Mục lục
Getfly CRM – Trước sự phát triển mạnh mẽ của phương tiện truyền thông, email doanh nghiệp vẫn khẳng định được vai trò và tầm quan trọng của mình đối với mỗi doanh nghiệp. Hiện nay, email doanh nghiệp được sử dụng như một công cụ chuyên nghiệp để tiếp cận và chăm sóc khách hàng.
Email doanh nghiệp là gì?
Có khá nhiều định nghĩa đưa ra giải thích cho cụm từ này, tuy vậy, để đưa ra một định nghĩa chính xác về email doanh nghiệp là rất khó, vì nó là một khái niệm trừu tượng. Hiểu đơn giản là email cụ thể được sử dụng cho một doanh nghiệp. Là email theo một tên miền riêng cho khách hàng, có trả phí (trái ngược với dạng email miễn phí của google, gmail…)
Ví dụ: [email protected]…
Những điểm khác nhau giữa email doanh nghiệp và email cá nhân
Email cá nhân
Trong khi email cá nhân chỉ là tài khoản thư điện tử của 1 cá nhân duy nhất, đuôi email thông thường chỉ là tên miền của nhà cung cấp là @yahoo.vn hay @gmail.com thì email tên miền lại là tài khoản thư điện tử của công ty, cung cấp cho các nhân viên của công ty sử dụng, đuôi email là tên của chính doanh nghiệp đó như @ods.vn…
Trong công việc kinh doanh, khi nhân viên sử dụng email cá nhân để làm việc, mọi dữ liệu, thông tin của công ty sẽ nằm trên email này và công ty không thể chủ động quản lý nó. Nên khi nhân viên nghỉ việc, các thông tin, dữ liệu này công ty cũng có thể bị “mất” luôn.
Email doanh nghiệp
Còn email tên miền riêng thì mỗi nhân viên có 1 địa chỉ email riêng cho doanh nghiệp cung cấp, khi nhân viên có nghỉ việc thì công ty có thể thu hồi nó về, các dữ liệu cũng được lưu trữ trong phạm vi an toàn.
Ngoài ra, email cá nhân thường chỉ có các tính năng cơ bản, hệ thống bảo mật, chống virus, spam không cao nên dễ bị xâm nhập, mất tài khoản…
Vì sao cần email doanh nghiệp?
Một địa chỉ mail chuyên nghiệp, mang thương hiệu doanh nghiệp sẽ dế dàng tạo thiện cảm với người nhận. Email doanh nghiệp giúp khẳng định vị thế của một cá nhân thay mặt cho công ty, bên cạnh đó, nó còn như một công cụ quảng cáo hình ảnh/ thương hiệu của doanh nghiệp. Qúa trình này giúp xây dựng và khẳng định thương hiệu, tạo dựng niềm tin nơi khách hàng.
Phân loại email doanh nghiệp
Email doanh nghiệp được chia làm 2 loại:
Loại 1: Email doanh nghiệp được cung cấp miễn phí khi sử dụng web hosting ở các nhà cung cấp. Tuy vậy, dạng email này không được khuyến khích sử dụng vì tính hiệu quả không cao. Bởi lẽ, đây không phải là loại email chuyên dụng, khả năng xác thực domain không cao nên dễ rơi vào tình trạng spam, không đến đượctay khách hàng.
Loại 2: là dạng email tên miền được cung cấp dựa trên hạ tầng của một hay nhiều sever riêng và được cài những phần mềm chuyên nghiệp. Với loại email này, các phần mềm quản lý email, xác thực domain, tránh spam… đều đã được tích hợp. Điều này giúp hệ thống có khả năng vượt qua bộ lọc, tránh spam tới 98%.
Với loại email 1 (email theo hosting) không phải dạng email chuyên dụng, thường dễ bị spam nên không được khuyến khích sử dụng.
Ngược lại, với email sever, thường được khuyến khích sử dụng làm email doanh nghiệp nhờ những tính năng nổi bật cùng hiệu quả cao, đơn giản, dễ dàng sử dụng… Nhờ có nó, doanh nghiệp có thể xây dựng email với tên miền riêng, giúp quản lý tập trung, quảng bá thương hiệu, tạo độ tin cậy cho khách hàng và đối tác.
