Mục lục
Làm báo cáo công việc hàng tuần, hàng tháng, hàng năm… là một yêu cầu quan trọng và bắt buộc ở mọi môi trường làm việc. Đây thường là một nhiệm vụ mà các nhân viên trong công ty, đặc biệt là nhân viên hoặc quản lý cấp trung cần thực hiện thường xuyên. Tuy là một công việc rất quan trọng, cách làm báo cáo công việc không quá phức tạp như nhiều người nghĩ. Bài viết này sẽ trình bày hướng dẫn về cách làm báo cáo công việc đơn giản, hiệu quả.
Báo cáo công việc là gì?
Báo cáo công việc được xây dựng để trình bày kết quả, cách thức làm việc và tiến độ công việc. Báo cáo là một bản tóm tắt về quá trình và kết quả làm việc của một cá nhân, đội nhóm sau khi kết thúc một chiến dịch, dự án hoặc sau một thời gian định kỳ.
Vì sao cần viết báo cáo công việc?
Làm báo cáo công việc trước tiên giúp nhân viên tự nhìn nhận và đánh giá hiệu quả làm việc của mình. Thông qua báo cáo, nhà quản lý cũng nắm bắt kịp thời thông tin về tiến độ, hiệu suất của công việc, dự án. Trong trường hợp báo cáo thể hiện được công việc đang được thực hiện chậm tiến độ, sai định hướng, và tiềm ẩn những rủi ro… nhà quản lý và đội nhóm có thể kịp thời đưa ra những điều chỉnh, phân bổ công việc một cách hợp lý để nhanh chóng giải quyết vấn đề.
Bên cạnh đó, báo cáo công việc cung cấp cho nhà quản lý cái nhìn khách quan nhất về năng lực của nhân viên, là cơ sở để người đứng đầu nắm được hiệu suất làm việc của từng nhân viên, khả năng quản lý thời gian cũng như tinh thần, thái độ làm việc của nhân viên.
Cách làm báo cáo công việc
Làm báo cáo công việc đòi hỏi kỹ năng tổng hợp, thống kê số liệu và khả năng trình bày rõ ràng, súc tích. Một báo cáo được đánh giá là hiệu quả khi có thể tóm gọn cho người đọc những thông tin quan trọng và cần thiết nhất, bên cạnh đó là đưa ra những đề xuất, định hướng giúp cho công việc được thực hiện hiệu quả hơn.
Vậy, làm báo cáo thế nào để chính xác và hiệu quả. Khi mới bắt đầu công việc này có thể bạn sẽ bỡ ngỡ và cảm thấy khó khăn, vậy nên hãy theo sát những bước sau đây để xây dựng một báo cáo chuyên nghiệp:
1. Xác định đối tượng sẽ đọc báo cáo công việc:
Trước khi bắt đầu viết báo cáo, hãy xác định rõ ai sẽ là người đọc báo cáo của bạn. Điều này sẽ giúp bạn điều chỉnh cách trình bày và lựa chọn thông tin phù hợp với đối tượng đó. Đối tượng có thể là cấp trên, đồng nghiệp, nhóm làm việc hoặc khách hàng. Nắm vững yêu cầu và mục đích của đối tượng sử dụng báo cáo sẽ hỗ trợ bạn trong việc xây dựng một báo cáo phù hợp và hữu ích.
2. Xác định thông tin cần được đưa vào báo cáo:
Sau khi xác định được đối tượng và chuẩn bị bắt tay vào làm báo cáo, cần phải lựa chọn những nội dung chính mà bạn muốn truyền đạt qua báo cáo. Những nội dung này bao gồm các thành tích trong công việc đã đạt được, tiến độ công việc, khó khăn và thách thức đã gặp phải, kết quả đạt được. Và bất kỳ thông tin nào quan trọng khác liên quan đến công việc của bạn. Hãy cân nhắc đối tượng đọc báo cáo và xem xét thông tin nào là quan trọng và hữu ích nhất đối với họ.
