Mục lục
Việc quản lý công việc vẫn luôn là một bài toán khó đối với các doanh nghiệp, đòi hỏi phải có một không gian lưu trữ, theo dõi đầy đủ và chính xác. Nhiều nhà quản lý lựa chọn sử dụng Excel vì đây là một nền tảng phổ biến, thân thiện, dễ sử dụng.
Bài viết này sẽ giới thiệu tới bạn một số mẫu file Excel quản lý công việc hàng ngày miễn phí có tác dụng như công cụ quản lý công việc để hỗ trợ nhà quản lý và nhân viên trong việc vận hành doanh nghiệp. Bài viết cũng nêu ra những hạn chế mà Excel chưa đáp ứng được trong quy trình quản lý doanh nghiệp, từ đó đề xuất giải pháp Getfly CRM với những tính năng tối ưu.
Mẫu quản lý công việc Excel là gì?
Kỹ năng quản lý công việc có tính quan trọng bậc nhất trong quá trình vận hành đội nhóm. Việc quản lý thủ công bằng sổ sách đã không còn đáp ứng được những yêu cầu cao trong công việc, thay vào đó, Excel là một công cụ ngày càng được được ưa chuộng.
Mẫu quản lý công việc Excel được xây dựng bằng cách thêm sẵn các thông tin, hạng mục cần quan tâm khi quản lý một đầu việc. Bên cạnh đó, mẫu Excel còn bổ sung những hàm công thức tự động, thay vì mất thời gian tính toán, người dùng chỉ cần điền số liệu và cập nhật thông tin khi có thay đổi ở mẫu có sẵn.
Khi sử dụng những mẫu Excel này, bạn có thể điều chỉnh các thành phần và hàm công thức cho phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp để có được một bảng theo dõi, quản lý hoàn chỉnh nhất. Mẫu Excel sẽ hỗ trợ bạn ghi chú tất cả những công việc, chiến dịch, số liệu… trong một dự án, chiến dịch. Cách làm này giúp cho nhà quản lý và tất cả nhân viên đều có một không gian để nắm bắt, báo cáo, nhận nhiệm vụ về công việc.
Lợi ích của việc quản lý công việc trên Excel
Excel là một công cụ quen thuộc mà hầu hết ai cũng đã từng sử dụng hoặc biết tới. Một điểm mạnh khiến cho phần mềm này được áp dụng phổ biến trong hầu hết các văn phòng hiện nay là vì Excel được phát hành miễn phí, dễ dàng truy cập và thuận tiện trao đổi.
File Excel quản lý doanh nghiệp hàng ngày được giới thiệu ở đây sẽ mang đến nhiều lợi ích nổi trội trong việc quản lý và theo dõi công việc phòng ban trong doanh nghiệp như sau:
1. Phân chia công việc hợp lý
Nhà quản lý có thể sử dụng Excel để phân chia thời gian, công việc, nhân lực một cách hợp lý. Việc điều chỉnh, cập nhật các nội dung trên Excel vô cùng dễ dàng nên khi có những việc phát sinh, cần thêm thời gian hoặc nhân sự, nhà quản lý cũng có thể điều chỉnh nhanh chóng trên Excel một cách đơn giản
2. Không gian làm việc tập trung và đồng bộ
Việc giám sát tiến độ công việc của đội nhóm cũng dễ dàng hơn khi tất cả thông tin đều được tập trung tại một không gian. File Excel có thể được upload để sử dụng online trên nền tảng google drive. Khi đó, tất cả nhân viên liên quan đến công việc đều có thể truy cập và nhận thông tin.
3. Thuận tiện giám sát và đánh giá tiến độ công việc
Khi sử dụng Excel, nhà quản lý có thể theo dõi được tiến độ công việc: những công việc chưa hoàn thành, những công việc đã hoàn thành, thời gian hoàn thành… dựa vào những trường thông tin tự tạo và yêu cầu nhân viên cập nhật tiến độ liên tục khi thực hiện công việc.
Đừng bỏ qua bài viết: “Bật mí bí quyết xây dựng đội ngũ kinh doanh thiện chiến”
Mẫu quản lý công việc bằng Excel
1. Mẫu file Excel quản lý theo dòng thời gian
Giấy tờ, sổ sách thủ công không thể hỗ trợ người dùng hiệu quả trong việc tạo danh sách công việc với thời gian biểu quá dài và cần thay đổi liên tục theo từng giai đoạn.
Trong khi đó, Excel có thể làm tốt trong việc lên kế hoạch và gắn cho từng công việc những mốc thời gian thực hiện. Mẫu Excel được giới thiệu dưới đây có thể cung cấp cái nhìn tổng quát về quy trình thực hiện các công việc trên dòng thời gian.
Với bảng tính này, không chỉ có trưởng nhóm, nhà quản lý mà cả các bên liên quan cũng có thể nắm bắt và bám sát tiến độ dự án. Nhờ đó mà có thể dễ dàng dành sự tập trung, ưu tiên cho những công việc cần thiết trong từng thời điểm khác nhau, đảm bảo công việc và toàn bộ dự án hoàn thành đúng hạn.
