7 tính năng của phần mềm quản lý trung tâm đào tạo

Các trung tâm giáo dục – đào tạo như trường dạy nghề, trung tâm dạy ngoại ngữ (Anh, Pháp, Đức…) với mức độ cạnh tranh cao thì điều cần thiết là tìm kiếm các phương tiện và công cụ mới để thu hút và giữ chân học viên. Và một trong những phần mềm có thể kể đến là CRM. Với những tính năng của CRM phần mềm quản lý trung tâm đào tạo – giáo dục, có thể đem lại rất nhiều lợi ích để thực hiện điều này. 

Việc sử dụng giải pháp CRM đã phát triển tại Việt Nam trong những năm gần đây, ngày càng nhiều doanh nghiệp giáo dục đã nhận ra đây không chỉ là một giải pháp quản lý cơ bản mà còn là giải pháp chiến lược cần có trong sự phát triển lâu dài. 

Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các lợi ích của phần mềm quản lý trung tâm đào tạo tại bài viết dưới đây nhé!

CRM là gì?

CRM – với tên tiếng anh là “Customer Relationship Management” có nghĩa là quản lý quan hệ khách hàng. Doanh nghiệp có thể dựa trên dữ liệu lưu trữ và quản lý, hệ thống các hoạt động tương tác với khách hàng của mình hình thành chuỗi chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp trước, trong và sau bán hàng. 

Với phần mềm CRM trong ngành giáo dục – đào tạo, thuật ngữ khách hàng thay thế bằng học viên. Mục đích chính của phần mềm quản lý trung tâm đào tạo là thu hút và giữ chân học viên bằng việc quản lý tất cả cơ hội và tối ưu quản lý đội ngũ telesales.

4 lợi ích vàng khi áp dụng công nghệ vào quản lý trung tâm giáo dục

Tổng hợp dữ liệu học viên trên một nền tảng 

Data học viên thu được sau một chiến dịch marketing, quảng cáo, sự kiện,… được đồng bộ đầy đủ và nhanh chóng trên một nền tảng. Nhân viên kinh doanh sẽ ngay lập tức nhận được thông báo để khai thác thông tin học viên, tìm hiểu nhu cầu và xây dựng kịch bản tiếp cận.

Tự động hóa các công việc chăm sóc học viên

Với tính năng Marketing Automation, những công việc như nhắc nhở lịch hẹn, gửi email bài học, gửi thông tin về tình hình học viên cho phụ huynh… sẽ được tự động hoá. Không chỉ giảm gánh nặng, chăm sóc tự động qua hệ thống còn đảm bảo về mặt thời gian, tính chuyên nghiệp và chính xác tốt hơn.

Xử lý nhanh và đầy đủ yêu cầu hỗ trợ của học viên

Với tính năng Support Ticket, quy trình tiếp nhận, xử lý và chăm sóc học viên được kiểm soát chặt chẽ, loại bỏ tình trạng quên, bỏ sót, hay trì trệ trong việc xử lý phản hồi học viên. Ứng dụng Support Ticket vào quy trình hỗ trợ khách hàng tạo lợi ích nâng cao chất lượng dịch vụ của trung tâm, gia tăng mức độ hài lòng của học viên/ phụ huynh.

Truy xuất báo cáo nhanh chóng và chính xác

Getfly CRM cung cấp cho doanh nghiệp giáo dục & đào tạo những mẫu báo cáo được cập nhật tự động, liên tục. Không mất thời gian để ghi chép, tổng hợp số liệu, nhân viên hoặc nhà quản lý doanh nghiệp có thể theo dõi, kiểm tra và truy xuất báo cáo bất cứ thời điểm nào, nắm bắt kịp thời tình hình kinh doanh của trung tâm.

Các tính năng của phần mềm CRM quản lý trung tâm đào tạo

Để hiểu rõ hơn về phần mềm CRM quản lý trung tâm đào tạo, hãy cùng theo dõi một số lợi ích mà giải pháp này đem lại nhé!

Kênh thu nhận thông tin học viên

Giám sát nguồn học viên có thể giúp nhà quản lý phát triển các chiến lược thu hút học viên tốt nhất. Không chỉ lưu trữ tất cả thông tin dữ liệu từ họ tên, địa chỉ liên hệ, số điện thoại, gmail…một cách hệ thống và tập trung, CRM có thể thống kê nguồn học viên đăng ký. 

Trong các chiến dịch thu hút học viên (website, facebook, google, coccoc…) nhà quản lý có thể phân tích số lượng người đăng ký và mức độ quan tâm cụ thể, chạy thông điệp gì sẽ thu hút tốt, đánh giá tỷ lệ khai thác khách hàng tiềm năng…

CRM hỗ trợ cho người quản lý nắm chắc hiệu quả của chiến dịch truyền thông bằng cách theo dõi nguồn học viên từ đó giúp cho việc phát triển chiến lược thu hút học viên tốt nhất. CRM không chỉ lưu trữ thông tin cá nhân một cách hệ thống và tập trung, mà còn có thể phân tích nguồn học viên đăng ký từ các chiến dịch (website, facebook, google, coccoc…). 