Đặc biệt, với những tính năng hữu ích như tự động trả lời, chuyển tiếp, chống spam, chặn địa chỉ email lạ… mang đến cảm giác an tâm khi sử dụng. Bên cạnh đó, email doanh nghiệp dạng này giúp kiểm soát nội dung email, bảo mật thông tin nội bộ công ty. Việc tích hợp webmail giúp truy cập email bất cứ khi nào chỉ cần có trình duyệt web, thiết bị có kết nối internet.
Việc kết hợp email marketing và email doanh nghiệp giúp kiểm soát, chăm sóc và hỗ trợ khách hàng một cách nhanh chóng hiệu quả. Thêm vào đó, góp phần định hình thương hiệu, tạo dựng niềm tin nơi đối tác, khách hàng.
Tính năng nổi trội của email doanh nghiệp
Tính cá nhân hóa
Đây là tính năng quan trọng đầu tiên của hệ thống email công ty. Dịch vụ này cho phép thay đổi tên miền thành tên công ty/doanh nghiệp của bạn. Việc sở hữu một email riêng sẽ khiến hòm tư điện tử của công ty bạn dễ nhận dạng và chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng.
Kết nối Internet trực tuyến
Khách hàng có thể nhận, gửi thư và kết nối với mọi người bất kỳ lúc nào, bất cứ nơi đâu với email công ty từ Google Apps. Các dịch vụ này cho phép người dùng sử dụng trên bất kỳ thiết bị điện tử nào có khả năng truy cập trực tuyến. Thật thú vị khi bạn có thể đánh văn bản và làm bảng tính ngay trên chiếc điện thoại di động của mình phải không nào!
An toàn và bảo mật
Email công ty được Google thiết kế với các kết nối được mã hóa, xác thức và lọc spam vô cùng chuyên nghiệp và tỉ mỉ. Toàn bộ các hoạt động của bạn đều được đảm bảo an toàn và rõ ràng.
Bên cạnh đó, email công ty sẽ giúp cho thư của bạn đến đúng địa chỉ mà không lo rơi vào mục quảng cáo hoặc xã hội trong mail của người nhận. Trên thực tế nhiều khách hàng sử dụng email cá nhân hoặc email miễn phí trên mạng để gửi thông tin nhưng họ lại không biết vì chúng không rơi đúng địa chỉ. Đây cũng là điểm bất tiện đối với dịch vụ email miễn phí trên mạng.
Tính chuyên nghiệp
Khách hàng khi đọc email công ty của bạn có thể nhanh chóng xác định bạn đến từ đâu và đến với lý do gì. Điều này khiến cho sự tương tác giữa 2 bên thuận tiện và dễ dàng hơn nhiều. Ngoài ra, một bộ phận email email được sử dụng cho nhân viên rõ ràng khiến cho doanh nghiệp của bạn chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng.
Độ uy tín
Để thiết lập email doanh nghiệp, công ty của bạn phải đăng ký, trả tiền và trải qua các bước xét duyệt từ Google. Điều này tạo sự an toàn và uy tín của công ty khiến cho khác hàng tin tưởng hơn khi sử dụng dịch vụ email của doanh nghiệp.
Tiết kiệm chi phí
Cho dù mất tiền nhưng nếu tính những lợi ích mà chúng đem lại cho công ty thì khoản tiền bỏ ra là quá nhỏ. Chỉ cần chi ra khoảng 5 triệu là công ty/doanh nghiệp có thể sở hữu ngay một địa chỉ email công ty riêng sử dụng cho khoảng 50 nhân viên. Ngoài ra, nhiều nhà cung cấp còn mở rộng các gói dịch vụ email với quy mô lớn, vừa và nhỏ khác nhau.
Là một sản phẩm thuần Việt, được 3000+ doanh nghiệp thuộc 200+ ngành nghề tin tưởng lựa chọn, Giải pháp phần mềm Getfly CRM là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp:
– Đồng bộ dữ liệu trên 1 nền tảng duy nhất
– Thác tác nhanh chóng trên PC và App Mobile
– Loại bỏ thao tác thừa trong quy trình
– Tiết kiệm 5-10 phút trong mỗi thao tác
– Nâng cao năng suất, tối ưu hiệu quả
>> Phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ tiết kiệm, hiệu quả
Tags: email doanh nghiệp
Bản Đồ Văn Phòng