Phương án quản lý data khách hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

Quy mô doanh nghiệp ngày càng mở rộng đồng nghĩa với số lượng thông tin khách hàng cũng ngày càng lớn. Do vậy, việc quản lý data khách hàng lúc này là một bài toán không dễ giải quyết. Mặt khác, chi phí để phát triển 1 khách hàng mới bằng 5-7 lần chi phí bán hàng cho khách hàng cũ. Ngoài ra, khách hàng cũ là những minh chứng sống cho chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp, sự giới thiệu của họ chính là hình thức Marketing 0đ hiệu quả nhất.

Sau đây, hãy cùng Getfly CRM tìm hiểu 2 cách quản lý thông tin khách hàng hiệu quả nhất hiện nay mà doanh nghiệp cần nhanh chóng ứng dụng để sớm chiếm ưu thế so với đối thủ.

Quản lý data khách hàng bằng Excel hoặc Google trang tính

Ưu điểm

Quản lý khách hàng bằng Excel là một trong những cách lưu trữ danh sách khách hàng phổ biến bởi sự tiện dụng và tiết kiệm chi phí. Những ưu điểm dễ nhận thấy của cách quản lý thông tin khách hàng excel là:

• Việc sử dụng Excel để lưu trữ thông tin khách hàng thì tiết kiệm chi phí.
• Excel là công cụ rất đơn giản, dễ dùng và phổ biến hầu hết ai cũng sử dụng được từ khi là học sinh, sinh viên. Do vậy sẽ không mất nhiều thời gian hướng dẫn, đào tạo nhân viên như khi dùng phần mềm, công cụ.
• Dễ dàng tùy chỉnh, chỉnh sửa thông tin với Excel hoặc gg trang tính, bạn có thể thêm hoặc bớt bất cứ trường thông tin nào hay sửa dữ liệu nào đó một cách rất dễ dàng.

Nhược điểm

Excel có nhiều ưu điểm, nó đáp ứng khá tốt cho doanh nghiệp hoặc đơn vị kinh doanh có ít thông tin khách hàng và chỉ cần quản lý ở mức đơn giản. Tuy nhiên, khi dữ liệu ngày càng nhiều lên hoặc do nhu cầu bảo mật của doanh nghiệp, Excel lại bộc lộ những nhược điểm khó khắc phục như:

• Dữ liệu có thể dễ dàng bị sửa đổi hoặc xóa: Ưu điểm của Excel là dễ dàng tùy chỉnh, sửa đổi thông tin nhưng điều này cũng dẫn tới một nhược điểm lớn chính là thiếu bảo mật, dễ rò rỉ dữ liệu. Trong trường hợp bạn cài đặt mật khẩu bảo vệ trang tính khi sử dụng excel hoặc chọn chế độ hạn chế quyền chỉnh sửa danh sách trên trang tính sẽ dễ dẫn đến vấn đề khó khăn trong cập nhật các dữ liệu phát sinh.
• Kho dữ liệu ngày càng “cồng kềnh” với phiên bản V1, V2, …Vn: Để thêm khách hàng mới hay cập nhật thông tin khách hàng hiện có, các nhân viên bán hàng sẽ phải tải xuống file dữ liệu và bổ sung sau đó tải lại phiên bản khác lên ổ chung. Do vậy sẽ tạo ra vô số file danh sách khách hàng, khiến cho tệp dữ liệu này càng nặng, khó tìm kiếm file chính xác cuối cùng. Ngoài ra, việc các dữ liệu khách hàng phân tán ở nhiều file lại gây ra khó khăn cho việc tổng hợp dữ liệu, tăng nguy cơ sai sót do làm thủ công cũng như mất quá nhiều thời gian cập nhật.
• Khó tra cứu dữ liệu khách hàng: Việc truy vấn thông tin sẽ tốn nhiều thời gian bởi số lượng file danh sách quá nhiều. Chưa kể đến việc khách hàng đó đã bị “lỡ tay” xóa mất hoặc nhân viên kinh doanh quên lưu vào danh sách thì dù bạn có tìm bao lâu cũng không thể thấy được. Mặt khác, để bảo mật danh sách khách hàng, một số công ty lưu trữ các tệp Excel khách hàng trên một máy chủ tại công ty. Do vậy nhân viên bắt buộc phải đăng nhập bằng mạng công ty thông qua ID và mật khẩu mới có thể truy cập được vào hệ thống điều này gây khó khăn cho các nhân viên thị trường hoặc những nhân viên làm việc tại nhà.