Nhà quản lý có thể đánh giá số lượng người đăng ký và mức độ quan tâm cụ thể, từ đó tối ưu hoá thông điệp thu hút và đánh giá tỷ lệ khai thác khách hàng tiềm năng. 

Phân chia các chiến lược cụ thể

Mỗi học viên đều có những yêu cầu và trình độ khác nhau về các khóa học. Vì vậy, doanh nghiệp cần áp dụng chiến lược tiếp cận phù hợp với từng đối tượng học viên. CRM có cho phép phân loại nhóm khách hàng để thực hiện các hoạt động tiếp thị và truyền thông theo từng cá nhân. 

Việc phân chia học viên theo giai đoạn trong quá trình mua sắm, như là học viên muốn thử nghiệm, đã thử nghiệm và chờ quyết định, hoặc đã kiểm tra trình độ sẽ giúp tạo ra các nội dung dẫn dắt phù hợp.

Giám sát hoạt động tư vấn 

CRM là một hệ thống tương tác và hỗ trợ giúp mọi hoạt động của nhân viên được tổ chức hiệu quả. Khách hàng sẽ được chỉ định cho một nhân viên tư vấn cá nhân, người quản lý có thể theo dõi mọi tương tác, trao đổi và gặp gỡ với nhân viên để tư vấn tốt hơn. 

Hệ thống tổng đài ghi nhận các log cuộc gọi trên hệ thống vì vậy, bạn dễ dàng nghe lại ghi âm cuộc gọi. Điều này hỗ trợ tối ưu cho việc đánh giá chất lượng cuộc gọi, góp phần vào việc cải thiện tỷ lệ chuyển đổi của nhân viên telesale. Bên cạnh đó, với các công cụ sắp xếp công việc khoa học, nhắc lịch hẹn giúp nhân viên tư vấn không bị bỏ lỡ các công việc quan trọng.

Thu thập và xử lý nhanh phản hồi của học viên với Ticket Support

Doanh nghiệp giáo dục sử dụng tính năng Ticket Support được thiết kế trong phần mềm Getfly để hỗ trợ và phản hồi các yêu cầu, ý kiến của học viên nhanh chóng và tận tình từng bước.

Cải thiện hiệu quả trao đổi thông tin trong doanh nghiệp

Công nghệ CRM cung cấp các tính năng hỗ trợ cho từng phòng ban như Marketing, tư vấn viên và chăm sóc khách hàng, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc trong doanh nghiệp. 

Đồng thời, việc giao tiếp trong doanh nghiệp cũng được cải thiện đáng kể, giúp các phòng ban tiếp nhận và xử lý thông tin một cách dễ dàng và hiệu quả. Tất cả những điều này có tác động tích cực đến hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp.

Theo dõi sự phát triển của doanh nghiệp

CRM còn là hệ thống báo cáo khoa học, chính xác, luôn được cập nhật liên tục. Nhà quản lý có thể theo dõi chỉ số về học viên, đánh giá mức độ hiệu quả công việc của nhân viên, doanh thu…Từ đó xem xét và điều chỉnh các chiến dịch của mình.

Tự động hóa mối quan hệ với học viên

Tất nhiên, doanh nghiệp rất khó duy trì liên lạc với lượng lớn khách hàng tiềm năng (học viên trong tương lai) bằng các phương pháp thủ công. Thay vào đó, cần sự hỗ trợ của các công cụ tự động hóa mối quan hệ. 

Tận dụng tốt tính năng Marketing Automation Getfly giúp trung tâm dễ dàng thiết lập, gửi tự động các mẫu email chăm sóc sau khóa học. Cụ thể: kiến thức miễn phí, ưu đãi, thông tin khóa học liên quan… giúp tăng tỷ lệ học viên đăng ký học tiếp.

Mong rằng bài viết trên đây về phần mềm quản lý trung tâm đào tạo có thể giúp bạn tối ưu hóa được hoạt động kinh doanh của mình. Nếu bạn có bất kì điều gì thắc mắc hãy liên hệ ngay với Getfly CRM qua hotline 0965 593 953 hoặc để lại thông tin liên lạc trong form dưới đây để nhận được tư vấn chi tiết và bản dùng thử miễn phí phần mềm của chúng tôi!

ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ 30 NGÀY NGAY!

Getfly – Để khách hàng mua trọn đời!

Tags: phần mềm quản lý học viên, phần mềm quản lý trung tâm đào tạo, trung tâm đào tạo