Cách import người dùng từ danh sách bên ngoài trên CRM

Quản lý danh sách khách hàng một cách phân tán chính là cửa sổ vỡ khiến doanh nghiệp thất thoát cơ hội bán hàng. Vì thế việc quản lý khách hàng và dữ liệu khách hàng tập trung là một trong những tính năng bắt buộc và quan trọng nhất đối với một phần mềm CRM.

Trong đó import người dùng từ danh sách bên ngoài lên hệ thống là một thao tác không thể thiếu giúp bạn có thể nhanh chóng upload dữ liệu vào phần mềm với độ chính xác cao trong thời gian ngắn. Từ đó tiết kiệm thời gian nhập liệu cũng như hạn chế các rủi ro thao tác của người dùng một cách tối đa. Vậy làm thế nào để upload danh sách khách hàng bên ngoài lên hệ thống Getfly CRM. Hãy cùng tìm hiểu tại bài viết sau!

Tại sao CRM cần hỗ trợ import người dùng từ danh sách bên ngoài

Trên phần mềm CRM, việc tạo khách hàng là tính năng cơ bản và tương đối dễ sử dụng với người dùng kể cả những người mới sử dụng. Chỉ với các thao tác đơn giản bằng cách click chuột vào “Thêm mới khách hàng”, sau đó nhập các thông tin liên quan đến khách hàng là bạn đã có thể lưu trữ được dữ liệu lên hệ thống. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ phù hợp trong trường hợp phát sinh nhỏ lẻ.

Trong quá trình sử dụng, sẽ có không ít lần doanh nghiệp thu thập được một lượng lớn data (có thể thông qua hội thảo, thông qua khảo sát hay thậm chí mua data bên ngoài, …) thì việc hỗ trợ tính năng upload một danh sách khách hàng lên CRM là điều cần thiết. Bạn sẽ không tốn quá nhiều thời gian trong việc nhập liệu từng khách hàng, rủi ro thao tác người dùng cũng được hạn chế. Từ đó nhân sự có thể dành thời gian để tập trung vào công việc chính của họ là tư vấn và chăm sóc khách.

Đặc biệt, việc upload danh sách khách hàng bên ngoài lên Getfly CRM cũng cực kỳ nhanh chóng với chỉ 4 bước đơn giản. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết từng bước ngay sau đây!

Cách import người dùng từ danh sách bên ngoài trên Getfly CRM

Bước 1: Chuẩn bị file dữ liệu

Tại màn hình giao diện chính của CRM, nhấn chọn “Khách hàng” hoặc bấm phím tắt F2 rồi ấn vào nút “Tải lên khách hàng”. Hệ thống hỗ trợ bạn tải bằng danh sách mẫu của Getfly cung cấp. Định dạng của danh sách mẫu là file excel, vô cùng đơn giản và dễ sử dụng. Hệ thống sẽ hiển thị các trường thông tin của phần định nghĩa dữ liệu. Nếu bạn chưa có quy định về mã khách hàng thì có thể để trống, hệ thống sẽ tự nhảy thông tin về mã khách hàng.

Đối với khách hàng là doanh nghiệp, công ty, tổ chức thì phần Tên khách hàng, Điện thoại, Email sẽ chính là thông tin của công ty. Còn bạn liên hệ với ai trong công ty đó thì sẽ nhập thông tin vào cột Người liên hệ chính, Email người liên hệ chính, Điện thoại người liên hệ chính. Bạn cũng có thể phân luôn mối quan hệ, nhóm khách hàng, nguồn khách hàng, người phụ trách bằng cách nhập thông tin trực tiếp vào file dữ liệu.

Với các ô thông tin không dùng đến, bạn có thể bỏ trống. Sau khi điền đủ thông tin, bạn hãy lưu lại file excel để tránh mất dữ liệu và chọn tập tin mà bạn vừa chỉnh sửa. Hiện tại Getfly CRM hỗ trợ upload trên một sheet trong file excel, mỗi lần upload tối đa 2000 dòng dữ liệu và không quá 5MB cho một lần upload.

Bước 2: Xem trước dữ liệu

Tại bước này, hệ thống Getfly CRM sẽ trả ba cột thông tin như sau:

– Tên trường trong file: Hiển thị tất cả các trường dữ liệu có trong file.

– Xem trước thông tin: Đây là bản xem trước của 3 dữ liệu đầu tiên trong mỗi cột. Nếu trống, không có dữ liệu nào được tìm thấy trong hãng đó.

– Thuộc tính trên Getfly: Các thông tin cần thiết của khách hàng được lưu trên hệ thống. Cần đảm bảo cột tên trường trong file khớp với thuộc tính trên Getfly. Chú ý cần đổi lại thành Sinh nhật liên hệ chính ở phần thuộc tính trên Getfly tương ứng với Sinh nhật liên hệ chính tại tên trường trong file.

Bước 3: Kiểm tra dữ liệu

Tại bước này, hệ thống Getfly CRM sẽ hiển thị:

– Số khách hàng hợp lệ: hiển thị màu xanh.

– Số khách hàng không hợp lệ: hiển thị màu đỏ và hỗ trợ trả về file excel để người dùng có thể chỉnh sửa ngay trên file excel đó.

Bên cạnh đó, hệ thống Getfly CRM còn cung cấp tính năng cài đặt nâng cao giúp phân chia người phụ trách khách hàng. Hệ thống sẽ chia đều những người phụ trách khách hàng theo lựa chọn của người dùng. Ngoài ra bạn cũng có thể lựa chọn thêm cơ hội vào chiến dịch nào hoặc phân vào nhóm khách hàng gì.

Trong trường hợp bạn phân chia cơ hội cho người phụ trách khác không phải bạn, hãy bỏ dấu tích lựa chọn ở ô “Đánh dấu là khách hàng tôi phụ trách” rồi ấn “Tiếp tục tải lên” để kết thúc bước này.

Bước 4: Kết quả tải lên

Tại đây, hệ thống Getfly CRM sẽ trả về kết quả:

– Số khách hàng được thêm mới.

– Số khách hàng được cập nhật mới.

– Số khách hàng bị bỏ qua.

Bạn có thể kiểm tra lại thông tin khách hàng được thêm vào tại màn hình “Khách hàng” (F2).

Một số lưu ý trong quá trình upload:

– Tên khách hàng, tên người liên hệ, bạn nên thống nhất cách điền, phần này liên quan khi bạn thiết lập gửi email/sms tới khách hàng.

– Trong trường hợp khách hàng thuộc nhiều nhóm khác nhau, mỗi nhóm sẽ được ngăn cách nhau bởi dấu phẩy.

– Trong trường hợp khách hàng có nhiều người liên hệ, bạn sẽ điền dữ liệu vào cột điện thoai/email của liên hệ chính. Mỗi thông tin liên hệ anh/chị sẽ để ở một dòng nhé.

Vậy là bài viết đã hướng dẫn bạn phương pháp giúp dữ liệu của bạn được đồng bộ ngay ngắn trên nền tảng chung Getfly CRM chỉ với 4 bước đơn giản.

Là một sản phẩm thuần Việt, được 3000+ doanh nghiệp thuộc 200+ ngành nghề tin tưởng lựa chọn, Giải pháp phần mềm Getfly CRM là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp:

– Đồng bộ dữ liệu trên 1 nền tảng duy nhất

– Thác tác nhanh chóng trên PC và App Mobile

– Loại bỏ thao tác thừa trong quy trình

– Tiết kiệm 5-10 phút trong mỗi thao tác

– Nâng cao năng suất, tối ưu hiệu quả