Tải về Mẫu file excel quản lý theo dòng thời gian tại đây!
2. Mẫu file Excel danh sách việc cần làm hàng ngày – To do list
Mỗi ngày đến công ty, nhân viên của bạn chắc hẳn sẽ có khoảng thời gian trì hoãn bởi đắn đo không biết mình cần làm gì và bắt đầu công việc nào trước tiên. Để thay đổi tình trạng này, To-do list chính là giải pháp quản lý công việc hàng ngày hiệu quả dành cho doanh nghiệp. File Excel này được sử dụng để xây dựng danh sách việc cần làm ngắn hạn, thường được sắp xếp theo mức độ ưu tiên.
Bảng tính này giúp cho nhân sự nhớ những việc mình cần làm và sắp xếp ưu tiên thời gian cho những công việc quan trọng hơn. Nhà quản lý, trưởng nhóm cũng có thể theo dõi To-do list này, dựa trên khối lượng công việc, năng lực của nhân viên và tình hình thực tế của dự án để phân bổ công việc một cách hợp lý.
Tải về Mẫu file excel danh sách việc cần làm hàng ngày tại đây!
3. Mẫu file Excel theo dõi vấn đề
Quá trình vận hành của một doanh nghiệp sẽ tồn tại không ít vấn đề, đó có thể là những trở ngại xảy ra khi làm việc với khách hàng hoặc là các mâu thuẫn phát sinh trong nội bộ. Khi những tình huống này xảy ra, nhân sự cũng cần ghi chú lại, nhà quản lý theo dõi quá trình giải quyết và rút kinh nghiệm trong những công việc sau này.
Để giám sát các vấn đề này, cần có một bảng tính ghi lại nhật ký theo dõi tiến độ xử lý. Điều này sẽ giúp nhân sự tránh gặp phải các lỗi tương tự hoặc lặp lại các lỗi đã xảy ra.
Mẫu Excel dưới đây sẽ bao gồm thông tin về thời điểm xảy ra vấn đề, nguyên nhân, hậu quả và người xử lý vấn đề. Từ đó, nhà quản lý có thể tìm ra nguyên nhân và giải quyết vấn đề một cách triệt để.
Tải về Mẫu file excel theo dõi vấn đề tại đây!
4. Mẫu file Excel theo dõi KPI
Để có thể đánh giá chuẩn xác hiệu quả làm việc của đội nhóm, nhà quản lý cần phải đo lường số liệu KPI (Key Performance Indicator). Đây được coi là chỉ số hiệu suất hoạt động nhằm đo lường, phản ánh hiệu quả hoạt động của tổ chức, bộ phận hoặc cá nhân.
Xem thêm ngay bài viết: “KPI Là Gì? Cách Triển Khai, Quản Lý Và Báo Cáo Hiệu Quả”
Mẫu Excel được giới thiệu sau đây có thể giúp nhà quản lý nắm bắt được đội nhóm của mình có đang làm việc hiệu quả, đúng tiến độ hay không. Từ đó, có thể đề ra phương án điều chỉnh nhằm đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng theo yêu cầu của công việc và dự án.
Tải về Mẫu file excel theo dõi KPI tại đây!
5. Mẫu file Excel quản lý hạn sử dụng hàng hóa
Việc quản lý hạn sử dụng hàng hoá là vấn đề quan trọng và cần thiết đối với các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh. Trước khi áp dụng công nghệ vào quy trình làm việc, các phương pháp quản lý thủ công, truyền thống thường gặp phải những sai sót, không đảm bảo được tính chính xác và hiệu quả.
Mẫu Excel quản lý hạn sử dụng hàng hoá dưới đây sẽ giúp các doanh nghiệp và cá nhân thực hiện việc quản lý một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. Mẫu file này cung cấp cho người dùng một cách tiếp cận tổng thể giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao tính chính xác.
Tải về Mẫu file excel quản lý hạn sử dụng hàng hoá tại đây!
6. Mẫu file Excel quản lý kho hàng
Quản lý kho là một công việc quan trọng đối với quy trình vận hành của một doanh nghiệp. Quản lý kho kém hiệu quả có thể gây ra nhiều thiệt hại như: thất thoát, hư hỏng hàng hóa, xử lý đơn hàng chậm trễ,… Doanh nghiệp với quy mô kinh doanh lớn đặt ra nhiều khó khăn cho đội ngũ quản lý kho vì số lượng hàng hoá quá nhiều với sự phân loại rất đa dạng.
Mẫu file Excel quản lý kho hàng này có thể tạo ra những thay đổi, giúp tối ưu quy trình vận hành, tăng năng suất làm việc, tiết kiệm chi phí và xử lý đơn hàng nhanh chóng & chính xác.
Tải về Mẫu file excel quản lý kho hàng tại đây!
