Mục lục
CRM là phần mềm quản lý mối quan hệ khách hàng với chức năng chính nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lưu trữ, quản lý và sử dụng thông tin khách hàng (tên, tuổi, giới tính, công ty, địa chỉ, liên hệ,…) một cách hiệu quả nhất. Từ đó doanh nghiệp có thể triển khai các kế hoạch kinh doanh, marketing tối ưu nhằm thiết lập mối quan hệ mật thiết hơn với khách hàng của mình.
Vậy làm thế nào để tìm kiếm, phân loại cũng như lọc contact khách hàng trên phần mềm Getfly CRM một cách nhanh chóng? Cùng tìm hiểu rõ hơn tại bài viết sau nhé.
Contact và Account trong CRM
Trước khi đi đến các thao tác cụ thể với thông tin khách hàng, chúng ta cần tìm hiểu qua các khái niệm cơ bản về Account (khách hàng) cũng như Contact (liên hệ) trong phần mềm CRM.
– Contact: Là người liên hệ của một bộ phận doanh nghiệp hoặc tổ chức mà bạn đang cố gắng bán cho họ. Tuy nhiên, contact cũng có thể là đối tác giới thiệu.
– Account: Là một pháp nhân hoặc tổ chức kinh doanh mà đã có liên lạc với doanh nghiệp bạn. Họ có thể là công ty quan tâm tới sản phẩm của bạn, nhà cung cấp, đối tác, thậm chí là đối thủ cạnh tranh. Một account có thể có nhiều contact liên hệ khác nhau.
Từ một Account có thể phát sinh nhiều Lead (cơ hội bán hàng) tức là 1 khách hàng có thể quan tâm đến rất nhiều sản phẩm mà công ty bạn cung cấp. Vì vậy đừng bỏ lỡ bất kỳ cơ hội phát sinh nào sinh ra từ Account của bạn trên CRM nhé!
Tương tự như vậy, một Account sẽ có nhiều đầu mối liên hệ được gọi là contact. Việc lưu trữ nhiều contact trên 1 account trong CRM cũng giữ vai trò vô cùng quan trọng. Bằng việc nắm giữ các thông tin đầy đủ của các đầu mối liên hệ (contact), doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả khai thác thông tin và nâng cao chất lượng bán hàng của doanh nghiệp.
Thêm mới thông tin khách hàng
Thêm mới từng khách hàng
Cách này thường dùng khi nhân viên gặp trực tiếp khách hàng mới hoặc khách hàng nhắn thông tin trên mạng xã hội, gọi điện trực tiếp hay được giới thiệu. Khi nhập mới khách hàng bạn cần điền thông tin gồm 3 loại chính: thông tin khách hàng (thông tin công ty), thông tin người liên hệ và thông tin bổ sung (người giới thiệu, người phụ trách, mối quan hệ, nguồn khách hàng, …). Trường hợp khách hàng là khách hàng cá nhân dữ liệu ở phần thông tin khách hàng sẽ được cập nhật tự động sang thông tin người liên hệ. Một công ty có thể có nhiều người liên hệ khác nhau.
Bạn có thể tùy chỉnh các trường có gắn dấu (*) trong CRM là trường thông tin bắt buộc để thêm mới khách hàng nhằm đảo bảo dữ liệu đồng nhất, tránh thiếu thông tin; đặc biệt là với những dữ liệu quan trọng (email, số điện thoại, …).
Tải lên danh sách khách hàng
Cách này dùng khi bạn có 1 file excel chứa nhiều thông tin khách hàng và cần đưa danh sách này lên hệ thống CRM cùng một lúc thay vì ngồi thêm mới từng khách hàng. Để thông tin upload được đồng bộ thì bạn cần sử dụng mẫu upload danh sách khách hàng trên hệ thống Getfly CRM. Một vài lưu ý khi sử dụng hình thức này đó là:
– Email và điện thoại cần điền đúng định dạng.
– Email phải chứ ký tự “@”. Ví dụ: [email protected]
– Điện thoại không được chứa chữ hoặc ký tự lạ.
Hệ thống CRM cho phép upload tối đa 1000 khách hàng một lúc, giúp tiết kiệm thời gian tối đa trong việc nhập liệu cũng như hạn chế các lỗi sai sót khi làm thủ công. Đồng thời CRM cũng giúp lọc trùng và thông báo cho người dùng biết trong trường hợp khách hàng bạn định upload đã tồn tại.
Thay đổi thông tin khách hàng
Để thay đổi thông tin khách hàng trên CRM, trước tiên bạn cần kiểm tra xem mình có quyền chỉnh sửa trên hệ thống không bằng cách nhấn vào chi tiết khách hàng. Nếu màn hình xuất hiện icon “cây bút” bên cạnh tên khách hàng đồng nghĩa với việc bạn đã được phân quyền.
Sau đó bạn lựa chọn các trường cần bổ sung hay cập nhật và điền thông tin mới rồi ấn “Cập nhật”. Hệ thống cập nhật dữ liệu thành công chỉ với vài thao tác cơ bản.
