8 dấu hiện nhận biết doanh nghiệp đang cần công cụ CRM

Phần mềm CRM đang dần trở thành xu hướng quản lý không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp vẫn đang phân vân với câu hỏi “Liệu chúng tôi có thực sự cần công cụ CRM?”. Trong bài viết này hãy cùng Getfly làm rõ 8 dấu hiệu chứng tỏ doanh nghiệp đang cần có hệ thống CRM để tìm ra câu trả lời cho câu hỏi trên.

Dấu hiệu 1: Dữ liệu phân tán

Tình trạng thông tin phân tán là dấu hiệu rõ ràng, phổ biến nhất để nhận ra doanh nghiệp cần một hệ thống CRM. Đa phần các doanh nghiệp hiện nay sử dụng phương pháp lưu trữ giấy tờ hoặc các công cụ truyền thống như: Excel, google trang tính, Sổ ghi chú,… để lưu trữ thông tin khách hàng. Mỗi phòng ban sẽ tự lưu trữ những dữ liệu phòng ban mình sở hữu trong các file, sổ sách riêng nên rất khó tạo được dòng chảy dữ liệu xuyên suốt giữa các bộ phận. Với khả năng tích hợp đa kênh của CRM thì dữ liệu từ các kênh của doanh nghiệp sẽ được tập trung về 1 nơi duy nhất.

Dấu hiệu 2: Trùng lặp dữ liệu, nhiều data rác

Khi không có hệ thống quản lý dữ liệu chung, tình trạng chăm sóc chồng chéo khách hàng do dữ liệu không được làm sạch, cập nhật kịp thới rất dễ xảy ra. Chẳng hạn như một khách hàng đã mua sản phẩm nhưng sau đó vẫn tiếp tục nhận được cuộc gọi chào hàng sản phẩm đó, hoặc khách hàng liên tục nhận được cuộc gọi, email tư vấn cùng lúc từ nhiều nhân viên bán hàng khác nhau trong công ty. 

Hậu quả của việc trùng lặp dữ liệu, dữ liệu rác nhiều là doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong tất cả các khâu sử dụng lại chúng cho các hoạt động sau đó như tiếp thị, bán hàng và chăm sóc sau bán hàng. Một phần mềm CRM có các tính năng như tìm trùng, lọc trùng, gộp trùng, chặn trùng dữ liệu sẽ giúp cho bạn hạn chế tối đa vấn đề trùng lặp dữ liệu trên.

Dấu hiệu 3: Dữ liệu không có tính chia sẻ, kế thừa

Đối với các doanh nghiệp mà quá trình thu thập LEAD và xử lý, chuyển đổi LEAD được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau vấn đề chia sẻ, kế thừa dữ liệu rất quan trọng. Ví dụ như bộ phận Marketing đã thu thập những thông tin về nhu cầu của khách hàng nhưng thông tin này lại không được chuyển đến tay bộ phận Sale để sử dụng trong quá trình tư vấn, sẽ làm giảm đáng kể hiệu quả chuyển đổi và đánh mất cơ hội tạo ra doanh thu cho công ty. 

Tuy nhiên với CRM thì khác, CRM giúp tất cả các bộ phận phòng ban làm việc trên cùng một hệ thống, sử dụng chung một nguồn dữ liệu. Vì vậy các bộ phận sẽ sử dụng lại được kết quả công việc của nhau, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc. Bên cạnh đó CRM còn có khả năng bàn giao hàng loạt các dữ liệu của nhân viên cũ sang nhân viên mới chỉ bằng vài thao tác.

Dấu hiệu 4: Không bảo mật được dữ liệu

Các công cụ miễn phí như Excel hoặc trang tính có thể hỗ trợ quản lý dữ liệu cơ bản, tuy nhiên trong vấn đề phân quyền và bảo mật dữ liệu thì các phần mềm này còn rất nhiều hạn chế. Chẳng hạn như quản lý không thể phân quyền xem, thao tác dữ liệu theo từng tài khoản nhân viên; không thể truy vết những thao tác nhập/xuất/ xóa/chỉnh sửa dữ liệu do không có các log thông tin ghi chú điều này. Do vậy, doanh nghiệp nên cần nhắc sử dụng các công cụ quản lý dữ liệu như CRM để đưa thông tin đến đúng người, đúng lúc.

Dấu hiệu 5: Doanh nghiệp không có góc nhìn toàn cảnh về khách hàng

Khi xem 1 hồ sơ khách hàng mà bạn không thể biết được toàn bộ thông tin về khách hàng đó như thông tin liên lạc, lịch sử chăm sóc, lịch sử giao dịch, thông tin công nợ… thì bạn không thể thấu hiểu và làm hài lòng khách hàng. Một giải pháp CRM có khả năng tích hợp với các hệ thống trong-ngoài của doanh nghiệp, khả năng lưu vết toàn bộ dữ liệu của các phòng ban, nhân viên khi cùng tương tác trên một hồ sơ khách hàng thì có thể giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về khách hàng của mình.

Dấu hiệu 6: Thiếu tính kết nối giữa các bộ phận, phòng ban

Việc thiếu tính kết nối giữa các bộ phận, phòng ban trong một doanh nghiệp thì không có nghĩa là chỉ do doanh nghiệp đang thiếu 1 hệ thống CRM mà có thể còn do nhiều nguyên nhân khác như ý thức con người, quy trình nội bộ… Dù vậy, có thể khẳng định rằng nếu doanh nghiệp có được hệ thống CRM thì sẽ cải thiện đáng kể vấn đề này. CRM với các công cụ như quản lý dự án, quản lý lịch làm việc, quản lý tác vụ… sẽ giúp cải thiện quá trình phối hợp và hiệu quả phối hợp công việc nội bộ rất nhiều.

Dấu hiệu 7: Không kiểm soát được hoạt động bán hàng

Khi doanh nghiệp ngày càng phát triển số lượng dữ liệu khách hàng và nhân sự cần quản lý sẽ tăng cao dễ khiến chủ doanh nghiệp rơi vào trạng thái mất kiểm soát trong hoạt động bán hàng. Các vấn đề sẽ nảy sinh như: khó nắm bắt được hoạt động của nhân viên, không biết kênh tiếp thị nào hiệu quả, nguồn khách hàng nào chất lượng, không biết được khách hàng nào có tiềm năng cao; không đánh giá được nhân viên nào xuất sắc… CRM với các tính năng giúp đo lường hoạt động Marketing và quản lý công việc chuyên nghiệp sẽ giúp bạn cải thiện đáng kể vấn đề trên.

Dấu hiệu 8: Báo cáo thủ công, không thể điều hành, quản lý doanh nghiệp từ xa

Báo cáo của nhân viên phải làm thủ công, thường xuyên trễ hạn và không kịp thời. Dữ liệu báo cáo hay có nhiều sai sót, không chính xác hoặc mất rất nhiều thời gian làm báo cáo… là biểu hiện rõ ràng cho thấy doanh nghiệp bạn đang thiếu 1 hệ thống quản lý báo cáo tập trung, thiết lập tự động như CRM.

Đó chính là một số dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đang thực sự cần một phần mềm CRM. Tất nhiên việc chưa sử dụng hệ thống CRM không phải nguyên nhân duy nhất dẫn đến các tình trạng trên, tuy vậy phải khẳng định chắc chắn rằng CRM sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc khắc phục và giải quyết các vấn đề, khó khăn được nêu ra trong bài viết. Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý hiệu quả, Getfly CRM luôn tự tin là trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp của bạn!