3 hình thức tự động hóa doanh nghiệp dành cho SMEs

Ở thời đại 4.0 hiện nay mọi người chắc hẳn đã không còn xa lạ với cụm từ “tự động hóa”. Để đem lại những lợi ích cũng như sự đổi mới cho các doanh nghiệp các thiết bị tự động đang từng bước thể hiện vai trò của mình trong việc tiết kiệm nhân lực, tiết kiệm năng lượng, nguyên vật liệu và nâng cao chất lượng với độ chính xác cao. Hôm nay, hãy cùng getfly tìm hiểu những kiến thức tổng quan về khái niệm tự động hóa, cũng như những hình thức triển khai trong doanh nghiệp.

I. Tổng quan về tự động hóa doanh nghiệp

1. Khái niệm tự động hóa doanh nghiệp là gì? 

Tự động hóa doanh nghiệp là quá trình áp dụng công nghệ hiện đại và phần mềm chuẩn hóa vào việc vận hành doanh nghiệp. Quá trình này giúp người lãnh đạo kiểm soát và theo dõi tốt hơn tiến trình hoàn thành công việc của nhân viên.

Quy trình tự động hóa giúp doanh nghiệp xác định các khâu đang mất nhiều thời gian, các công việc được lặp lại và thực hiện thay thế chúng bằng máy móc. Việc áp dụng tự động hóa doanh nghiệp yêu cầu phải có mục đích rõ ràng và nhất quán ngay từ lúc khởi tạo.

Xem thêm  Làm việc theo hiệu quả và làm việc đúng 8h vàng ngọc, bạn chọn cái nào?
3-hinh-thuc-tu-dong-hoa-doanh-nghiep-danh-cho-smes-1
Tự động hóa doanh nghiệp là gì?

2. Vai trò của tự động hóa doanh nghiệp

Gia tăng giá trị công việc: Khi doanh nghiệp tự động hóa các công việc thủ công, lặp lại trong quy trình kinh doanh gánh nặng đối với nhân viên sẽ giảm bớt. Từ đó, họ sẽ có thể tập trung sức mạnh và khả năng của mình cho các nhiệm vụ cần tính sáng tạo, có khả năng tạo ra nhiều giá trị hơn.

Nâng cao trải nghiệm nhân viên: Tự động hóa thay đổi tính chất lao động, cải thiện điều kiện làm việc của công nhân, nhất là trong các khâu độc hại, nặng nhọc, có tính lặp đi lặp lại nhàm chán, khắc phục dần sự khác nhau giữa lao động trí óc và lao động chân tay.

Giảm thiểu lỗi của con người: Miễn là con người tham gia vào một quy trình, lỗi là không thể tránh khỏi và một số lỗi đôi khi có thể rất lớn. Tự động hóa hoạt động kinh doanh của bạn sẽ giúp loại bỏ mọi dạng lỗi của con người và do đó mang lại cho bạn kết quả chính xác hơn.

II. Một số hình thức tự động hóa doanh nghiệp

Dưới đây là một số hình thức tự động hóa doanh nghiệp phổ biến nhất

1. Tự động hóa đường ống bán hàng 

Tự động hóa doanh nghiệp Sales Pipeline cho phép các đội ngũ lãnh đạo và nhân viên nắm được các nhiệm vụ cần làm để tiếp cận khách hàng tiềm năng. Công việc sẽ được thực hiện nhờ vào các thông tin liên hệ và có ghi chú của phòng kinh doanh. Hình thức này giúp doanh nghiệp đáp ứng đúng nhu cầu của các khách hàng tiềm năng bằng các dữ liệu có tính dự báo. Nhờ đó, tự động hóa đường ống bán hàng còn giúp cho doanh nghiệp chốt được nhiều đơn hàng hơn và duy trì hoạt động bán hàng ổn định, bảo đảm hiệu quả phát triển bền vững cho các doanh nghiệp.

Xem thêm  Nguyên tắc ECRS trong Kaizen
3-hinh-thuc-tu-dong-hoa-doanh-nghiep-danh-cho-smes-2
Các hình thức tự động hóa phổ biến hiện nay

2. Tự động hóa quá trình kinh doanh 

Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) sử dụng công nghệ để thực hiện các quy trình kinh doanh định kỳ. Nói cách khác, thay vì để nhân viên của mình thực hiện các công việc đơn giản và lặp lại hàng ngày, phần mềm sẽ giúp họ làm việc đó. BPA làm rõ trách nhiệm của từng cá nhân bằng cách số hóa mọi nhiệm vụ trên phần mềm, do ai thực hiện, deadline ra sao? Giải quyết triệt để tình trạng đổ lỗi lẫn nhau gây bất đồng nội bộ, ảnh hưởng đến hiệu suất chung.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể sử dụng chức năng phân công nhiệm vụ ở phần mềm quản lý công việc. Như vậy, các cá nhân vừa nhận thức được trách nhiệm của bản thân vừa báo cáo liên tục.

3. Tự động hóa email 

Tạo và gửi email tự động cho khách hàng có thể giúp một doanh nghiệp nhỏ nâng cao chất lượng dịch vụ mà không cần phải đầu tư nhiều chi phí và thời gian. Bạn chỉ cần tải lên những nội dung Email mẫu, khi khách hàng tiềm năng có một hành động nhất định, phần mềm sẽ tự động thu thập thông tin, tạo ra một Email cá nhân hóa và gửi đi theo lịch hẹn của bạn. Công việc trước đây mất 1 giờ để làm chỉ cần ít phút hoàn thành nhờ tự động hóa. Bạn cũng sẽ dễ dàng theo dõi được khách hàng có mở email không, mở khi nào, mở bao nhiêu lần và có click vào link đính kèm không?

Xem thêm  Văn hóa nội bộ Tencent: Chiến đấu hoặc chết!

Trong công cuộc tự động hóa doanh nghiệp, sử dụng email là hình thức tiếp thị đem lại hiệu quả cao. Vì vậy, hầu hết mọi doanh nghiệp hiện đại đều dùng phương thức này để tiếp cận được số lượng khách hàng rộng lớn hơn.

Giống như chuyển đổi số, tự động hóa doanh nghiệp cũng là một chiến lược dài hạn, muốn thành công doanh nghiệp cần kiên trì bắt đầu từ những bước đơn giản nhất. Hy vọng những thông tin Getfly chia sẻ trong bài viết này có thể phần nào giúp các nhà lãnh đạo tìm được hướng đi phù hợp để quá trình tự động hóa doanh nghiệp nhỏ diễn ra thành công và hiệu quả. Chúc các bạn thành công.