3. Thiết lập cấu trúc báo cáo
Một bản báo cáo hiệu quả cần có cấu trúc rõ ràng, dễ truyền đạt thông tin. Tuy là việc xây dựng báo cáo không có một công thức cố định và bắt buộc, dưới đây là gợi ý về mẫu báo cáo cơ bản có thể được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề:
Tiêu đề báo cáo
Mở bài: đánh giá tổng quan, mô tả ngắn gọn chủ đề báo cáo và giới thiệu tóm tắt nội dung
Thân bài:
- Bảng nội dung công việc, hiệu quả, doanh số, v.v.
- Nguyên nhân, điều kiện, đề mục các công việc đã được xử lý
- Ưu điểm, khuyết điểm trong quá trình làm việc
- Đánh giá kết quả công việc một cách khách quan
Kết luận:
- Tổng kết nhiệm vụ để giải quyết trong thời gian tới
- Thu nhập số liệu để phục vụ báo cáo và dự kiến mục tiêu sắp tới
- Tổng hợp tài liệu, đề xuất các giải pháp phù hợp
Mời bạn tham khảo thêm bài viết: báo cáo công việc
4. Kiểm tra, chỉnh sửa báo cáo:
Sau khi hoàn thành báo cáo, người viết cần dành thời gian để đọc lại thật kỹ, kiểm tra và chỉnh sửa để đảm bảo báo cáo rõ ràng, logic và không có lỗi chính tả, ngữ pháp. Những thông tin được nêu ra trong báo cáo cần được thể hiện chính xác và dễ hiểu, dễ nắm bắt nhất cho người đọc.
Những hướng dẫn này có thể hỗ trợ bạn trong việc định hướng về cách xây dựng một báo cáo cơ bản và đầy đủ những thông tin cần thiết. Tuy nhiên, mỗi báo cáo sẽ có những nội dung khác nhau tùy thuộc vào các nhiệm vụ cụ thể, mục đích và thời gian báo cáo của từng nhân viên hoặc phòng ban khác nhau. Tuy nhiên, cho dù là báo cáo nào thì luôn cần đảm bảo tính rõ ràng, logic, đầy đủ, sao cho chính người viết cũng như người nhận báo cáo có thể dễ dàng đọc, hiểu và có đủ căn cứ để ra quyết định.
Những lưu ý cần quan tâm khi viết báo cáo
Ngoài ra, dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi làm báo cáo công việc:
– Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp: Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, tránh sử dụng ngôn ngữ không chính xác hoặc mập mờ. Sử dụng thuật ngữ và cụm từ phù hợp với lĩnh vực và đối tượng đọc của bạn.
– Tái cấu trúc thông tin: Sắp xếp thông tin một cách logic và có cấu trúc. Bắt đầu báo cáo bằng một phần giới thiệu để định nghĩa mục tiêu và phạm vi của công việc. Tiếp theo, trình bày các phần phân tích, đánh giá và đề xuất một cách rõ ràng và tuần tự. Kết thúc báo cáo với một phần kết luận để tổng kết lại các điểm chính và nhấn mạnh lại ý nghĩa của công việc.
– Sử dụng biểu đồ và đồ họa: Nếu phù hợp, hãy sử dụng biểu đồ, đồ thị hoặc bảng để minh họa dữ liệu và thông tin một cách trực quan. Điều này giúp đọc giả hiểu và hấp thụ thông tin một cách dễ dàng hơn.
– Sử dụng số liệu: Khi có thể, sử dụng số liệu và dữ liệu thống kê để minh chứng những gì đã được đạt được trong công việc. Điều này giúp làm cho báo cáo trở nên cụ thể và mạnh mẽ hơn.
– Độ dài và tập trung: Đảm bảo rằng báo cáo của bạn không quá dài hoặc quá ngắn. Tập trung vào những điểm quan trọng nhất và đảm bảo rằng thông tin được trình bày một cách súc tích và dễ hiểu.
