Quản lý lịch hẹn hiệu quả với phần mềm quản lý spa chuyên nghiệp

Tiềm năng của thị trường dịch vụ làm đẹp ngày càng lớn, mở ra cơ hội cho các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực này. Tuy nhiên gặp phải nhiều rào cản trong quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh, đặc biệt đối với vấn đề quản lý lịch hẹn, lịch tư vấn sao cho hiệu quả để tối ưu trải nghiệm khách hàng, hiệu suất làm việc của nhân viên. Hãy cùng Getfly điểm qua những khó khăn nhà quản trị phải đối mặt khi quản lý lịch hẹn theo phương pháp truyền thống và cách các phần mềm quản lý spa chuyên nghiệp giúp giải quyết vấn đề này.

Khó khăn khi quản lý lịch hẹn spa bằng phương pháp truyền thống

Phân chia lịch hẹn chồng chéo, trùng lặp

Đặc điểm của dịch vụ spa là khách hàng phải đến tận nơi để trải nghiệm, do vậy khách hàng thường đặt lịch tập trung vào cuối tuần, buổi tối khi có thời gian rảnh. Khi lượng khách hàng hạn chế, thời gian đặt trước lịch ngắn các phương pháp truyền thống có thể miễn cưỡng đáp ứng nhu cầu quản lý. Trong các trường hợp còn lại, việc sắp xếp rất dễ xảy ra sai sót, trùng lặp bởi chủ spa phải so sánh, đối chiếu thủ công nhiều thông tin như tên khách hàng, tên nhân viên, ca làm việc,….

Khó xử lý các tình huống phát sinh

Trường hợp có một nhân viên bất chợt xin nghỉ đột xuất, việc bố trí nhân sự thay thế cũng gặp nhiều khó khăn. Do nhà quản lý không thể nhanh chóng tìm kiếm được thông tin nhân viên nào đang trống ca và có khả năng tiếp nhận thêm khách hàng. Nhân viên thay thế cũng khó có thể nắm được khách hàng đó cần trải nghiệm dịch vụ gì, có những nhu cầu lưu ý ra sao để chăm sóc được tốt nhất.

Ngoài ra, trong bối cảnh dịch bệnh, có nhiều tình huống khiến spa buộc phải đóng cửa khẩn cấp, lúc này việc gửi thông báo đến từng khách hàng sẽ tốn rất nhiều thời gian. Nếu để khách hàng vừa tốn công đi đến điểm hẹn, vừa không được trải nghiệm dịch vụ, dễ khiến khách hàng nổi cáu và có ấn tượng không tốt với thương hiệu của bạn.

Dễ bỏ quên, bỏ sót lịch hẹn

Cả nhân viên lẫn khách hàng đều dễ lãng quên lịch chăm sóc khi phải xử lý nhiều công việc trong ngày. Nếu nhân viên quên mất lịch chăm sóc sẽ khiến khách hàng tốn thời gian chờ đợi dù đã đặt lịch trước, trường hợp khách hàng bỏ quên lịch chăm sóc nhà quản lý sẽ phải sắp xếp một lịch thay thế dễ gây xáo trộn, chồng chéo kế hoạch làm việc.

Phần mềm quản lý spa chuyên nghiệp – Getfly CRM hỗ trợ quản lý lịch hẹn như thế nào?

Nhân viên chủ động thêm lịch hẹn

Nhà quản lý sẽ không còn phải xắn tay vào công việc phân chia lịch hẹn cho từng nhân viên. Thay vào đó sau khi chốt đơn, nhân viên có thể chủ động tạo và quản lý lịch hẹn của mình trên phần mềm. Hệ thống của Getfly sẽ thông báo nhắc lịch cho nhân viên trước giờ hẹn, để tránh tình trạng quên hoặc sót lịch chăm sóc khách hàng. Nhà quản lý chỉ cần thực hiện vài thao tác lọc nhân viên đơn giản để nắm được lịch hẹn của từng nhân viên. Các log ghi chú sẽ giúp nhân viên cập nhật tình hình thực tế sau buổi hẹn, giúp giảm rất nhiều áp lực công việc cho chủ Spa.

Xác nhận lịch hẹn

Getfly giúp lưu trữ đầy đủ thông tin liên lạc, lịch sử mua hàng, nhân viên phụ trách khách hàng. Do vậy việc gọi điện xác nhận lịch hẹn sẽ được thực hiện nhanh chóng và đơn giản. Sau khi xác nhận lịch tư vấn viên chỉ cần ghi chú kết quả vào các log, nhân viên chăm sóc và nhà quản lý sẽ dễ dàng cập nhật được tình trạng khách hàng.

Nhắc lịch hẹn tự động với phần mềm quản lý spa chuyên nghiệp

Trải nghiệm khách hàng sẽ được nâng cao hơn nữa với tính năng Automation Marketing, bởi bạn có thể thiết lập những thông điệp nhắc nhở khách hàng tự động qua SMS, Email. Điều này hữu ích với những khách hàng có lịch trình dày đặc, họ rất dễ lãng quên lịch hẹn với Salon – Spa. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể triển khai các chiến dịch chăm sóc lại, nhắc nhở gia hạn liệu trình để gia tăng tỷ lệ khách hàng trung thành và doanh thu một cách bền vững.

Quản lý nguồn lực hiệu quả

Các chỉ số được tự động thiết lập dựa trên báo cáo công việc hằng ngày của nhân viên, sẽ giúp nhà quản trị đánh giá được khối lượng công việc và chất lượng phục vụ của từng nhân viên. Bằng cách này chủ Spa có căn cứ chính xác để điều phối lượng công việc và đưa ra các quyết định cải thiện chất lượng dịch vụ phù hợp để đảm bảo khách hàng luôn nhận được trải nghiệm tốt nhất tại trung tâm.

Đó chính là những khó khăn chủ Spa thường gặp phải khi quản lý lịch hẹn khách hàng bằng phương pháp truyền thống, cũng như những tính năng mà phần mềm Getfly cung cấp để khắc phục những vấn đề trên. Hy vọng bài viết sẽ giúp các chủ Spa có thêm hiểu biết về các phương thức hỗ trợ quản lý công việc, nhân viên hiệu quả.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp chăm sóc khách hàng phù hợp với doanh nghiệp mình. Hãy cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý khách hàng của chúng tôi, Getfly CRM cam kết mang đến các sản phẩm và dịch vụ chất lượng, tự tin là bạn đồng hành tuyệt vời trên hành trình phát triển của mỗi khách hàng – giúp doanh nghiệp tiết kiệm 2h/ ngày trong vận hành và quản lý nhân sự, gia tăng đều đặn về doanh số từ 200-300%/ năm.

Đăng ký ngay để được hỗ trợ và trải nghiệm MIỄN PHÍ 30 NGÀY phần mềm Getfly CRM.