Mục lục
Khi khởi tạo hệ thống hay trong quá trình sử dụng, bạn sẽ phải thiết lập nhiều cài đặt để sử dụng hệ thống hiệu quả. Và thông tin cá nhân (user profile) chính là một trong những trường thông tin quan trọng mà người dùng cần thiết lập ngay khi đăng nhập vào hệ thống. Việc cài đặt thông tin cá nhân đầy đủ sẽ tạo điều kiện xây dựng một cơ sở dữ liệu đồng nhất, hỗ trợ tối đa quá trình giao tiếp và quản lý nhân sự.
Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập và thay đổi thông tin trên user profile của Getfly CRM!
User profile là gì?
User profile – Hồ sơ người dùng là một tập hợp các cài đặt và thông tin được liên kết với một người dùng. Nó chứa thông tin quan trọng được sử dụng để xác định một cá nhân, chẳng hạn như tên, tuổi, ảnh chân dung của họ và các đặc điểm cá nhân như kiến thức hoặc chuyên môn.
Trong phần mềm Getfly CRM, hồ sơ người dùng dùng để phân loại tệp, cài đặt và tài liệu theo môi trường người dùng riêng lẻ, được gọi là ‘tài khoản’, cho phép phần mềm thân thiện hơn và được phân loại cho người dùng.
Tại sao cần thiết lập user profile?
User profile chính là hồ sơ chứa đựng đầy đủ các thông tin cơ bản nhất về người dùng. Từ đó doanh nghiệp của bạn có thể dễ dàng quản lý nhân sự ngay chính trên phần mềm CRM. Ngoài ra với các thông tin hữu ích như ngày sinh, số điện thoại, địa chỉ email, … ; nhân viên có thể dễ dàng liên lạc và trao đổi với nhau, gia tăng sự phối hợp giữa các phòng ban nhằm đảm bảo bộ máy được vận hành trơn tru.
Người quản lý đồng thời cũng nắm bắt nhanh chóng lý lịch và thông tin liên hệ của nhân viên ngay trên phần mềm CRM mà không cần phải tìm kiếm ở các nguồn khác nhau. Điều này tiết kiệm thời gian để người lãnh đạo có thể tập trung vào giải quyết các vấn đề quan trọng hơn thay vì hàng giờ đồng hồ tìm kiếm thông tin ở hồ sơ bản cứng cũng như hạn chế tối đa rủi ro thất lạc giấy tờ.
Thiết lập và chỉnh sửa user profile trên CRM
Khi đã đăng nhập vào được phần mềm CRM, bạn cần click mục “Thông tin cá nhân” để thao tác. Màn hình giao diện với ba phần chính:
Thông tin cá nhân
Tại phần này, bạn có thể điền các thông tin chung về bản thân như:
– Họ tên.
– Ngày sinh.
– Số điện thoại.
– Email.
– CMND.
– Các thông tin khác như: quê quán, tôn giáo, tình trạng hôn nhân, …
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể cập nhật các thông tin về lý lịch bản thân trên phần mềm CRM:
– Mô tả công việc.
– Kỹ năng chuyên môn.
– Kinh nghiệm.
– Học vấn.
Ngoài ra, để chỉnh sửa lại thông tin hay thay ảnh đại diện, người dùng có thể chọn nút “chỉnh sửa” rồi click chuột vào ảnh đại diện để tải ảnh lên hoặc điền thông tin cần cập nhật vào các trường tương ứng. Lưu ý: khi cập nhật ảnh đại diện bạn nên chọn hình ảnh rõ mặt để nhận diện và nhận biết tài khoản đó có gắn bó với doanh nghiệp hay không. Để ảnh vuông với kích thước khoảng 200×200 để ảnh được hiện thị đẹp nhất.
Bạn có thể tham khảo một vài thông tin quan trọng cần điền đầy đủ trên CRM để có một user profile hữu ích như sau:
(1) Tải ảnh lên.
(2) Ngày sinh: Khi doanh nghiệp có cơ chế tích hộ SMS vào Getfly gửi CM sinh nhật cho tài khoản sử dụng.
(3) Điện thoại: Khi DN có cái đặt gửi SMS nhắc lịch làm việc qua SMS brandname.
(4) Email: để không bị bỏ lỡ bất kỳ thông báo nào khi không truy cập vào phần mềm.
(5) Chữ ký: Khi DN tích hợp email, khi gửi email đi cho KH thì tự động có kèm theo chữ ký trong email gửi cho khách.
Thông báo qua email
Tại giao diện này, người dùng có thể thiết lập nhận thông báo qua email để không bị bỏ lỡ bất kỳ thông báo nào khi không truy cập vào phần mềm CRM:
– Nhận email khi có công việc mới được giao.
– Nhận email khi được đánh dấu trong công việc.
– Nhận email tổng hợp công việc vào mỗi buổi sáng hàng ngày.
– Nhận email thông báo có đơn hàng mới.
– Nhận email thông báo khi thay đổi đơn hàng.
– Nhận email thông báo khi duyệt đơn hàng.
– Nhận email thông báo khi hủy đơn hàng.
– Nhận email thông báo khi phiếu Thu được thu.
– Nhận email thông báo khi phiếu Chi được chi.
Người dùng chỉ cần tick vào loại thông báo mong muốn và hệ thống CRM sẽ tự động cập nhật.
Thông báo trên hệ thống
Ngoài ra, người dùng cũng có thể tự thiết lập nhận thông báo trên hệ thống CRM tùy theo mục đích sử dụng. Bằng cách tích vào loại thao tác nào? chức năng nào? trên thiết bị nào? mà bạn muốn nhận thông báo, hệ thống CRM sẽ tự động cập nhật. Tất cả được sắp xếp trực quan tại một bảng giao diện duy nhất giúp người dùng dễ dàng thiết lập. Trong trường hợp bạn muốn nhận tất cả thông báo, bạn chỉ cần click vào nút “Nhận tất cả”.
(1): Nhận tất cả: đây là thao tác nhanh chỉ việc click là chọn tất cả thay vì việc phải tích chọn từng chức năng.
(2) Bỏ nhận tất cả: bỏ nhận tất cả các thông báo.
(3) Chức năng: là các module phân quyền nhận thông báo cột chức này sẽ chỉ hiển thị những module mà anh/ chị được phân quyền truy cập. Loại thiết bị thông báo PC máy tính và App: thông báo trên điện thoại.
Lưu ý: các chức năng hiển thị trong phần thông báo phụ thuộc vào việc anh/ chị có được phân quyền vào chức năng đó hay không.
Trên đây là hướng dẫn tổng quan về cách thiết lập cũng như chỉnh sửa user profile trên phần mềm Getfly CRM. Hi vọng bài viết sẽ giúp bạn làm quen nhanh chóng với phần mềm.
Là một sản phẩm thuần Việt, được 3000+ doanh nghiệp thuộc 200+ ngành nghề tin tưởng lựa chọn, Giải pháp phần mềm Getfly CRM là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp:
– Đồng bộ dữ liệu trên 1 nền tảng duy nhất
– Thác tác nhanh chóng trên PC và App Mobile
– Loại bỏ thao tác thừa trong quy trình
– Tiết kiệm 5-10 phút trong mỗi thao tác
– Nâng cao năng suất, tối ưu hiệu quả
Bản Đồ Văn Phòng