Quy trình xây dựng KPI cho vị trí quản lý kinh doanh

Hiện nay, hệ thống KPI được coi là một công cụ hỗ trợ và đánh giá hiệu suất công việc được sử dụng phổ biến tại các doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc xây dựng KPI phù hợp cho từng vị trí lại không hề dễ dàng, đặc biệt là các vị trí cấp cao trừ phi bạn có một sự nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi thực hiện. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn bạn quy trình xây dựng KPI cho vị trí quản lý kinh doanh – một vị trí quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp nào và có tác động trực tiếp đến doanh thu của công ty.

Chỉ số KPI là gì?

KPI – viết tắt của Key Performance Indicator là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc. Đây được coi là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng của công ty hay doanh nghiệp cá nhân. Mỗi bộ phận trong công ty sẽ có các chỉ số KPI khác nhau để đánh giá hiệu quả làm việc một cách khách quan của mỗi bộ phận đó.

Mục đích của việc sử dụng chỉ số KPI trong đánh giá thực hiện công việc là nhằm đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể. Điều này góp phần cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn, nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc bởi vì các chỉ số KPI mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể.

Quy trình xây dựng KPI cho vị trí quản lý kinh doanh

Bước 1: Xây dựng bản mô tả công việc.

Bản mô tả công việc cần đảm bảo đầy đủ các yếu tố cơ bản như: mục đích công việc, trách nhiệm/nhiệm vụ phải làm đi kèm với kết quả đầu ra cụ thể, quyền hạn, điều kiện làm việc, tiêu chuẩn/kỹ năng cần có và các thông tin khác. Với mỗi doanh nghiệp thì cùng một vị trí quản lý kinh doanh sẽ có những yêu cầu khác nhau nhưng bạn cần chắc chắn các yếu tố cơ bản trên phải được liệt kê trong bản mô tả công việc. Bạn càng chia nhỏ và đi chi tiết từng đầu mục công việc thì việc kiểm soát và đánh giá hiệu quả sau này càng dễ dàng hơn.

Ví dụ đối với vị trí quản lý kinh doanh thì thông thường yêu cầu trách nhiệm/nhiệm vụ như sau:

• Lập kế hoạch
• Triển khai các công việc tác nghiệp của phòng
• Quản lý nhân sự phòng
• Triển khai duy trì văn hoá của tổ chức
• Thực hiện duy trì các hoạt động cải tiến sáng tạo của bộ phận
• Quản lý công cụ dụng cụ, tài liệu của phòng
• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của quản lý trực tiếp và công ty
• Thực hiện lập kế hoạch, báo cáo theo quy định

Bước 2: Thiết lập hệ thống tiêu chí đánh giá công việc

Chuyển từ yêu cầu trong Mô tả công việc tương ứng thành các tiêu chí đánh giá cho từng bộ phận hay vị trí cụ thể. Lượng hóa tất cả các tiêu chí thành đơn vị tính cụ thể. Để ra các thước đo, cần trả lời câu hỏi: Làm thế nào để đo được hiệu suất – tức: “Khối lượng – Chất lượng – Tốc độ hoàn thành” của người thực hiện công việc đó?

Hoặc trả lời câu hỏi: Với đầu việc này, như thế nào được gọi là tốt/hoàn thành/đúng giờ/ đúng hạn? Ví dụ: Đầu việc: “Giải quyết các sự cố khiếu nại của khách hàng”. Bạn có thể đặt tiêu chí đánh giá: “Tỷ lệ khách hàng trả lời khảo sát là hài lòng/ tổng số khảo sát” và “Tỷ lệ khiếu nại của khách hàng được giải quyết / tổng số khiếu nại”.

Bước 3: Xác định mục tiêu hoàn thành công việc

Ứng với từng tiêu chí, CEO đưa ra mục tiêu công việc mà nhân sự cần đạt được. Đồng thời đảm bảo các mục tiêu phải cụ thể, mang tính khả thi. Cụ thể, sau khi ra được chỉ số rồi trả lời tiếp câu: Chỉ số này có Smart, tức: “Cân- Đo- Đong- Đếm” được hay không? Nếu được thì là bao nhiêu? Liệu nhân viên có làm đc không? Cứ vậy cho đến khi nào xong các đầu việc là có thể nói đã hoàn thành xong việc xây dựng KPI cho vị trí.

Bước 4: Đặt trọng số cho từng tiêu chí

Đặt ra các trọng số phù hợp tùy theo mức độ quan trọng của từng tiêu chí. Tiêu chí càng quan trọng, trọng số càng lớn (thông thường sẽ ở mức: từ 1 đến 3).

Đối với CEO, trọng số KPI có thể được sử dụng như “bánh lái” của doanh nghiệp. Nhà điều hành có thể lái doanh nghiệp theo hướng mong muốn bằng cách điều chỉnh trọng số của mục tiêu hay chỉ tiêu. Khi đó, các bộ phận hay cá nhân có thể điều chỉnh nỗ lực hay hoạt động tương ứng để đáp ứng sự thay đổi về tầm quan trọng của các mục tiêu hay chỉ tiêu đó.

Bước 5: Quy định thang điểm KPI

Mức thang này là căn cứ chấm điểm KPI. CEO đề ra thang điểm từ 1 – 4 tương ứng với chưa đạt, cần cố gắng, đạt và vượt tiêu chí. Mức Đạt (3 điểm) tương ứng là mục tiêu đều ra.

Bước 6: Theo dõi quá trình làm việc và chấm điểm KPI

Căn cứ vào kết quả làm việc thực tế, đối chiếu với thang điểm để chấm điểm từng tiêu chí và tổng hợp cho ra điểm KPI chính xác nhất.

Hi vọng với những chia sẻ trên, bạn sẽ có cái nhìn rõ hơn về cách thức xây dựng KPI cho vị trí quản lý kinh doanh và có thể áp dụng cho chính doanh nghiệp.

Nguyễn Hùng Cường (KC24)

Với các tính năng nổi bật mà trong đó bao gồm tính năng KPI, Getfly CRM cam kết mang đến các sản phẩm và dịch vụ chất lượng, tự tin là bạn đồng hành tuyệt vời trên hành trình phát triển của mỗi khách hàng – giúp doanh nghiệp tiết kiệm 2h/ ngày trong vận hành và quản lý nhân sự, gia tăng đều đặn về doanh số từ 200-300%/ năm.

Đăng ký ngay để được hỗ trợ và trải nghiệm MIỄN PHÍ 30 NGÀY phần mềm Getfly CRM

ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM 30 NGÀY MIỄN PHÍ

Tags: kpi, quản lý kinh doanh