của chúng. Giúp bạn hiểu rõ quy trình và các yếu tố liên quan để lên kế hoạch một cách chính xác.
• Xác định thời gian và nguồn lực cần thiết: Bước này sẽ giúp bạn lên lịch và quản lý tài nguyên một cách hợp lý.
• Thiết lập mục tiêu cụ thể: Đặt mục tiêu cụ thể cho từng bước công việc và đánh giá tiến độ. Điều này giúp bạn theo dõi quá trình và đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng tiến độ.
• Đánh giá và điều chỉnh: Đánh giá tiến độ công việc và điều chỉnh lại chiến lược và cách làm việc cho phù hợp để đạt được kết quả cao nhất.

3. Giới hạn thời gian thực hiện công việc

Tại sao một số cá nhân có thể hoàn thành mọi nhiệm vụ của mình trong vòng 24 giờ họ có trong ngày, trong khi những người khác dường như luôn cạn kiệt thời gian? Câu trả lời nằm ở việc họ có kế hoạch làm việc chặt chẽ và đặt ra thời hạn hay không.

Sự khác biệt giữa những người quản lý thời gian hiệu quả và những người thường xuyên cảm thấy quá tải chính là giới hạn thời gian thực hiện công việc.

Ngay từ bây giờ, hãy đặt ra deadline công việc của chính mình để quỹ thời gian của bản thân được thoái mái hơn.

4. Nhắc nhở thực hiện công việc

Đôi khi, khối lượng công việc có thể quá tải khiến bạn không thể xử lý hết mọi công việc trước mắt. Thay vì chỉ dựa vào trí nhớ, hãy để công nghệ hỗ trợ bạn bằng cách đặt lời nhắc. Bằng cách sử dụng các công cụ hỗ trợ phù hợp, bạn có thể hoàn thành công việc của mình một cách hiệu quả và triệt để hơn.

Hơn nữa, khi làm việc nhóm việc sử dụng phần mềm nhắc lịch là đặc biệt quan trọng. Giúp tiến độ thực hiện công việc được đảm bảo hoàn thành theo từng giai đoạn. Giảm thiểu thời gian và công sức cho người quản lý khi phải liên tục kiểm tra và nhắc nhở.

5. Nghỉ ngơi tiếp sức hợp lý

Trong một dự án dài hơi, trưởng nhóm nên biết cách tạo ra không gian làm việc thoải mái cho thành viên của mình. Vừa giảm căng thẳng, đồng thời khi giải trí não bộ và cơ thể sẽ dễ chịu hơn. Từ đây có thể nghĩ ra các ý tưởng mới độc đáo mà bạn không thể ngờ tới.

Ngoài ra, hãy tự sắp xếp quỹ thời gian của mình để có khoảng thời gian nghỉ ngơi sau 1 ngày làm việc. Để cơ thể thư giãn chính là tiếp sức lớn nhất để hoàn thành tốt mọi công việc được giao.

6. Đánh giá công việc theo từng giai đoạn

Đánh giá công việc theo từng giai đoạn là một phương pháp quan trọng để đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc. Điều quan trọng là phải cô đọng công việc đã hoàn thành trong một khoảng thời gian được chỉ định (tuần, tháng, quý, năm).

Vì vậy, bạn cần lập ra các mốc thời gian đánh giá định kì cụ thể để nhìn nhận lại những gì đã thực hiện được và hướng đi giải quyết vấn đề đó:

• Xác định các giai đoạn công việc: Phân chia công việc thành các phần nhỏ hơn giúp bạn quản lý công việc một cách hiệu quả hơn.
• Đặt mục tiêu cụ thể cho từng giai đoạn: Điều này giúp bạn có một tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng và cụ thể để xác định nếu công việc đã được hoàn thành đúng theo yêu cầu hay không.
• Đánh giá tiến độ và chất lượng: Theo dõi tiến độ và chất lượng công việc sau khi hoàn thành mỗi giai đoạn. So sánh kết quả với mục tiêu đã đặt ra và xem xét nếu có bất kỳ điều chỉnh hoặc cải thiện nào cần thiết.
• Ghi lại và đánh giá kết quả: Ghi lại kết quả đánh giá và điều chỉnh công việc. Giúp bạn theo dõi tiến trình và xác định các kỹ năng, điểm mạnh và điểm yếu trong quá trình thực hiện công việc.
• Đề xuất cải tiến: Dựa trên kết quả đánh giá, đề xuất các cải tiến và biện pháp để nâng cao tiến độ và chất lượng công việc.

7. Kỹ năng quản lý rủi ro

Kỹ năng quản trị rủi ro là một kỹ năng quan trọng trong công việc và kinh doanh. Giúp bạn định hình, quản lý các rủi ro tiềm ẩn để đảm bảo sự thành công và ổn định trong hoạt động của mình. 

Dưới đây là một số kỹ năng quản trị rủi ro quan trọng:

• Đánh giá rủi ro: Kỹ năng đánh giá rủi ro giúp bạn nhận ra và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn trong công việc hoặc dự án của mình. Bằng cách xác định các rủi ro có thể xảy ra và đánh giá mức độ ảnh hưởng và xác suất xảy ra, bạn có thể chuẩn bị và lập kế hoạch để ứng phó với chúng.
• Lập kế hoạch quản lý rủi ro: Kỹ năng lập kế hoạch quản lý rủi ro cho phép bạn xác định các biện pháp và các hoạt động cần thực hiện để giảm thiểu và kiểm soát rủi ro. Bạn có thể xác định các biện pháp phòng tránh, chuyển giao hoặc chấp nhận rủi ro, và lập kế hoạch để triển khai và theo dõi các biện pháp này.
• Ước lượng rủi ro tài chính: Giúp bạn đánh giá các rủi ro liên quan đến tài chính và tài sản của công ty hoặc dự án. Khi xác định thị trường, thay đổi thuế, hoặc thay đổi giá cả. Bạn có thể ước tính các rủi ro tài chính và lập kế hoạch để giảm thiểu tác động của chúng.
• Quản lý khẩn cấp và phản ứng: Giúp bạn xử lý các tình huống khẩn cấp và rủi ro không mong muốn. Bằng cách có kế hoạch sẵn để ứng phó với các tình huống khẩn cấp và đảm bảo rằng nhân viên và tài sản được bảo vệ, bạn có thể giảm thiểu tác động của các sự cố và đảm bảo sự ổn định trong hoạt động.
• Đánh giá hiệu quả: Giúp bạn đánh giá xem các biện pháp quản lý rủi ro đã được triển khai có hiệu quả hay không. Bằng cách theo dõi và đánh giá kết quả của các biện pháp quản lý, bạn có thể điều chỉnh và cải thiện quá trình quản lý rủi ro của mình.

Quản trị rủi ro là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự nhạy bén và linh hoạt. Bằng cách áp dụng các kỹ năng quản trị rủi ro, bạn có thể tối ưu hóa khả năng thành công và giảm thiểu tác động của rủi ro trong công việc và kinh doanh.

Khi nắm chắc được 7 kỹ năng quản lý công việc cơ bản trên chắc chắn bạn sẽ trở thành một nhân viên xuất sắc, một người quản lý tài ba đưa đội nhóm nhóm của mình đạt mọi target. Hãy bắt đầu rèn luyện kỹ năng quản trị của mình ngay từ bây giờ để thấy được kết quả công việc của bạn thay đổi ra sao.

Getfly – Để khách hàng mua trọn đời!

Tags: kỹ năng quản lý, kỹ năng quản lý công việc