Những khó khăn khi quản lý công việc bằng Excel
Mặc dù phần mềm Excel là một công cụ hữu ích, có thể hỗ trợ người dùng tương đối tốt các nhiệm vụ lưu trữ, quản lý, theo dõi những công việc đơn giản. Tuy nhiên, Excel vẫn tồn tại một số hạn chế như sau:
1. Không đáp ứng được các nhu cầu quản lý khách hàng phức tạp.
Bảng tính Excel có thể hữu ích đối với quản lý khách hàng cơ bản, nhưng nó không đáp ứng được các nhu cầu quản lý khách hàng phức tạp, như phân tích dữ liệu, đánh giá và phân loại khách hàng, quản lý chiến dịch marketing, quản lý bán hàng, v.v.
2. Khó khăn trong chia sẻ dữ liệu.
Khi sử dụng bảng tính Excel, việc chia sẻ dữ liệu giữa các thành viên trong nhóm là rất khó khăn. Người dùng phải gửi và nhận các tệp Excel qua email hoặc lưu trữ trên các dịch vụ đám mây, điều này dễ dẫn đến nhầm lẫn dữ liệu và không đồng bộ.
3. Lưu trữ dữ liệu không đủ lớn.
Người dùng Excel hẳn đều đã từng gặp sự cố lỡ tay ấn thoát khi chưa lưu hoặc mất dữ liệu vì nguồn điện hay máy tính bị lỗi, nhiễm virus,… Bên cạnh đó, nếu mỗi công việc bạn cần phải tạo một file Excel thì số lượng file cần lưu trong máy sẽ vô cùng lớn khiến cho máy tính bị quá tải dẫn đến nhiều bất tiện khi sử dụng.
4. Không có tính năng tự động hóa.
Bảng tính Excel không hỗ trợ tính năng tự động hóa, điều này làm cho quá trình quản lý khách hàng, trao đổi và theo dõi các công việc nội bộ trở nên chậm chạp và bị động. Ví dụ, khi có thay đổi về thông tin khách hàng, người dùng phải cập nhật thủ công các bảng tính và công thức.
5. Không đảm bảo tính bảo mật dữ liệu.
Các tệp Excel có thể bị mất hoặc bị truy cập trái phép bởi bất cứ ai, điều này có thể dẫn đến mất mát dữ liệu hoặc lộ thông tin khách hàng.
Phần mềm Getfly CRM
Nếu như doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một công cụ quản lý công việc tối ưu, hãy cân nhắc sử dụng phần mềm Getfly CRM.
Getfly CRM là phần mềm chăm sóc khách hàng, tích hợp tính năng quản lý công việc với ưu điểm: chính xác, tập trung, hiệu quả, tiết kiệm chi phí. Tham khảo những lợi ích khi sử dụng tính năng quản lý công việc trên Getfly CRM:
- Chức năng quản lý công việc của Getfly CRM mang đến cho người quản lý cái nhìn tổng quan nhất về tất cả các hoạt động trong công ty, dễ dàng giao việc cho các bộ phận, phòng ban hoặc giao việc trực tiếp cho nhân viên dưới quyền. Theo dõi tiến độ và kiểm duyệt hoàn thành công việc.
- Nhân viên dễ dàng nhận việc từ người quản lý, báo cáo tiến độ, thông báo hoàn thành công việc, trao đổi về những vấn đề liên quan đến công việc. Từ đó người dùng có thể tận dụng tối đa thời gian làm việc của bản thân, đơn giản trong quá trình sắp xếp thứ tự công việc.
- Toàn bộ công việc được lưu trữ lại và chuyển đổi thành KPI, nhà quản lý dễ dàng truy xuất báo cáo, thống kê sau mỗi chu kỳ (1 tuần, 1 tháng,…) minh bạch và rõ ràng. Dựa vào KPI công việc, người lãnh đạo có thể theo dõi nhân viên theo trạng thái công việc (đã hoàn thành, chưa hoàn thành, đánh giá sao), khối lượng công việc để đưa ra những điều chỉnh hợp lý để cải thiện hiệu quả làm việc và năng suất của nhân viên
Kết luận:
Hy vọng bài viết đã cung cấp những công cụ quản lý công việc hữu ích và phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, trong quá trình vận hành, quản lý công việc, dự án với những mẫu Excel có sẵn, bạn có thể cảm thấy nhiều bất tiện và hạn chế về mặt tính năng của nền tảng này.
Getfly CRM có thể giúp bạn giải quyết vấn đề đó một cách nhanh chóng và hiệu quả. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được hướng dẫn sử dụng bản dùng thử miễn phí.
Nếu bạn còn thắc mắc về các tính năng hãy nhấc máy lên và gọi ngay cho hotline: 0965 593 953 của chúng tôi!
Getfly cam kết mang đến các sản phẩm và dịch vụ chất lượng, tự tin là bạn đồng hành tuyệt vời trên hành trình phát triển của mỗi khách hàng – giúp doanh nghiệp tiết kiệm 2h/ ngày trong vận hành và quản lý nhân sự, gia tăng đều đặn về doanh số từ 200-300%/ năm.
Getfly – để khách hàng mua hàng trọn đời
>>> Bài viết liên quan:
“Tối ưu công việc của trình dược viên trong tầm tay”
Tags: công việc, quản lý công việc, quản lý công việc hàng ngày
Bản Đồ Văn Phòng