– Sự rõ ràng và sự liên kết: Đảm bảo rằng báo cáo của bạn rõ ràng và liên kết. Sử dụng các từ nối và cụm từ để giúp người đọc theo dõi luồng ý và tạo sự mạch lạc trong báo cáo.
Những mẫu báo cáo công việc đơn giản, hữu ích
Công ty có thể đã xây dựng các biểu mẫu file báo cáo riêng để nhân viên dựa theo và hoàn thiện. Trước khi thực hiện báo cáo, bạn hãy xin ý kiến của đồng nghiệp hoặc hỏi trực tiếp người quản lý của mình để được định hướng về nội dung và hình thức.
Dưới đây là một số mẫu báo cáo bạn có thể tham khảo để làm báo cáo. Tất nhiên là bạn có thể tùy ý bổ sung, thay đổi linh hoạt những hạng mục trong biểu mẫu này để tạo ra một bản báo cáo hoàn thiện nhất trước khi nộp cho cấp trên.
Mẫu báo cáo công việc theo ngày
Mẫu báo cáo công việc theo tuần
Mẫu báo cáo công việc theo tháng
Mẫu báo cáo công việc theo năm
Báo cáo công việc tự động, nhanh chóng và trực quan với Getfly CRM
Getfly CRM cung cấp công cụ tạo lập báo cáo tự động giúp cho nhân viên và nhà quản lý tối ưu thời gian và công sức làm việc. Những số liệu về kết quả làm việc đều được cập nhật và lưu trữ tự động ngay khi nhân viên thực hiện hành động, nhà quản lý có thể dễ dàng truy xuất báo cáo chỉ với 1 click chuột. Điều này mang lại hiệu quả trong việc nắm bắt tiến độ, hiệu quả làm việc và năng lực của đội nhóm, nhân viên.
Mời bạn đọc thêm bài viết về báo cáo và thực hiện báo cáo qua CRM:
Chủ Spa/Thẩm mỹ viện cần quan tâm tới các chỉ số báo cáo nào để vận hành cơ sở hiệu quả?
KPI Là Gì? Cách Triển Khai, Quản Lý Và Báo Cáo Hiệu Quả
Thống kê báo cáo kết quả kinh doanh tự động
Để báo cáo không còn là “nỗi lo” với nhà quản lý!
Kết luận
Báo cáo công việc là một nhiệm vụ quan trọng đối với bất cứ cá nhân hoặc bộ phận nào trong một doanh nghiệp. Căn cứ vào báo cáo, nhân viên và nhà quản lý đều có thể nhìn nhận và đánh giá hiệu quả làm việc, bên cạnh đó là đưa ra những quyết định và định hướng kịp thời để tối ưu năng lực nhân sự khi vận hành vào công việc nhằm đem lại hiệu quả tốt nhất. Bài viết đã đưa ra những hướng dẫn xây dựng một báo cáo theo cách cơ bản, người dùng có thể tùy biến để phù hợp với nội dung công việc của mình. Hy vọng bài viết đã đưa ra những thông tin hữu ích mà bạn có thể sử dụng như chìa khoá để tạo ra những báo cáo chuyên nghiệp, khoa học.
Với Getfly CRM, việc tạo lập báo cáo sẽ nhanh chóng, trực quan hơn, nhờ đó tăng hiệu quả và năng suất cho doanh nghiệp của bạn.
Nếu bạn còn thắc mắc về các tính năng hãy nhấc mấy lên và gọi ngay cho hotline: 0965 593 953 của chúng tôi!
Getfly cam kết mang đến các sản phẩm và dịch vụ chất lượng, tự tin là bạn đồng hành tuyệt vời trên hành trình phát triển của mỗi khách hàng – giúp doanh nghiệp tiết kiệm 2h/ ngày trong vận hành và quản lý nhân sự, gia tăng đều đặn về doanh số từ 200-300%/ năm.
Getfly – để khách hàng mua hàng trọn đời
Bản Đồ Văn Phòng
