Top 5 tiêu chí cần xem xét khi lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp

Trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0, thời kỳ phát triển bùng nổ của công nghệ, doanh nghiệp đối mặt với bài toán quản lý rời rạc do ứng dụng nhiều phần mềm đơn lẻ khó đồng bộ dữ liệu, kiểm soát tổng quan hoạt động kinh doanh và làm giảm lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Do vậy, cần có một phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp chuẩn hóa số liệu, cung cấp cái nhìn toàn diện giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp là đáp án hoàn hảo cho bài toán trên. Tuy nhiên để triển khai thành công thì cần chọn một đối tác triển khai chất lượng. Vậy đâu là tiêu chí cần xem xét khi lựa chọn các giải pháp quản lý doanh nghiệp tổng thể? Cùng Getfly tìm hiểu trong bài viết sau đây nhé.

1. Có hệ thống lưu trữ dữ liệu khoa học

Mục đích chính của phần mềm quản lý doanh nghiệp là giúp mọi dữ liệu được quản lý một cách khoa học để có thể khai thác chúng một cách hiệu quả nhất. Vì vậy, hãy chọn một phần mềm mà thông tin nhân sự, kinh doanh, sản phẩm, hàng hóa, dòng tiền,… được sắp xếp logic, tự động và có tính liên kết.

Dữ liệu của doanh nghiệp có thể bao gồm nhiều thể loại hoặc thuộc về các phòng ban khác nhau. Bạn cần một hệ thống quản lý doanh nghiệp có tính năng tìm kiếm và bộ lọc thông minh. Ít nhất nó có thể hỗ trợ bạn tìm kiếm bất kỳ thông tin nào mà đã tồn tại trên hệ thống.

2. Phù hợp với quy trình làm việc của doanh nghiệp

Mỗi công ty, một ngành nghề lại có một quy trình làm việc đặc thù sản xuất, quản lý… khác nhau. Thậm chí cùng một công ty nhưng ở các giai đoạn khác nhau, quy trình làm việc cũng có những điểm khác biệt. Do vậy nhà quản trị cần xem xét những giải pháp quản lý doanh nghiệp phù hợp với quy trình hiện có. Bởi các giải pháp phần mềm đóng gói thường không tối ưu cho bất kỳ doanh nghiệp nào, có nghĩa là chúng thường sẽ phục vụ đa phần các nhu cầu chung hoặc thiết yếu mà hoạt động quản lý doanh nghiệp cần có. Mặt khác, các phần mềm này thường ko đáp ứng những nhu cầu mang tính đặc trưng của doanh nghiệp. Do vậy, để đảm bảo các lợi thế kinh doanh, doanh nghiệp có thể:

• Lựa chọn những phần mềm có các module mở rộng cho từng lĩnh vực đặc thù để mua thêm khi cần thiết
• Sử dụng các gói tư vấn sử dụng nâng cao để ứng dụng hiệu quả quy trình hiện có lên phần mềm
• Chấp nhận chi phí đầu tư lớn để đặt riêng phần mềm phù hợp với doanh nghiệp

Bên cạnh đó, khi lựa chọn đối tác cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp có thể xem xét khả năng tích hợp với các công cụ như: E-mail marketing, máy chấm công vân tay, máy đọc code, máy cảm biến( áp dụng với các đơn vị sản xuất)…để có thể hỗ trợ tốt nhất quá trình quản trị doanh nghiệp.

3. Hỗ trợ sự tương tác, kết nối

Trong thời kỳ cách mạng công nghiệp 4.0, tốc độ truyền tải thông tin nhanh chóng chính là lợi thế mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng mong muốn có được. Do vậy, phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả cũng cần đáp ứng được tiêu chí thúc đẩy sự tương tác kết nối, tạo dòng chảy thông tin thống nhất trong doanh nghiệp.

Dù có rất nhiều phần mềm trò chuyện trực tuyến miễn phí ra đời, tuy nhiên chúng tiềm ẩn những nguy cơ rò rỉ dữ liệu doanh nghiệp. Để phòng ngừa các tình huống đó, doanh nghiệp nên lựa chọn các phần mềm quản lý có tích hợp tính năng chat giúp nhân viên dễ dàng trao đổi, thảo luận trực tiếp ngay trên laptop, điện thoại thông minh. Điều này đảm bảo thông tin nội bộ doanh nghiệp sẽ được truyền đi nhanh chóng, kịp thời và bảo mật.

4. Sử dụng linh hoạt truy cập mọi lúc, mọi nơi

Trên thị trường có nhiều phần mềm quản lý doanh nghiệp khác nhau. Một số ứng dụng chỉ cho phép bạn và nhân viên có mặt tại văn phòng mới được phép truy cập và làm việc. Phương pháp này có thể bảo vệ được mọi thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp trên hệ thống. Tuy nhiên, lại mất công sức, thời gian hơn khi bị hạn chế về địa lý.

Để tiện lợi hơn, doanh nghiệp có thể lựa chọn các phần mềm lưu trữ thông tin trên nền tảng điện toán đám mây. Nhân sự chỉ cần có internet để đăng nhập sử dụng. Đặc biệt, chúng phải tương thích với càng nhiều thiết bị di động (lap top, máy tính bảng, mobile, PC,…) và các hệ điều hành phổ biến như iOS, Android,…

Khi ấy, bạn và cả nhân viên dễ dàng truy cập, nắm bắt công việc, theo dõi tiến độ công việc, đánh giá hay báo cáo,… ở mọi lúc mọi nơi. Luồng thông tin và dữ liệu trên phần mềm sẽ được tự động nhắc nhở và truyền tới đúng đối tượng cần quan tâm. Họ có thể dễ dàng mở ra đọc dù có ở văn phòng hay không. Để đảm bảo tính an toàn thông tin, doanh nghiệp có thể lựa chọn các phần mềm có tính năng phân quyền truy cập tài khoản, ẩn hiện các trường thông tin cụ thể trên mỗi tài khoản,…

5. Cổng API mở, dễ dàng tích hợp với các ứng dụng thứ 3

Nhiều nhà lãnh đạo cho biết, họ muốn tìm kiếm một phần mềm đáp ứng được toàn bộ nhu cầu của doanh nghiệp, tuy nhiên trên thực tế khó có phần mềm nào đáp ứng được điều này với mức chi phí hợp lý. Do vậy, chủ doanh nghiệp có thể lựa chọn các phương án tối ưu hơn chẳng hạn như tích hợp với các bên thứ 3 để sử dụng thêm các tính năng còn thiếu hoặc hỗ trợ chưa tốt.

Một phần mềm quản lý doanh nghiệp hữu ích tức là tích hợp hệ thống API mở. Nó dễ dàng cho phép doanh nghiệp của bạn truyền tải dữ liệu qua lại giữa các phần mềm. Theo đó, bạn có thể tích hợp với mail, microsoft, calendar, dropbox,… hay thậm chí là một phần mềm quản lý công việc cho nhân viên song song nào đó.

5 tiêu chí trên chính là chìa khóa vàng để bạn tìm kiếm một phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả. Đây chính là yếu tố then chốt giúp cho bạn có một “trợ lý” thông minh để điều hành các hoạt động của doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi. Chúc các bạn thành công!

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả đáp ứng đủ các tiêu chí trên, hãy liên hệ ngay với Getfly CRM qua hotline: 0965 593 953 hoặc để lại thông tin trong form dưới đây để nhận được tư vấn chi tiết từ đội ngũ chuyên viên của chúng tôi.