Hướng dẫn thêm mới/ tải lên danh sách khách hàng trên Getfly CRM (p1)

Trong một số trường hợp như chuyển đổi từ phần mềm cũ sang sử dụng Getfly CRM, mua bán data từ các tổ chức cung cấp dữ liệu, file dữ liệu khách hàng từ chiến dịch quảng cáo… cách thức thêm mới dữ liệu từng khách hàng trên phần mềm sẽ tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Hiểu được vấn đề này, Getfly CRM đã xây dựng tính năng giúp người dùng dễ dàng tải lên danh sách khách hàng từ bản ghi có sẵn trong file Excel, cách thức sử dụng tính năng này như sau:

Chuẩn hóa dữ liệu theo file Excel danh sách khách hàng mẫu

1. Tải xuống file danh sách khách hàng mẫu

Đầu tiên, bạn truy cập vào hệ thống Getfly CRM bằng tài khoản cá nhân > màn hình quản lý khách hàng (F2) > click chọn nút tải lên khách hàng ở góc trên bên phải

huong-dan-them-moi-tai-len-danh-sach-khach-hang-tren-getfly-crm-1
Truy cập vào màn hình tải lên khách hàng

Tại giao diện tải lên khách hàng bạn click chọn Tải danh sách khách hàng mẫu để tải xuống file Excel chứa các trường thông tin chuẩn hóa. 

17.11-huong-dan-them-moi-tai-len-danh-sach-khach-hang-tren-getfly-crm-2
Tải xuống danh sách khách hàng mẫu

File Excel này sẽ bao gồm 34 trường thông tin mặc định trên hệ thống. Trong trường hợp doanh nghiệp đã thêm mới các trường thông tin khi thiết lập hệ thống, các trường thông tin này cũng sẽ được thêm vào các cột trong file Excel danh sách khách hàng mẫu.

2. Điền thông tin khách hàng

Sau khi đã có file danh sách khách hàng mẫu bạn tiến hành nhập thông tin, khi nhập cần lưu ý một số vấn đề:

  • Trường Mã khách hàng: Nếu doanh nghiệp không có quy định riêng về mã khách hàng, bạn không cần điền trường thông tin này, hệ thống sẽ tự tạo mã khách hàng theo thứ tự từ KH001.
  • Khi nhập các trường Tên khách hàng, Số điện thoại, Email nếu
    • Khách hàng của doanh nghiệp là khách hàng cá nhân có 1 liên hệ: bạn điền thông tin khách hàng ứng với các trường như thông thường
    • Nếu khách hàng của doanh nghiệp là khách hàng cá nhân có >1 liên hệ: bạn điền liên hệ 1 của khách hàng tại mục này và các liên hệ bổ sung của khách hàng sẽ được điền ở cột người liên hệ chính
    • Nếu khách hàng của doanh nghiệp là khách hàng tổ chức: bạn điền thông tin công ty tại mục này, thông tin các nhân sự thuộc công ty khách hàng làm việc trực tiếp với bạn sẽ điền ở cột người liên hệ chính.
  • Đối với trường Người liên hệ chính, Danh xưng người liên hệ chính, Điện thoại người liên hệ chính, Email liên hệ chính:
    • Khách hàng của doanh nghiệp là khách hàng cá nhân có 1 liên hệ: bạn để trống các trường thông tin này hệ thống sẽ tự hiểu và lấy thông tin ở các trường phía trước.
    • Nếu khách hàng của doanh nghiệp là khách hàng cá nhân có >1 liên hệ/ khách hàng tổ chức: bạn điền các liên hệ còn lại vào các trường thông tin này như hình minh họa bên dưới:
Xem thêm  13 bí quyết quản trị nhân sự
17.11-huong-dan-them-moi-tai-len-danh-sach-khach-hang-tren-getfly-crm-3
Cách nhập thông tin các liên hệ trường hợp khách hàng cá nhân có nhiều liên hệ hoặc khách hàng tổ chức
  • Riêng với trường số điện thoại không sử dụng các chữ cái khi nhập, nếu số điện thoại khi nhập trên Excel bị mất số “0” hệ thống sẽ tự động bổ sung số “0” khi bạn tải lên danh sách
  • Trường mối quan hệ: bạn cập nhật mối quan hệ tương ứng, trong trường hợp anh/chị không điền, hệ thống sẽ tự cập nhật là trạng thái đầu tiên.
  • Trường người phụ trách: bạn nhập thông tin tên đăng nhập tài khoản của nhân sự phụ trách khách hàng
  • Trường nhóm khách hàng/ nguồn khách hàng: bạn cập điền theo đúng nhóm/ nguồn đã thiết lập trên hệ thống. Nếu khách hàng thuộc nhiều nhóm/ nguồn khác nhau các nguồn sẽ được nhập trong cùng 1 ô và ngăn cách nhau bằng dấu “,”.
  • Trường mã tiếp thị liên kết:
    • Hệ thống chỉ cho phép cập nhật người giới thiệu thông qua mã tiếp thị liên kết đối với
      • Khách hàng mới
      • Khách hàng có sẵn trên hệ thống nhưng chưa có người giới thiệu
    • Trong file upload, hệ thống sẽ tự động hủy cập nhật cuối trong liên kết vòng. Ví dụ: Ký hiệu A – B là: A là người giới thiệu của B. Nếu A – B và B – C và C – A => Hệ thống hủy cập nhật C – A

Lưu ý: Đảm bảo cột dữ liệu tương ứng trường bắt buộc nhập quy ước trên hệ thống phải có dữ liệu, nếu bạn bỏ qua các trường này thông tin khách hàng đó sẽ bị báo lỗi khi tải danh sách lên hệ thống. 

Trên đây là hướng dẫn cách chuẩn hóa dữ liệu khách hàng trước khi tải lên hệ thống. Sau khi đã điền đầy đủ thông tin khách hàng bạn lưu file Excel và tiến hành upload danh sách khách hàng lên hệ thống Getfly CRM. Chi tiết hướng dẫn tải lên dữ liệu khách hàng các bạn xem chi tiết trong phần 2 của bài viết.