Phương pháp quản lý khách hàng bằng Excel sẽ phù hợp với các doanh nghiệp quy mô siêu nhỏ, có số lượng data khách hàng không quá nhiều. Đối với doanh nghiệp quy mô từ nhỏ tới vừa, có nhu cầu quản lý số lượng lớn thông tin khách hàng thì có thể cân nhắc phương án sử dụng phần mềm quản lý khách hàng chuyên nghiệp CRM.

Sử dụng phần mềm quản lý thông tin khách hàng

Phần mềm CRM đang là giải pháp được các doanh nghiệp ưu tiên hàng đầu do những lợi ích lớn mà nó đem lại cho doanh nghiệp. Việc triển khai công cụ CRM vào quản lý bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp B2B không còn đau đầu về việc thất thoát data khách hàng.

Lưu trữ dữ liệu tập trung, đồng bộ

Lấy ví dụ với phần mềm Getfly CRM, tất cả dữ liệu khách hàng được số hóa và lưu trữ tập trung trên hệ thống. Mọi dữ liệu khách hàng được lưu trữ trên phần mềm giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt và quản lý toàn bộ danh sách khách hàng, không lo sợ vấn đề thất thoát khách hàng.

Đảm bảo tính an toàn, bảo mật trong quản lý dữ liệu

Tính năng phân quyền truy cập trên Getfly CRM cho phép ẩn/ hiện trường thông tin quan trọng, quản lý cá nhân, bộ phận được xem dữ liệu. Điều này đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu khách hàng với những cá nhân, bộ phận không liên quan. Tính năng phân quyền chỉnh sửa, cho phép chỉ người được chọn mới được chỉnh sửa, thêm bớt dữ liệu, xuất dữ liệu giúp tránh tình trạng dữ liệu bị sửa, xóa, mất không mong muốn, nhờ đó dữ liệu kinh doanh được đảm bảo an toàn.

Lưu trữ lịch sử tư vấn tương tác khách hàng

Getfly CRM cũng ghi chép, lưu trữ lại toàn bộ lịch sử trao đổi, tương tác, giao dịch với khách hàng giúp nhân viên nắm bắt mọi thông tin về khách hàng, giúp đội ngũ có cái nhìn xuyên suốt về khách hàng, thấu hiểu khách hàng 360 độ để chủ động trong các giao dịch. Tức thời nắm bắt được lịch sử trao đổi, giao dịch với khách hàng từ khi mua hàng đến hiện tại, giúp nhân viên sale hiểu khách hàng, từ đó chăm sóc khách hàng tốt hơn và bán chéo các sản phẩm phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

Mặt khác, nhân viên mới có thể nhận bàn giao dữ liệu và nắm bắt toàn bộ lịch sử giao dịch với khách hàng trước đó để tiếp tục chăm sóc. Nhà quản lý dễ dàng nắm bắt thông tin về toàn bộ khách hàng, lịch sử giao dịch và tương tác giữa nhân viên và khách hàng để đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một đơn vị đồng hành ứng dụng phần mềm CRM vào quản lý thông tin và chăm sóc khách hàng. Hãy liên hệ ngay với Getfly CRM theo hotline 0965 593 953 hoặc để lại thông tin trong form phía dưới để được hỗ trợ và tư vấn.