Mục lục
Bạn đang gặp vấn đề trong việc trì hoãn công việc? Bạn không thể hoàn thành được kế hoạch đã đưa ra trước đó? Dưới đây chính là giải pháp giúp bạn cải thiện đáng kể khả năng giải quyết các công việc trong ngày. Cùng tìm hiểu về workload là gì ngay trong bài viết dưới đây nhé!
Workload là gì?
Workload được dịch ra tiếng Việt là khối lượng công việc. Có thể hiểu đơn giản, workload là mức độ công việc mà một cá nhân hoặc một nhóm phải hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định. Nó thường được đo bằng số lượng công việc, dự án hoặc nhiệm vụ mà một người hoặc một nhóm phải thực hiện trong một khoảng thời gian cụ thể, ví dụ như trong một tuần hoặc một tháng.
Workload có thể bao gồm các nhiệm vụ hàng ngày, công việc dự án, deadline cụ thể và các yêu cầu công việc khác. Nó có thể được đo theo thời gian, khối lượng công việc hoặc mức độ phức tạp của công việc.
Quản lý workload là quá trình phân chia và quản lý công việc một cách hợp lý để đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng hạn và đạt được hiệu suất làm việc tối đa.
Đọc thêm ngay bài viết liên quan: “Top 7 kỹ năng quản lý công việc hiệu quả”
Cách quản lý khối lượng công việc hiệu quả
1 tháng trôi qua nhưng khi tổng kết lại thì bạn lại nhận thấy công việc không có khía cạnh nào ổn. Bạn luôn bị ảnh hưởng bởi hoàn cảnh và thường trì hoãn công việc. Cuối cùng dẫn đến tốn thời gian công sức nhưng công việc lại chưa hoàn thành.
Tại sao người khác lại thành công nhanh hơn? Tại vì họ biết cách dứt điểm thành công một công việc nào đó còn những người khả năng làm việc kém là do tâm lý kéo dài thời gian dứt điểm:
Thường chúng ta bị trễ việc là do không phấn đấu dứt điểm sớm hơn mà lại có tâm lý: “Ôi cái này 15 phút là xong nên từ từ làm 60 phút vẫn Ok và kết quả 60 phút lại không xong khiến bị lấn sang thời gian việc khác nên bỏ giữa chừng việc này!”
Hãy tập tăng khả năng workload lên qua các phương pháp sau:
Tập trung làm việc trước thời hạn
- Việc có thể dứt điểm trong 15 phút: Phải phấn đấu dứt trong 10 phút thay vì kéo thành 60 phút.
- Việc đáng kết thúc trong 60 phút: Cố gắng làm trong 40 phút thay vì kéo thành 90 phút.
- Việc có thể xong trong ngày hôm nay: Dứt điểm trong 1 buổi thay vì để ngày mai làm tiếp nếu chưa xong.
Sắp xếp công việc khoa học
Tăng tốc độ và khả năng workload bằng các phương pháp sắp xếp việc khoa học hơn như sau:
- Việc gì đã xếp đừng dừng lại và chen 1 việc tùy hứng vào, đã làm cái gì thì làm đến tận cùng và đừng bỏ giữa chừng việc gì cả. Nên set thời gian kết thúc deadline cho mọi việc quan trọng.
- Làm luôn đừng đợi làm 1 ly cafe hay điếu thuốc cho hứng khởi rồi mới làm
- Biết chọn 20% số công việc có khả năng xong trước làm trước.
- Khi dứt điểm xong 1 việc cụ thể thì đừng tự thưởng cho mình nghỉ ngơi ngay mà tranh thủ tốc độ dứt điểm luôn các việc khác nếu vẫn có cơ hội. Hãy dành thời gian nghỉ ngơi thực sự theo kế hoạch và coi kỳ nghỉ là 1 việc cần dứt điểm đúng hẹn.
- Xếp các công việc dứt điểm theo mô hình trụ tháp công việc lớn theo mục tiêu tức là công việc đó phải là xây dựng nền móng cho các công việc dứt điểm tiếp theo chồng lên.
