Kinh nghiệm quản lý hàng hóa hiệu quả

Doanh nghiệp thường rất đau đầu khi quản lý kho hàng thủ công bằng excel và giấy tờ với hàng loạt “vấn nạn” như sai sót, nhầm lẫn khi nhập liệu, số lượng sản phẩm không chính xác, mất thời gian và nhân lực trong kiểm kê, thống kê sản phẩm tồn kho, không giám sát được tính minh bạch của nhân viên…Tất cả các nguyên nhân trên là lỗ hổng khiến doanh nghiệp thất thoát hàng hóa, tổn thất doanh thu nghiêm trọng. 

Vậy làm thế nào để quản lý hàng hóa hiệu quả. Getfly đã tổng hợp các knh nghiệm quản lý hàng hóa hiệu quả dưới đây mà nhà quản lý nên áp dụng cho doanh nghiệp của mình.

1. Dán mã sản phẩm cho tất cả hàng hóa trong kho

Việc sử dụng mã sản phẩm đối với tất cả hàng hóa của doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát tất cả các đầu mục/ danh mục sản phẩm. Thêm vào đó, khi sắp xếp sản phẩm trong kho theo từng mã sản phẩm có thứ tự ý nghĩa cũng là cách giúp doanh nghiệp tìm kiếm sản phẩm dễ dàng hơn. Đồng thời việc này cũng giúp cho việc tìm kiếm hàng hóa trên giấy tờ hay excel hoặc thao tác trên phần mềm diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn.

2. Giao trách nhiệm quản lý hàng hóa tại từng khu vực cho từng nhân viên

Kinh nghiệm quản lý hàng hóa hiệu quả tiếp theo là cần giao trách nghiệm quản lý hàng hóa cho nhân viên cụ thể. Với doanh nghiệp có nhiều cơ sở, kho hàng hay kho hàng rộng thì có thể thực hiện quy trách nghiệm quản lý từng kho/ từng khu vực kho hàng cho từng nhân viên. 

Việc phân chia trách nghiệm quản lý cho từng nhân viên sẽ gia tăng trách nghiệm của nhân viên đó, hạn chế việc thất thoát hàng hóa xảy ra.

3. Hình thành quy trình kiểm duyệt trình xuất – nhập kho chặt chẽ

Thông thường, sự sai sót số lượng hàng hóa trong kho chủ yếu là do nhầm lẫn kiểm duyệt từ khâu xuất – nhập khẩu hàng hóa: nhân viên kiểm hàng đếm sai hoặc nhập sai hay quên ghi lại đơn hàng xuất kho…Rất nhiều trường hợp có thể xảy ra trong quá trình xuất nhập kho nếu doanh nghiệp không có quy trình kiểm duyệt chặt chẽ. 

Do đó, doanh nghiệp cần hình thành quy trình kiểm duyệt xuất- nhập kho chặt chẽ với việc lưu trữ phiếu ghi – nhận hàng đầy đủ. Cần kiểm duyệt đơn thật kỹ càng (số lượng và mã sản phẩm thực tế và trên phiếu ghi) trước khi đơn hàng được đồng ý nhập hoặc xuất kho…

4. Tiến hành kiểm kho định kỳ

Doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kho định kỳ để đánh giá số liệu thực tế trong kho và số liệu ghi trên sổ sách/ excel/ phần mềm. Thông thường, thời gian cố định kiểm kho thường là 1 tháng. Điều này sẽ giúp cho quá trình lưu kho đạt được hiệu quả cao hơn. Đây là một trong những kinh nghiệm quản lý hàng hóa hiệu quả mà bạn không nên bỏ qua!

5. Xác định giá trị tồn kho của hàng hóa

Trong quá trình kiểm kho, doanh nghiệp cần đánh giá giá trị tồn kho của hàng hóa. Những hàng hóa bị hao mòn do điều kiện thời tiết, độ ẩm, ánh sáng…hoặc hết hạn sử dụng cần được cập nhật thường xuyên để đánh giá giá trị tồn kho của hàng hóa.

6. Quản lý bằng thẻ kho

Thẻ kho là dạng theo dõi số lượng hàng hóa xuất – nhập -tồn của doanh nghiệp. Bởi kho hàng của doanh nghiệp thường xuyên biến động nên sử dụng thẻ kho là cách giúp nhà quản lý có thể nắm bắt tổng quát 1 cách nhanh chóng nhất.

7. Ứng dụng công nghệ trong quản lý kho hàng

Trong thời đại số hiện nay, việc sử dụng công nghệ để quản lý số hóa kho hàng, thay thế hoàn toàn việc lưu trữ ghi chép thủ công trên excel và giấy tờ là kinh nghiệm quản lý hàng hóa hiệu quả cho nhiều doanh nghiệp. Tối ưu trong việc giảm thiểu sai sót, quản lý và giám sát minh bạch, hình thành quy trình duyệt chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ tình trạng thất thoát hàng hóa thường xảy ra. 

• Xuất phát từ phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng, Getfly CRM hướng tới là một phần mềm quản lý ALL-IN-ONE cho doanh nghiệp. Theo đó, với module quản lý kho nâng cao sẽ giúp doanh nghiệp quản lý thông minh – khoa học khu vực này:
• Ghi nhận mọi lịch sử giao dịch liên quan đến quản lý kho như: nhập – xuất – tồn – chuyển kho, dễ dàng theo dõi và đối chiếu
• Hỗ trợ tốt các cơ sở, doanh nghiệp có nhiều kho lưu trữ với nghiệp vụ phức tạp
• Nâng cấp quá trình quản lý kho từ ghi nhận giấy tờ lên ghi nhận tự động theo thao tác
• Mọi hoạt động được ghi nhận và thông báo nhanh chóng, minh bạch tới các bộ phận liên quan
• Quản lý chuỗi quy trình xuyên suốt: mua hàng – nhập kho – bán hàng – xuất kho – kiểm kê kho
• Hỗ trợ trong việc tính lợi nhuận hàng hóa mua vào bán ra
• Hỗ trợ lập kế hoạch phân phối và lưu thông hàng hóa
• Thao tác đơn giản, đồng bộ tức thời trên PC, APP Android, iOs