Để có một cuộc họp thành công người lãnh đạo nên làm gì?

Các cuộc họp từ trước đến nay luôn chịu tiếng oan khiến tất cả nhân viên khó chịu, mệt mỏi:” Họp gì mà mà họp lắm vậy?”, “Mỗi lần họp hành vừa mệt vừa tốn thời gian”,… Thật ra các cuộc họp rất bổ ích nếu người lãnh đạo biết thực hiện đúng cách. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi xin chia sẻ cho bạn một số quy tắc giúp một cuộc họp thành công hiệu quả.

1. Một cuộc họp thành công cần có mục tiêu rõ ràng

Một trong những lý do khiến họp hành buồn ngủ đó là cả người tổ chức cuộc họp lẫn người tham gia đều không hiểu cuộc họp này nhằm mục đích gì. Vì vậy, để có một cuộc họp thành công trước khi bắt đầu cuộc họp, người lãnh đạo nên soạn thảo trước vấn đề/ mục tiêu cụ thể mà bạn muốn nói cùng với một bản thảo luận chi tiết (agenda). Bạn nên thông báo trước nội dung, ngày giờ và địa điểm cuộc họp với nhân viên thông qua các biện pháp giao tiếp nội bộ trong công ty. Điều này sẽ giúp nhân viên có cái nhìn toàn cảnh, hiểu được mức độ cần thiết cũng như chuẩn bị sẵn sàng cho các ý kiến muốn đóng góp. Bản thảo luận chi tiết (agenda) cũng nên gửi trước 24h để nhân viên có thời gian tham khảo.

Một cuộc họp cần đưa ra bài toán và yêu cầu người tham dự giải quyết chúng

Một trong những giải pháp giao tiếp nội bộ công ty là sử dụng các phần mềm hỗ trợ. Phần mềm giao tiếp nội bộ công ty của Getfly cho phép các giám đốc, trưởng phòng và nhân viên trao đổi, phối hợp và làm việc một cách dễ dàng – yếu tố làm nên những cuộc họp thành công. Với nhiều tính năng hiện đại như:

• Chat trực tuyến
• Gửi, nhận file dễ dàng
• Lưu trữ toàn bộ thông tin đã trao đổi
• Thông báo về sự hiện diện
• Tích hợp thông số máy nhánh
• …

Phần mềm giao tiếp nội bộ của Getfly sẽ làm việc giao tiếp trong công ty bạn trở nên hiệu quả, đơn giản hơn rất nhiều.

2. Mời đúng đối tượng

Trong rất nhiều cuộc họp, chúng ta thường bắt gặp những đối tượng đến cuộc họp không biết để làm gì. Điều này không phải vì họ không chú tâm, tìm hiểu trước thông tin mà vì chuyên môn của họ không giúp ích hay đóng góp được gì cho cuộc họp này. Đây là một trong những tình huống thật sự gây bối rối và lãng phí tài nguyên, nhân lực khiến ta không thể có một cuộc họp thành công được.

Vì vậy, người chủ trì chỉ nên mời những thành viên quan trọng và liên quan đến cuộc họp. Những thành viên được mời đến là những người có thể đưa ra các ý kiến để giao việc tự động trong cuộc họp đó. Nếu như vậy, nhân viên chắc chắn sẽ tham gia với một tinh thần thích thú và háo hức hơn rất nhiều. Một nhóm họp hiệu quả chỉ nên có khoảng từ 5 – 7 người. Số lượng qua đông chỉ khiến nhiều nhân viên trở thành khán giả cuộc họp và các luồng thảo luận trở nên lạc đề, xa vời.

3. Đúng giờ – yếu tố không thể thiếu của một cuộc họp thành công

Để có một cuộc họp thành công cả người tổ chức lẫn người tham dự đều nên có thói quen tôn trọng giờ giấc. Hai nguyên tắc cần thiết để đảm bảo thời gian trong một cuộc họp là:

• Đừng bao giờ đến họp muộn
• Đừng chờ người đến muộn

Khi tới giờ, bạn nên đóng cửa phòng họp và bắt đầu buổi họp như đã thông báo. Việc đúng giờ sẽ khiến những ai tới họp sớm cảm thấy được tôn trọng và người đến dự trễ tự nhận biết được lỗi và sửa chữa cho những lần sau.

Nếu đã bắt đầu họp đúng giờ, bạn cũng nên kết thúc đúng giờ. Đừng nên có những suy nghĩ “mọi người thảo luận sôi động quá, kéo dài thêm chút nữa cũng được”, “thêm nửa tiếng nữa chắc cũng không vấn đề gì đâu”,… Là người tổ chức cuộc họp, bạn nên ước lượng thời gian, điều phối, dẫn dắt, tổng kết các ý kiến được đóng góp sao cho chuẩn với thời gian mình đã đặt ra nhất tránh các trường hợp lan man, dông dài.

Một cuộc họp nếu không có vấn đề gì quá lớn chỉ nên gói gọn từ 30 – 45 phút.

4. Luôn bám sát chủ đề

Như đã nói ban đầu, bạn nên gửi cho nhân viên bản thảo luận chi tiết (agenda) trước 24h của cuộc họp. Cách làm này sẽ khiến mọi người luôn chú tâm và bám sát nội dung đã vạch ra ban đầu. Luôn bám sát chủ đề chính là yếu tố cực kỳ quan trọng làm nên một buổi họp thành công.

Điều phối một cách hợp lý để cuộc họp không lan man

Trong một số trường hợp, việc thảo luận quá sôi nổi hoặc nhiều nhân viên đang có những mối bận tâm riêng sẽ khiến cuộc họp bị lệch sang một hướng khác. Khi đó, người lãnh đạo cần khéo léo cắt đi những luồng tư tưởng lan man, nhắc lại một lần nữa mục tiêu của buổi họp hôm nay.

Để có một cuộc họp thành công, người lãnh đạo hãy luôn ghi nhớ phương châm “đúng người – đúng giờ – đúng việc”. Áp dụng ba quy tắc này không những làm tăng tính hiệu quả của mỗi cuộc họp mà còn là cách xây dựng ý thức cho nhân viên.

Tags: cuộc họp thành công, họp hành, người quản lý