Mục lục
Để đảm bảo bộ máy doanh nghiệp được vận hành một cách trơn tru và hiệu quả nhất thì việc tương tác giữa các thành viên cũng như gia tăng sự phối hợp đa phòng ban khi hoạt động cùng nhau trên Getfly CRM chính là yếu tố then chốt quyết định thành công.
Không giới hạn trong tương tác giao tiếp giữa các cá nhân, phòng ban. Với hệ sinh thái CRM cho phép hỗ trợ nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn doanh nghiệp một cách toàn diện.
Hoạt động tương tác giữa các phòng ban hệ thống – khoa học dựa trên tính đồng nhất dữ liệu
Nhiều người thường nhầm lẫn rằng CRM chỉ dành riêng cho bộ phận Marketing và bán hàng, tuy nhiên với sự phát triển công nghệ hiện nay, CRM đã và đang trở thành phần mềm quản lý toàn diện cho doanh nghiệp mà bất cứ doanh nghiệp lớn hay nhỏ đều nên sở hữu nó.
Getfly CRM cho phép hỗ trợ tất cả bộ phận thiết yếu trong doanh nghiệp từ nhà quản lý/ chủ doanh nghiệp hay các bộ phận marketing, sales, chăm sóc khách hàng, kế toán, nhân sự… Đồng thời với mục tiêu hình thành 1 dịch vụ bán hàng trước – trong – sau bán, cải thiện hình ảnh dịch vụ chuyên nghiệp, nâng cao trải nghiệm khách hàng, CRM cho phép hỗ trợ kết nối tương tác và trao đổi tất cả các phòng ban trên một cách xuyên suốt dựa trên sự đồng nhất dữ liệu trong 1 nền tảng.
Sự vận hành của tương tác này được hiểu cơ bản như sau:
Cốt lõi của CRM đưa khách hàng là vị trí trung tâm của tất cả mọi hoạt động. Theo đó, CRM sẽ lưu trữ thông tin và dữ liệu theo vòng đời mua hàng của họ gồm: tiếp cận doanh nghiệp, tìm hiểu dịch vụ, tư vấn giao dịch, ký hợp đồng, gia hạn và mua lại.
Tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp đều sở hữu vai trò nhất định trên hành trình mua hàng của khách hàng. Nếu như với cách quản lý thông thường thì quản lý thông tin trao đổi với khách hàng thường bị phân tán giữa các bộ phận với nhau. Tuy nhiên, khi sử dụng CRM thì mọi hoạt động đều được lưu trữ tập trung và cho phép mọi phòng ban có thể truy cập thông tin tức thời – nhanh chóng – chính xác.
Quy trình tương tác giữa các phòng ban trên Getfly CRM được thể hiện theo trình tự và hệ thống cụ thể:
– Marketing: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng và chuyển giao thông tin của khách hàng tới bộ phận sales.
– Sales: Tiếp cận dữ liệu từ bộ phận Marketing. Dựa trên những thông tin về khách hàng mà Marketing thu thập được để phân tích sâu hơn và tìm ra nhu cầu của họ, đồng thời thúc đẩy nhu cầu biến họ thành khách hàng thực thụ của doanh nghiệp. Thực hiện việc lên đơn hàng và hợp đồng chuyển giao cho bộ phận kho vận và kế toán.
– Kho vận: Tiếp nhận thông tin đơn hàng và phiếu xuất kho, giao đúng địa chỉ/đơn hàng cần cung cấp.
– Kế toán: Tổng hợp dữ liệu đơn hàng, thống kê doanh thu, chi phí.
– Chăm sóc sau bán: Nắm bắt thời hạn mua hàng, thời gian bán lại, truy xuất lịch sử chăm sóc khi có khiếu nại từ khách hàng, gọi điện chăm sóc lại khách hàng, upsell.
CRM cung cấp không gian làm việc và tương tác mở đối với từng người dùng cụ thể
CRM cung cấp không gian làm việc mở cho phép người dùng có thể truy cập các thông tin cần thiết phù hợp với chức năng công việc mà họ đảm nhận.
Từng người dùng ở vị trí phòng ban sẽ có những quyền hạn nhất định trong chuỗi quy trình bán hàng của doanh nghiệp. Giới hạn theo cấp độ vị trí: các cấp như admin – quản lý – nhân viên; giới hạn theo chức năng phòng ban: Marketing, sales, chăm sóc khách hàng, kế toán… .
Ví dụ nhân viên bộ phận sales sẽ có thể tương tác dữ liệu khách hàng mà bộ phận Marketing giao cho. Có quyền hạn lên đơn hàng, hợp đồng và chốt đơn hàng… đối với những khách hàng của mình. Người quản lý có quyền hạn theo dõi tất cả các khách hàng của nhân viên.
Khía cạnh khác, CRM hỗ trợ tất cả người dùng có thể trao đổi và chia sẻ công việc dựa trên tính năng quản lý công việc. Tại đây, người dùng có thể giao – nhận việc và trao đổi công việc giữa nhân viên và sếp hay giữa các nhân viên của các phòng ban khác nhau. Xóa bỏ các rào cản giao tiếp trong công việc.
