Mục lục
Chia sẻ thông tin là cốt lõi trong hệ thống CRM để đảm bảo được tính đồng nhất trong dịch vụ cung cấp cũng như tăng tốc độ tối đa trong việc xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình kinh doanh và chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên việc chia sẻ thông tin trên hệ thống CRM cần được phân cấp, phân quyền theo đúng chức năng nhiệm vụ để đảm bảo những thông tin cần thiết đến được đúng phòng ban, người dùng cũng như giảm thiểu các rủi ro thất thoát, mất hay lộ thông tin.
Hiểu được tầm quan trọng của việc phân quyền hoạt động trên hệ thống, Getfly hỗ trợ doanh nghiệp quản lý người dùng theo vai trò một cách hệ thống và khoa học từ đó giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và trôi chảy hơn. Hãy cùng Getfly tìm hiểu tại rõ hơn tại bài viết dưới đây nhé!
Quản lý tài khoản người dùng khoa học
Hệ thống Getfly CRM cho phép Admin/nhà quản lý kiểm soát truy cập nhân viên thông qua tài khoản cụ thể. Theo đó, bạn có thể dàng quản lý tất cả danh sách người dùng trên hệ thống: tạo tài khoản truy cập đối với nhân viên mới, xóa tài khoản khi nhân viên nghỉ việc.
Đồng thời, bạn cũng có thể chỉ định họ trực thuộc phòng ban cụ thể. Việc này giúp hình thành cơ cấu tổ chức một cách hệ thống (mô hình tổ chức), nâng cao khả năng phân phối thông tin tại các cấp bậc: admin – quản lý cấp trung – nhân viên.
Thêm nữa, khi tạo mới người dùng, bạn có thể dễ dàng phân quyền sử dụng cho nhân viên mới nhanh chóng theo các nhóm quyền đã thiết lập sẵn cho các vị trí tương đương. Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ mở rộng không gian lưu trữ riêng tư cho nhân viên và cho phép tùy chọn bảo mật dữ liệu khách hàng “chỉ mình tôi” khi không muốn chia sẻ dữ liệu khách hàng cá nhân. Admin hệ thống cũng không có quyền xem và truy cập được dữ liệu này.
Thiết lập sơ đồ cơ cấu doanh nghiệp theo phòng ban
Vai trò của người dùng được định hình dựa trên sơ đồ cơ cấu doanh nghiệp trên CRM. Tại từng phòng ban, nhà quản lý dễ dàng tạo mới, sắp xếp, chỉnh sửa từng cấp bậc vị trí của nhà quản lý, nhân viên.
Hệ thống CRM cho phép phân cấp theo chức vụ trong từng phòng ban: trưởng phòng, phó phòng, trưởng nhóm, phó nhóm, nhân viên cũng như quản lý phòng ban theo các cấp (admin, quản lý cấp trung và nhân viên) sẽ ảnh hưởng tới quyền xem dữ liệu khách hàng trên hệ thống. Mặc định cấp cao nhất (admin) sẽ có quyền xem dữ liệu của các cấp bên dưới.
Thiết lập phân quyền đa dạng
Phân quyền cho nhân viên
Hệ thống CRM cho phép chỉ định thao tác của người dùng: được truy cập vào tính năng nào và thực hiện tác vụ nào trên phần mềm. Đồng thời bạn có thể dễ dàng tạo mới, phân quyền có sẵn hay linh hoạt thay đổi quyền cho nhân viên theo vị trí tương ứng (nhân viên mới, thăng chức…).
Phân quyền cho phòng ban
Bạn cũng hoàn toàn có thể quản lý những nhóm người dùng thuộc cùng một phòng ban trong CRM bằng cách:
– Tạo phân quyền theo phòng ban để dễ dàng phân cấp và chia sẻ thông tin theo từng cấp: trưởng phòng – phó phòng – nhân viên.
– Từng người dùng trong cùng một phòng ban sẽ được phân quyền giống hoặc khác nhau tùy theo chức vụ/vị trí họ nắm giữ.
Phân quyền bảo mật theo mối quan hệ khách hàng
Trong CRM, bạn có thể giới hạn quyền truy cập mối quan hệ khách hàng đối với các phòng ban cụ thể:
– Nhân viên thuộc từng phòng ban sẽ được chỉ định có thể xem dữ liệu khách hàng tại từng mối quan hệ.
– Đảm bảo truy cập minh bạch & rõ ràng các thông tin khách hàng tại từng chức vụ.
– Quy hoạch phân loại được khu vực khách hàng phụ trách chăm sóc của từng chức năng phòng ban.
Cách thiết lập phân quyền
Việc thiết lập phân quyền trên Getfly CRM sẽ được tiến hành theo thứ tự 3 bước như sau:
(1) Thiết lập các quyền tương ứng theo mô hình cơ cấu tổ chức: Nhóm admin, nhóm kinh doanh, nhóm kinh doanh, nhóm nhân sự…
Với việc tạo quyền thiết lập tập trung và hệ thống theo mô hình cơ cấu tổ chức này, nhà quản lý dễ dàng tìm kiếm, chỉnh sửa các nhóm quyền, tránh việc nhầm lẫn trong việc phân chia các tính năng.
(2) Tạo các phân cấp quyền tại từng nhóm quyền chính: phân cấp theo cấp quản lý và cấp nhân viên: trưởng phòng, phó phòng, trưởng nhóm, phó nhóm, nhân viên
Theo đó, tiết kiệm thời gian trong việc cài đặt quyền truy cập đối với người dùng có cùng cấp bậc tương đương.
(3) Thiết lập quyền chi tiết tại từng nhóm nhóm quyền cha-con và từng người dùng cụ thể
– Phân quyền truy cập các tính năng cho người dùng theo chức năng phòng ban: được xem các tính năng nào, module nào…
– Phân quyền các mức độ thao tác khác nhau tại các tính năng được truy cập: truy cập, thêm mới, sửa, xóa, duyệt, thanh toán, xem tất cả
- Truy cập: Cho phép người dùng có vai trò xem tính năng này
- Thêm mới: Cho phép người dùng được quyền tạo mới
- Sửa: Cho phép người dùng có vai trò chỉnh sửa
- Xóa: cho phép người dùng có vai trò này xóa
- Duyệt: cho phép người dùng có vai trò duyệt
- Thanh toán: cho phép người dùng có vai trò thanh toán
- Xem tất cả: cho phép người dùng tất cả các quyền trên tính năng thêm mới/ sửa/ xóa/ duyệt/ thanh toán
Cụ thể: Nếu muốn người dùng được truy cập và thực hiện thao tác tại tính năng nào thì lựa chọn tích, ngược lại chọn bỏ tích.
Là một sản phẩm thuần Việt, được 3000+ doanh nghiệp thuộc 200+ ngành nghề tin tưởng lựa chọn, Giải pháp phần mềm Getfly CRM là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp:
– Đồng bộ dữ liệu trên 1 nền tảng duy nhất
– Thác tác nhanh chóng trên PC và App Mobile
– Loại bỏ thao tác thừa trong quy trình
– Tiết kiệm 5-10 phút trong mỗi thao tác
– Nâng cao năng suất, tối ưu hiệu quả
Bản Đồ Văn Phòng
