Mục lục
Trong thời kỳ bùng nổ công nghệ, phần mềm CRM đang ngày càng trở nên phổ biến và đa dạng với các sản phẩm có nền tảng khác nhau. Chính vì thế mà không ít doanh nghiệp chạy đua theo những phần mềm tiên tiến với các tính năng hiện đại nhất mà quên đi những giá trị cốt lõi của CRM là về quản lý quan hệ khách hàng. Từ đó dẫn đến tình trạng lãng phí chi phí đầu tư mà không đem lại hiệu quả như mong muốn. Cùng bài viết tìm hiểu những tính năng cơ bản mà phần mềm CRM cần phải có để từ đó đánh giá và lựa chọn sản phẩm cho doanh nghiệp của bạn.
Quản lý thông tin khách hàng và liên hệ
Một trong những tính năng cốt lõi của CRM là quản lý liên hệ và khách hàng. Tính năng quản lý danh bạ cho phép người dùng sắp xếp danh bạ theo tài khoản mà bạn tương tác. Điều này giúp người dùng có thông tin liên hệ chính như số điện thoại và địa chỉ email của nhiều người, nhiều chức vụ khác nhau tại bất kỳ công ty khách hàng nào. Bằng cách này nếu ai đó muốn liên hệ với trưởng phòng tiếp thị sản phẩm hoặc thậm chí giám đốc điều hành tại một công ty, họ có thể nhanh chóng tham khảo các địa chỉ liên hệ được liên kết với Khách hàng đó.
Việc lưu trữ thông tin một cách tập trung và thống nhất trên CRM cho phép bạn phân đoạn và sắp xếp các địa chỉ liên hệ, thu thập dữ liệu khách hàng quan trọng để sử dụng cho các dự án tiếp thị. Không chỉ có tên và địa chỉ email, bạn có thể lưu trữ thêm thông tin tài khoản mạng xã hội để phục vụ xây dựng chương trình chăm sóc phù hợp.
Bên cạnh việc nhập thông tin từng khách hàng vào hệ thống, phần mềm CRM có cho phép bạn upload hàng loạt dựa trên file dữ liệu có sẵn. Điều đó giúp tiết kiệm đáng kể thời gian cũng như hạn chế tối đa sai sót của người dùng khi nhập liệu.
Hơn nữa, một phần mềm CRM sẽ tăng tính hiệu quả hơn khi có những chức năng nâng cao hỗ trợ quá trình nhập liệu liên hệ như lọc trùng khách hàng, một khách hàng có thể hiển thị nhiều cơ hội khác nhau, tối ưu tập trung được thông tin trên 1 khách hàng… Và không thể thiếu tính năng lưu trữ thông tin tự động. Cụ thể, khi khách hàng nhập thông tin trên nền tảng facebook, website, landing page… hệ thống CRM sẽ tự động tạo khách hàng tiềm năng tương ứng.
Quản lý cơ hội kinh doanh
Một tính năng cốt lõi khác của phần mềm CRM là quản lý Cơ hội bán hàng cho 1 khách hàng (gọi tắt là Cơ hội). Điều này cho phép người dùng theo dõi Cơ hội thông qua các giai đoạn khác nhau, dự báo khả năng kết thúc cơ hội, ghi chú các điểm khó khăn và nhu cầu của khách hàng, đồng thời theo dõi báo giá cho từng Cơ hội.
Khi Cơ hội di chuyển qua các giai đoạn khác nhau, người dùng có thể chỉ định tỷ lệ phần trăm thành công cũng như đánh dấu xem Cơ hội bán hàng này có nguy cơ bị mất hay không. Điều này sẽ giúp nhân viên bán hàng tập trung vào việc kêu gọi hành động và cảnh báo họ giải quyết các mối bận tâm của khách hàng nhằm giúp tăng khả năng chốt sale.
Ngoài ra, trong phần Cơ hội, nhân viên bán hàng có thể chỉ định báo giá cho Khách hàng dựa trên cách Cơ hội đang tiến triển. Điều này giúp nhân viên bán hàng đưa ra báo giá chính xác cho một khách hàng tiềm năng và dự báo doanh thu cho năm tài chính.
