Ứng dụng thẻ màu trong việc sắp xếp, quản lý và nhận biết trạng thái hoạt động đang ngày càng trở nên phổ biến bởi tính trực quan và nổi bật của nó. Không chỉ hữu dụng trong quản trị kinh doanh bởi các thẻ màu vật lý, ngày nay các phần mềm CRM cũng đã bổ sung các tính năng thiết lập thẻ màu để hỗ trợ tối đa người dùng và mang đến trải nghiệm tốt nhất.
Cùng tìm hiểu các thức thiết lập các thẻ màu để nhận biết trạng thái hoạt động trên Getfly CRM tại bài viết sau!
Thiết lập thẻ màu để quản lý công việc dễ dàng
Bên cạnh việc thống kê tự động công việc trên hệ thống, CRM còn cho phép người dùng chọn màu cho công việc khi tạo mới. Bạn có thể dùng thẻ màu để phân loại công việc dựa theo mức độ quan trọng, mức độ ưu tiên, loại công việc, tình trạng công việc … Từ đó bạn có thể biết đây là công việc gì và mình cần làm gì với công việc đó bằng cách nhìn qua màu sắc.
Ví dụ: với những công việc gấp có mức độ ưu tiên cao, bạn có thể thiết lập màu đỏ trên hệ thống CRM để tăng nhấn mạnh và làm nổi bật. Với các công việc có thời gian kéo dài và mức độ quan trọng thấp hơn, bạn có thể thiết lập màu xanh. Một khi đã thiết lập màu sắc, ngay tại trang tổng hợp công việc hàng ngày bạn sẽ biết công việc nào cần làm trước, công việc nào có thể sắp xếp hoàn thành sau một cách nhanh chóng dựa vào màu sắc.
Hay ngay tại phần lịch hẹn trên CRM, bạn có cái nhìn tổng quan về công việc của cả tuần, cả tháng và dễ dàng nắm được tình trạng công việc dựa trên màu sắc bạn quy định. Bằng cách phân màu khoa học và quy định rõ ràng nội dung công việc cho mỗi màu để toàn thể công ty áp dụng, doanh nghiệp có thể trực quan hóa và quản lý công việc dễ dàng, tiết kiệm thời gian trong khâu sắp xếp, bố trí công việc mỗi ngày.
Thiết lập thẻ màu để thể hiện “độ nóng” khách hàng
Phân loại khách hàng trên CRM là hoạt động không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp nhằm quản lý và chăm sóc khách hàng tối ưu. Dựa vào độ nóng của khách hàng, bạn hoàn toàn có thể thiết lập màu sắc để dễ dàng nhận biết tình trạng hiện tại của mỗi khách. Từ đó nhanh chóng đưa ra được thứ tự ưu tiên xử lý và kịch bản chăm sóc phù hợp.
Với các doanh nghiệp nhỏ khi mới bắt đầu, lượng khách hàng ít thì bạn có thể quản lý và chăm sóc từng khách hàng một cách riêng rẽ. Tuy nhiên khi số lượng khách hàng ngày một lớn, bạn cần phân loại thành từng nhóm khách hàng dựa trên những đặc điểm chung để xây dựng chiến lược chăm sóc tương ứng. Bằng cách ứng dụng thẻ màu trên CRM, bạn có thể ngay lập tức phân loại và nhận biết khách hàng đang thuộc nhóm nào mà không cần phải tra cứu thêm thông tin.
Tại trang tổng quan về khách hàng trên CRM, hệ thống sẽ tự động thống kê số lượng khách hàng theo từng mối quan hệ mà bạn đã thiết lập màu. Bạn sẽ có cái nhìn tổng quan nhất về lượng khách hàng của doanh nghiệp. Điều quan trọng là bạn cần định nghĩa cụ thể và dễ hiểu về quy định màu sắc để người dùng trong doanh nghiệp bạn có cách hiểu như nhau. Bạn có thể tham khảo việc thiết lập thẻ màu thể hiện “độ nóng” khách hàng như sau:
– Màu đỏ: Nóng (nhân viên sales đánh giá sắp chốt đơn hàng).
– Cam: Tiềm năng (nhân viên sales đánh giá đúng đối tượng, đúng nhu cầu nhưng chưa cần ngay).
– Xanh dương đậm: Tiếp cận (đã thực hiện tiếp cận khách hàng bằng phương pháp trực tiếp).
– Xanh dương nhạt: Đã tìm hiểu (khi nhận được thông tin khách hàng, nhân viên sẽ thực hiện tìm kiếm thêm thông tin và nhu cầu).
– Vàng: Mới (khách hàng mới tạo, sales chưa tương tác).
– Tím: Sai đối tượng (nhân viên xác định khách hàng không phải là đối tượng mục tiêu).
– Đen: Mất (khách hàng đúng đối tượng, tiềm năng hoặc nóng nhưng đã sử dụng giải pháp của bên khác).
– Xanh lá cây: Chén (Khách hàng đã ký hợp đồng và đang thực hiện hợp đồng).
– Xám: Lead lạnh (chuyên chạy email marketing để chuyển đổi).
Thiết lập thẻ màu trong đánh giá KPI
Tính năng KPI là một trong những tính năng được người dùng ưa thích nhất trên Getfly CRM bởi tính chính xác và tự động của nó. Bên cạnh đó, bạn có thể thiết lập hiển thị màu thông báo/ cảnh báo theo thang điểm KPI hoàn thành. Ví dụ: bạn có thể cài đặt màu xanh lá thể hiện nhân viên đạt KPI, màu cam thể hiện hoàn thành 80% KPI, màu đỏ thể hiện hiệu quả thấp <50% KPI.
Từ đó hệ thống sẽ trực quan hóa bằng màu sắc và % KPI của từng nhân viên hay bộ phận. Người quản lý dễ dàng nắm được tình trạng công việc và hiệu suất làm việc của cấp dưới. Dựa trên cơ sở đó, xác định lương thưởng cũng như đưa ra các hành động cải thiện phù hợp. Với những nhân viên có KPI đỏ (tương ứng với hiệu suất làm việc thấp) trong nhiều tháng liên tiếp thì bạn cần phải tìm ra nguyên nhân để giúp đỡ hay có các biện pháp, hành động thưởng phạt theo đúng quy định công ty.
Có thể thấy, trực quan hóa bằng thẻ màu để nhận biết trạng thái hoạt động giúp người dùng nhanh chóng nắm bắt được vấn đề mà không tốn quá nhiều thời gian tìm kiếm. Điều quan trọng là bạn cần thiết lập quy định, định nghĩa cho từng loại màu sắc một cách khoa học và phổ biến cho toàn bộ người dùng để họ có cùng chung cách hiểu.
Là một sản phẩm thuần Việt, được 3000+ doanh nghiệp thuộc 200+ ngành nghề tin tưởng lựa chọn, Giải pháp phần mềm Getfly CRM là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp:
– Đồng bộ dữ liệu trên 1 nền tảng duy nhất
– Thác tác nhanh chóng trên PC và App Mobile
– Loại bỏ thao tác thừa trong quy trình
– Tiết kiệm 5-10 phút trong mỗi thao tác
– Nâng cao năng suất, tối ưu hiệu quả
Bản Đồ Văn Phòng