5 bước tự động hóa hệ thống quy trình trong doanh nghiệp

Đâu là giải pháp giúp doanh nghiệp gia tăng hiệu suất làm việc, tăng trưởng lợi nhuận và tối ưu hóa lợi tức từ các khoản đầu tư là bài toán chưa có lời giải của nhiều nhà quản lý. Loại bỏ các quy trình thủ công, ứng dụng các công nghệ giúp tự động hóa doanh nghiệp là lời giải hoàn hảo cho vấn đề này.

Theo thống kê, hơn 60% doanh nghiệp tại Việt Nam đã và đang bắt tay vào công cuộc tự động hóa một phần quy trình. Lý do phổ biến cho quyết định này là bởi doanh nghiệp tin rằng tự động hóa giúp giảm chi phí tuyển dụng, đào tạo nhân sự. cải thiện hiệu quả kinh doanh. Các báo cáo mới đây của Formstack cho thấy trung bình mỗi nhà quản lý dành ít nhất 8h mỗi tuần việc tổng hợp dữ liệu, theo dõi báo cáo thủ công.

Các báo cáo từ McKinsey cũng chỉ ra hơn 40% tổ chức lớn dẫn đầu trong việc thực hiện tự động hóa quy trình so với các công ty nhỏ 25%. Tự động hóa quy trình thời đại công nghệ số không còn là lựa chọn, mà là xu thế tất yếu buộc lãnh đạo doanh nghiệp phải nghiêm túc triển khai thực hiện vì sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp. Bạn đã nắm được quy trình tự động hóa doanh nghiệp bài bản? Cùng Getfly tìm hiểu trong bài viết hôm nay nhé.

Khái niệm và vai trò của tự động hóa doanh nghiệp?

“Nguyên tắc đầu tiên của bất kỳ công nghệ nào được sử dụng trong một doanh nghiệp là tự động hóa được áp dụng cho một hoạt động hiệu quả sẽ khuếch đại sự hiệu quả. Nguyên tắc thứ hai là tự động hóa được áp dụng cho một hoạt động không hiệu quả sẽ khuếch đại sự không hiệu quả” – Bill Gates

Tự động hóa quy trình được hiểu là một chuỗi các hành động tự động được tạo ra xuyên suốt quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp đảm bảo mọi luồng công việc diễn ra trôi chảy mà không gặp bất kỳ rào cản nào.

Đây là một bước tiến mới trong công nghệ hỗ trợ các doanh nghiệp tháo gỡ những khó khăn gây nên bởi các quy trình truyền thống, giấy tờ. Tự động hóa cụ thể vai trò của từng cá nhân ở mỗi giai đoạn tránh trường hợp phát sinh các mâu thuẫn nội bộ, quy trách nhiệm, đổ lỗi lẫn nhau khi công việc phát sinh vấn đề.

Tác dụng của tự động hóa doanh nghiệp đặc biệt được nhấn mạnh trong thời kỳ diễn ra đại dịch covid19, khi người lao động buộc phải làm việc trên nền tảng trực tuyến dẫn đến thiếu sự đồng bộ giữa các phòng ban khó khăn cho việc ra quyết định của các cá nhân, bộ phận và cấp quản lý.

Xây dựng hệ thống tự động hóa quy trình chỉ trong 5 bước

Đánh giá thực trạng và xác định mục tiêu tự động hóa

Trước tiên, doanh nghiệp cần đánh giá lại quy trình vận hành hiện tại, tìm ra những lỗ hổng, vấn đề khiến hệ thống hoạt động chưa hiệu quả. Từ đó, đội ngũ lãnh đạo sẽ hình dung rõ hơn doanh nghiệp cần thực hiện những công việc gì, sử dụng giải pháp nào để khắc phục những nút thắt quy trình và thiết lập mục tiêu cần đạt khi triển khai tự động hóa. 3 câu hỏi mà các doanh nghiệp cần trả lời khi thiết lập mục tiêu tự động hóa bao gồm:

• Vấn đề hiện tại của doanh nghiệp bạn là gì?
• Tự động hóa sẽ giải quyết vấn đề đó như thế nào?
• Làm thế nào để bạn đo lường sự thành công khi áp dụng nó?

Thiết kế, xây dựng quy trình phù hợp với doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp cần thiết lập lộ trình tự động hóa riêng phù hợp với quy mô, chất lượng nhân sự, đặc thù ngành hàng,… của doanh nghiệp mình. Đây là nền tảng để doanh nghiệp vững bước trên hành trình tự động hóa. Chủ doanh nghiệp có thể tham khảo mô hình 5 bước BPM Life Cycle để xây dựng một quy trình tự động hóa hiệu quả:

Bước 1: Design (Xây dựng quy trình)
Bước 2: Modelling (Mô hình hóa quy trình)
Bước 3: Execution (Kiểm soát quy trình)
Bước 4: Monitoring (Đánh giá hiệu quả)
Bước 5: Optimization (Điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình)

Lựa chọn giải pháp phần mềm phù hợp

Công cụ phần mềm hỗ trợ cũng là một yếu tố quan trọng quyết định đến thành công của quy trình tự động hóa doanh nghiệp. Các công ty cần đưa ra những tiêu chí đánh giá cụ thể dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế của doanh nghiệp để lựa chọn được phần mềm phù hợp.

Đào tạo và hướng dẫn nhân viên

Nhân sự là người trực tiếp triển khai kế hoạch tự động hóa doanh nghiệp. Do vậy doanh nghiệp cần đảm bảo nhận được sự đồng thuận, hợp tác của đội ngũ nhân sự trước khi bắt tay vào ứng dụng công nghệ.

Điều cơ bản nhất là đội ngũ của bạn cần có kiến thức, tư duy đúng về tự động hóa doanh nghiệp. Cũng như những kỹ năng sử dụng công cụ, vận hành hệ thống. Chính vì vậy, những buổi đào tạo kiến thức, hoạt động truyền thông nội bộ về lợi ích mà tự động hóa quy trình đem là rất cần thiết.

Đo lường trước hiệu quả thực hiện

Sau một thời gian triển khai nhất định, doanh nghiệp cần đánh giá hiệu quả của các công nghệ được đưa vào sử dụng. Công việc này thường được thực hiện bởi chủ doanh nghiệp hoặc trưởng dự án. Đánh giá định kỳ giúp doanh nghiệp nhìn nhận được những lợi ích các giải pháp tự động hóa đem lại và đưa ra phương án cải thiện những phần còn thiếu sót.

Getfly CRM – Giải pháp tự động hóa quy trình hiệu qủa cho doanh nghiệp

• Lưu trữ dữ liệu tập trung và bảo mật trên 1 nền tảng, hạn chế mất mát và đảm bảo an toàn thông tin
• Phân quyền người thực hiện, công việc cần làm và thiết lập deadline nhanh chóng
• Tạo quy trình con nằm gọn trong quy trình lớn giúp tiết kiệm thời gian xử lý thủ tục công việc xuyên suốt
• Báo cáo, giám sát chi tiết, cập nhật tiến độ công việc realtime, phát hiện ngay các điểm tắc nghẽn để cải tiến
• Cải thiện tối đa hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân sự