Bạn có thể tham khảo bài viết hữu ích này: “Khám phá công thức bí mật để rèn luyện nhạy bén trong kinh doanh”
“Đa nhiệm” phù hợp với năng lực
Ngày nay, có rất nhiều người cho rằng việc một cá nhân càng làm được nhiều việc thì càng tốt. Mặc dù quan điểm này không sai, nhưng cũng không hoàn toàn chính xác. Việc đa nhiệm với các nhiệm vụ khác nhau phụ thuộc vào thời gian và kỹ năng của từng người. Có hai lý do mà chúng ta cần xem xét trước khi áp dụng hình thức đa nhiệm là:
Trước tiên, không phải ai cũng có khả năng hiểu và thực hiện công việc không thuộc lĩnh vực chuyên môn của mình. Để làm được một công việc mới, người lao động sẽ phải dành thời gian để học hỏi và trau dồi kiến thức và kỹ năng liên quan.
Thứ hai, tất cả mọi người đều có số giờ trong ngày giống nhau để làm việc, nghỉ ngơi và thực hiện các hoạt động khác. Đôi khi, công việc chính đã chiếm hết phần lớn thời gian trong một ngày.
Với hai lý do này, đa nhiệm không phải lúc nào cũng là điều tốt. Quan trọng là người quản lý phải nhìn nhận đúng năng lực và thời gian của người lao động. Trong trường hợp người lao động kiêm quá nhiều công việc, có thể dẫn đến tình trạng không có một công việc nào được hoàn thành đúng chất lượng.
Ngược lại, nếu người lao động cảm thấy có đủ thời gian và sức lực, họ hoàn toàn có thể làm các công việc khác miễn là chất lượng và tiến độ công việc được bảo đảm.
Phần mềm quản lý công việc hiệu quả
Phần mềm Getfly CRM chính là giải pháp tối ưu giúp bạn quản lý công việc của nhân viên hiệu quả. Thông qua phần mềm, các công việc sẽ được giao cho nhân viên dựa theo thời gian và khả năng của nhân viên đó.
Với Getfly CRM, người quản lý dễ dàng giao công việc, theo dõi trực quan tiến độ và tỷ lệ hoàn thành công việc đơn giản và nhanh chóng. Từ đó kiểm soát hiệu quả hiệu suất làm việc của nhân viên/phòng ban.
Ngoài ra, Getfly hỗ trợ bạn trong việc nhắc lịch hẹn công việc. Trước thời hạn hoàn thành công việc và trước khi lịch hẹn gặp khách hàng theo thời cài đặt trước.
Nhờ vậy mà khối lượng công việc luôn được đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ, thậm chí là còn “nhàn” hơn trước rất nhiều. Vừa giúp nhân viên gia tăng năng suất vừa hỗ trợ tối ưu cho người quản lý đánh giá hoạt động của doanh nghiệp.
Kết luận
Bài viết trên đã mang đến cho bạn cái nhìn tổng quan về khái niệm workload là gì. Cũng như bài học về cách giải quyết các công việc dứt điểm. Đừng để 1 ngày hay 1 giờ trôi qua mà chúng ta chưa dứt điểm được 1 việc gì ra hồn. Các bạn hãy đánh giá sao coi như dứt điểm xong việc đọc bài viết này nhé!
Getfly CRM cam kết mang đến các sản phẩm và dịch vụ chất lượng, tự tin là bạn đồng hành tuyệt vời trên hành trình phát triển của mỗi khách hàng – giúp doanh nghiệp tiết kiệm 2h/ ngày trong vận hành và quản lý nhân sự, gia tăng đều đặn về doanh số từ 200-300%/ năm.
Đăng ký ngay để được hỗ trợ và trải nghiệm MIỄN PHÍ 30 NGÀY phần mềm Getfly CRM
Getfly – Để khách hàng mua trọn đời!
Bản Đồ Văn Phòng