Cuối cùng, điều quan trọng là người dùng phải ghi chú cẩn thận về nhu cầu của khách hàng khi thỏa thuận diễn ra. Ví dụ: nếu một cuộc gọi được thực hiện và khách hàng tiềm năng chỉ ra điểm khó của họ và điều gì quan trọng nhất đối với họ, người dùng có thể ghi lại điều đó trong trang cơ hội trên CRM. Điều này cho phép nhân viên bán hàng quay lại với nhu cầu của họ đã được giải quyết và tăng khả năng chốt giao dịch.
Quản lý lead
Các tính năng quản lý lead (khách hàng tiềm năng) là một tính năng cốt lõi khác của CRM có thể giúp tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Khi khách hàng tiềm năng lọc vào công ty, cho dù là từ một sự kiện, biểu mẫu trực tuyến hay theo dõi khách truy cập trực tuyến, CRM có thể tự động lưu trữ thông tin liên hệ của khách hàng tiềm năng cũng như cung cấp các tính năng bổ sung để giúp tiếp cận khách hàng tiềm năng.
Ví dụ: CRM thường cung cấp các tính năng tính điểm hoặc phân loại khách hàng tiềm năng giúp tự động xác định khách hàng tiềm năng nào tốt nhất để ưu tiên tiếp cận cũng như chăm sóc. Tiêu chí phân loại có thể dựa trên các yếu tố khác nhau bao gồm cả cách khách hàng tiềm năng đó đã tương tác với trang web của doanh nghiệp, … Nếu khách hàng tiềm năng đã truy cập các trang nhất định hoặc tải xuống một số tài liệu nhất định, đó có thể là một chỉ báo tốt về sản phẩm hoặc giải pháp mà họ đang tìm kiếm.
Việc phân loại lead khoa học trên CRM cũng giúp bạn chăm sóc khách hàng nhanh chóng, kịp thời mà không bị bỏ sót bất kỳ khách hàng nào. Đây cũng là cơ sở để bạn lên các chiến dịch tiếp thị, bán hàng, chăm sóc khách hàng được cá nhân hóa đến từng đối tượng cụ thể, góp phần gia tăng hiệu quả chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.
Bảng phân tích điều hành sales
Phần mềm CRM giúp hiển thị nhiều loại phân tích cho các bộ phận bán hàng. Những phân tích bán hàng này hiển thị dữ liệu bán hàng lịch sử có thể giúp giới thiệu những hoạt động bán hàng nào đã dẫn đến việc giành được giao dịch. Điều này có thể bao gồm phân khúc khách hàng, phân tích lợi nhuận, hiệu suất nhóm, v.v.
Bạn có thể xem thống kê bằng cách sử dụng các trang tổng quan và báo cáo tùy chỉnh trên CRM. Dữ liệu được cung cấp theo thời gian thực và có thể được truy cập từ bất kỳ cổng nào để nhân viên bán hàng, tiếp thị và dịch vụ khách hàng sử dụng. Bằng cách sử dụng các số liệu thống kê này một cách đúng đắn, bạn sẽ có được lợi thế cạnh tranh thực sự vì sự phỏng đoán được loại bỏ khi nói đến các dự báo và thông tin chi tiết. Làm quen với việc kết hợp số liệu thống kê với phân tích để xác định vị trí và khắc phục bất kỳ vấn đề nào trong quy trình kinh doanh.
Các báo cáo thông minh này cho phép chia nhỏ các chỉ số chính của hoạt động bán hàng theo các chiến dịch và nhóm. Chúng cũng có thể được tùy chỉnh và chia sẻ trong toàn bộ nhóm bán hàng và tiếp thị để mọi người đều có cách hiểu và nắm bắt thông tin một cách đồng nhất.
Trên đây là những tính năng cơ bản mà một phần mềm CRM cần có. Để chọn CRM phù hợp cho doanh nghiệp, hãy bắt đầu bằng cách kiểm tra nhu cầu kinh doanh của bạn. Sau đó, đối chiếu những nhu cầu đó với khả năng của CRM để tìm ra sự phù hợp.
Là một sản phẩm thuần Việt, được 3000+ doanh nghiệp thuộc 200+ ngành nghề tin tưởng lựa chọn, Giải pháp phần mềm Getfly CRM là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp:
– Đồng bộ dữ liệu trên 1 nền tảng duy nhất
– Thác tác nhanh chóng trên PC và App Mobile
– Loại bỏ thao tác thừa trong quy trình
– Tiết kiệm 5-10 phút trong mỗi thao tác
– Nâng cao năng suất, tối ưu hiệu quả
Bản Đồ Văn Phòng