Các tính năng cụ thể hỗ trợ tương tác giữa các thành viên trên Getfly CRM
Phân loại công việc theo từng dự án khác nhau
Nhà quản lý có thể phân loại công việc từng bộ phận theo từng nhóm dự án khác nhau trên CRM: dự án Marketing, bán hàng team kinh doanh A, B, dự án đào tạo nhân viên… Tại đây, chỉ những người được chỉ định mới có quyền xem, theo dõi các nội dung và nhận thông báo về các thông tin dự án. Điều này giúp cho tất cả các thành viên liên quan đều nắm rõ tình hình tiến độ của dự án và nhanh chóng nhận được thông tin cập nhật, từ đó có biện pháp hành động kịp thời.
Bên cạnh đó, chức năng khóa dự án sau khi hoàn thành trong CRM đảm bảo bất kỳ ai cũng không có quyền chỉnh sửa nội dung hay hủy dự án.
Trực tiếp giao việc – nhận việc trên hệ thống
Để đảm bảo sự công bằng và dân chủ trong công việc thì sếp và nhân viên có thể trực tiếp giao việc cho nhau ở trên hệ thống CRM. Công việc tạo mới bao gồm: người giao việc, người thực hiện, những người liên quan, thời hạn công việc, nội dung công việc… Khi một công việc được tạo mới, các thông báo liên quan đến công việc sẽ được hiển thị tại hệ thống notification thông báo: thông báo giao việc, nhận việc, thông tin trao đổi công việc…
CRM còn cho phép bạn thêm những người liên quan (dù khác bộ phận) vào công việc để cùng nhau phối hợp giải quyết cũng như hoàn thành nhiệm vụ.
Nhà quản lý không cần lo lắng việc không nắm bắt được tình hình triển khai công việc của nhân viên, nhân viên cũng gạt bỏ nỗi lo bỏ quên công việc, với màn hình giao diện quản lý công việc hàng ngày của nhân viên trên CRM hỗ trợ:
– Tổng hợp các công việc phải hoàn thành theo ngày/tháng
– Cảnh báo các công việc chậm deadline
– Sắp xếp thứ tự các công việc cần hoàn thành theo thời gian
– Theo dõi tiến độ hoàn thành công việc
Từ đó, CRM hỗ trợ nhà quản lý cũng như nhân viên chủ động hơn trong việc giao tiếp và kiểm soát công việc, đưa ra hướng xử lý kịp thời hay những biện pháp cần thiết nhằm đảm bảo tiến độ cũng như chất lượng công việc.
Tag trực tiếp người liên quan tại từng công việc
Nhân viên có thể tương tác và phản hồi tại từng công việc cụ thể. Đồng thời, CRM cho phép tag trực tiếp người liên quan tại mục trao đổi ở từng công việc, giúp các phòng ban phối hợp và hỗ trợ kịp thời, nhanh chóng trong công việc.
Xác nhận và đánh giá kết quả công việc
Một khi hoàn thành công việc được giao, nhân viên có thể gửi xác nhận hoàn thành trên CRM để người giao việc có thể nắm thông tin cũng như kiểm tra, đánh giá kết quả công việc. Nếu cần có sự điều chỉnh, người giao việc có thể trực tiếp phản hồi để người thực hiện hiểu và thay đổi cho phù hợp. Người giao việc cũng có thể đánh giá sao dựa trên mức độ hài lòng về chất lượng cũng như tiến độ hoàn thành công việc của người thực hiện.
Tại KPI công việc, cho phép nhà quản lý theo dõi công việc của nhân viên theo trạng thái công việc (mức độ hoàn thành và đánh giá sao) cũng như khối lượng công việc. Theo đó, CRM giúp nhà quản lý minh bạch, rõ ràng trong đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, nâng cao chất lượng công việc.
Hỗ trợ tương tác nội bộ
– Chat nội bộ: Người dùng có thể liên lạc công việc với nhau thông qua phần mềm trao đổi nội bộ tại CRM. Tại đây người dùng có thể gửi file và nhận file dễ dàng.
– Tài liệu nội bộ: Kho tài liệu nội bộ cho phép nhân viên truy cập các tài liệu chung của doanh nghiệp. Đồng thời, nhân viên cũng có thể tạo mới và lưu trữ các tài liệu riêng của mình tại đây, hoặc chia sẻ cho những người liên quan.
Nhìn chung ứng dụng CRM có thể cung cấp cho doanh nghiệp một hệ sinh thái làm việc mở rộng và tương tác dễ dàng để hướng tới tối ưu hóa quy trình làm việc, cải thiện hiệu suất công việc và nâng cao chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp.
Là một sản phẩm thuần Việt, được 3000+ doanh nghiệp thuộc 200+ ngành nghề tin tưởng lựa chọn, Giải pháp phần mềm Getfly CRM là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp:
– Đồng bộ dữ liệu trên 1 nền tảng duy nhất
– Thác tác nhanh chóng trên PC và App Mobile
– Loại bỏ thao tác thừa trong quy trình
– Tiết kiệm 5-10 phút trong mỗi thao tác
– Nâng cao năng suất, tối ưu hiệu quả
Bản Đồ Văn Phòng