Tìm kiếm và lọc thông tin khách hàng
Khi doanh nghiệp đã có một tệp data khách hàng lớn thì nhu cầu tìm kiếm thông tin trên CRM là quan trọng hơn bao giờ hết. Getfly CRM cung cấp cho bạn đa dạng phương pháp tìm kiếm:
– Theo người phụ trách.
– Theo nhóm khách hàng.
– Theo thông tin khách hàng: Tên, số điện thoại, email
– Tìm kiếm nâng cao dựa trên nhiều điều kiện cùng lúc. Có rất nhiều trường thông tin để bạn có thể chọn cũng như nhập điều kiện nhằm tìm kiếm chính xác theo từng nhu cầu cụ thể.
Phân loại khách hàng
Phân loại khách hàng khoa học là tiền đề để doanh nghiệp xây dựng được các chiến lược bán hàng marketing cá nhân hóa đánh trúng mục tiêu cũng như đem đến dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt nhất. Với hệ thống Getfly CRM, chúng tôi sẽ giới thiệu với các bạn 3 hình thức phân loại khách hàng hiệu quả: phân loại theo mối quan hệ, phân nhóm khách hàng và phân loại theo nguồn khách hàng.
Phân loại khách hàng theo mối quan hệ
Việc phân loại theo mối quan hệ trong CRM giúp cho nhân viên biết đâu là những khách hàng mình nên tập trung chăm sóc hoặc theo đuổi, từ đó có chiến lược kinh doanh và chăm sóc đối với từng đối tượng khách hàng. Đồng thời việc phân loại giúp cho bộ phận marketing nắm bắt được thông tin khách hàng họ đưa về thì sales hay kinh doanh đã xử lý, khai thác đến đâu. Doanh nghiệp cần đưa ra định nghĩa rõ ràng cho từng mối quan hệ để đảm bảo tất cả nhân viên đều hiểu đúng và áp dụng chính xác.
Getfly sẽ gợi ý một số mối quan hệ để các bạn tham khảo:
– Mới: khách hàng khi mới được thêm hoặc chưa có tương tác gì.
– Tiếp cận: khách hàng đã từng gặp mặt, gửi email hoặc nhu cầu chưa rõ ràng, chưa tiềm năng lắm ở thời điểm hiện tại.
– Tiềm năng: khách hàng có tiềm năng, có nhu cầu nhưng cần thời gian theo đuổi dài.
– Mất: khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ của bạn nhưng giờ không dùng nữa hoặc đã sử dụng sản phẩm của bên khác.
– Chốt: khách hàng đã mua sản phẩm của bạn, công ty bạn đã chốt được đơn hàng với khách.
Phân nhóm khách hàng
Là việc tập hợp những khách hàng có chung đặc điểm, nhu cầu và đưa họ vào trong một nhóm trên CRM. Có nhiều cách để bạn phân nhóm khách hàng:
– Phân theo vị trí địa lý (HN, HCM, …)
– Phân theo cấp bậc khách hàng (khách hàng VIP, khách hàng thường xuyên, …)
– Phân theo ngành nghề (Spa, Bất động sản, Giáo dục, …)
…
Hệ thống CRM còn cho phép bạn phân nhóm theo dạng hình cây, tức là trong 1 nhóm cha có thể phân thành nhiều nhóm con.
Phân loại theo nguồn khách hàng
Nguồn khách hàng là nơi mà bạn có được thông tin khách hàng. Việc phân loại nguồn khách hàng giúp doanh nghiệp của bạn biết khách hàng đến từ đâu, đâu là nguồn mang lại nhiều giá trị nhất, … để giúp bạn có thể phân bổ chi phí quảng cáo cho hợp lý. Khi phân loại nguồn khách hàng trên CRM, hệ thống sẽ tự động thống kê cho bạn chi tiết khách hàng đến từ các nguồn để có một cái nhìn tổng thể và trực quan nhất.
Ví dụ một số nguồn khách hàng chủ yếu: Zalo, facebook, website, khách hàng giới thiệu, cộng tác viên, Marketing tìm kiếm, …
Trên đây là những hướng dẫn cơ bản về tạo mới, tìm kiếm, chỉnh sửa, phân loại và lọc thông tin khách hàng trên Getfly CRM. Hi vọng bạn có thể áp dụng hiệu quả trong doanh nghiệp của mình.
Là một sản phẩm thuần Việt, được 3000+ doanh nghiệp thuộc 200+ ngành nghề tin tưởng lựa chọn, Giải pháp phần mềm Getfly CRM là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp:
– Đồng bộ dữ liệu trên 1 nền tảng duy nhất
– Thác tác nhanh chóng trên PC và App Mobile
– Loại bỏ thao tác thừa trong quy trình
– Tiết kiệm 5-10 phút trong mỗi thao tác
– Nâng cao năng suất, tối ưu hiệu quả
Bản Đồ Văn Phòng