Quản lý spa bằng excel – Đã lỗi thời?

Mặc dù quản lý spa bằng excel chi phí thấp, có thể tải và dùng miễn phí nhưng hạn chế rất nhiều tính năng giúp quản lý khách hàng chuyên nghiệp. Cùng tìm hiểu ngay giải pháp hỗ trợ chăm sóc khách hàng toàn diện, tối ưu chi phí, thúc đẩy doanh số đang được sử dụng rộng rãi hiện nay!

1. Những bất cập khi quản lý spa bằng excel

Nhiều spa hiện nay vẫn đang sử dụng excel để quản lý cũng như lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng. Mặc dù quản lý spa bằng excel có một vài ưu điểm thông dụng, nhưng đối với ngành spa với số lượng khách hàng khổng lồ thì việc sử dụng bằng Excel sớm hay muộn cũng không thể đáp ứng hết nhu cầu quản lý. 

Dưới đây là những bất cập khi sử dụng excel quản lý khách hàng:

– Quá tải lưu trữ

Việc quản lý khách hàng thông qua excel thường giới hạn dung lượng miễn phí nhất định. Do đó, Spa/ thẩm mĩ viện không thể sử dụng tài khoản excel cho sự tăng trưởng lâu dài với số lượng khách hàng khổng lồ sau này. Bạn thường phải mua thêm dung lượng để lưu trữ khách hàng và khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp. Chưa kể đến, việc lưu trữ trên excel không phải là phương pháp quản lý thông tin thông minh cho các cơ sở spa. Cụ thể như việc lọc khách hàng để theo dõi, gửi email marketing trong các chiến dịch, chốt sales, upsales…

– Dữ liệu không tập trung, khó quản lý, tra cứu

Với cách quản lý spa bằng excel, mỗi nhân viên thường quản lý từng tệp khách hàng khác nhau để tránh chăm sóc khách hàng hay tư vấn trùng lặp. Do đó, nhà quản lý phải kiểm soát tổng thể các file excel khác nhau, gây khó khăn trong việc quản lý bao quát.

– Không có cái nhìn tổng quát về khách hàng

Việc quản lý từng file riêng lẻ sẽ khiến nhà quản lý không có tầm nhìn bao quát về khách hàng của mình. Đơn giản như về số lượng khách hàng hiện tại, độ tuổi như thế nào, nghề nghiệp…

Có thể bạn vẫn đang nắm rõ những số lượng này trong một thời gian cụ thể, tuy nhiên xu hướng khách hàng thường cập nhật và thay đổi thường xuyên, việc câp nhật tổng quát về khách hàng cần luôn được trực quan và cập nhật số liệu mới nhất.

– Độ bảo mật thấp

Khi thông tin, dữ liệu khách hàng được lưu toàn bộ trên tập tin excel duy nhất, dễ dàng dẫn đến trường hợp bị lỗi, mất dữ liệu do vô ý hay nhiễm virus. 

Người dùng có thể khắc phục tính bảo mật bằng cách tạo mật khẩu truy cập cho từng trang tính. Tuy nhiên, với số lượng trang tính nhiều thì việc thao tác vô cùng mất thời gian và gây nhầm lẫn cho người dùng. 

– Hạn chế tích hợp đa dịch vụ

Excel chỉ đơn thuần là công cụ nhằm mục đích thống kê và tính toán dữ liệu. Do đó, Excel chưa hỗ trợ tích hợp đa dịch vụ để quản lý doanh nghiệp toàn diện. Nhiều tính năng hỗ trợ chăm sóc khách hàng không thể thiếu trong ngành dịch vụ spa phải kể đến là cuộc gọi tổng đài, SMS Brandname và Email Marketing, Automation…

– Mất thời gian báo cáo, tổng hợp

Khi thống kê báo cáo, người quản lý mất nhiều thời gian tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn, hơn nữa dễ sai sót và bỏ lỡ thông tin từ đó chậm trễ trong việc ra quyết định và định hướng kinh doanh. 

Nói chung, để quản lý spa hiệu quả thì ngay từ đầu nhà quản lý cần cân nhắc lựa chọn sử dụng giải pháp quản lý chuyên nghiệp.

2. CRM – giải pháp quản lý khách hàng chuyên nghiệp

Trong thời đại công nghệ hiện nay, phần mềm CRM là giải pháp được sử dụng rộng rãi, thay thế việc quản lý spa bằng excel đã lỗi thời. 

Với phần mềm CRM, hỗ trợ quản lý và kinh doanh spa:

– Quản lý mọi lúc mọi nơi

Phần mềm CRM được xây dựng dựa trên điện toán đám mây, đảm bảo độ bảo mật tốt. Hơn nữa người dùng có thể truy cập 24/7 và ở bất kỳ thiết bị nào có thể truy cập internet. 

Đồng thời, có thể thấy CRM là giải pháp hữu hiệu để bạn quản lý spa nhiều chi nhánh khác nhau. Bạn không cần phải thường xuyên di chuyển để kiểm tra hoạt động của Spa mà chỉ cần giám sát thực thông qua thông tin được cập nhật trên cơ sở.

– Quản lý và chăm sóc khách hàng

+ Quản lý và lưu trữ toàn bộ thông tin, dữ liệu, lịch sử trao đổi với khách hàng

+ Nắm được số lượng khách hàng tại từng cơ sở: số khách hàng mới, khách hàng cũ….

+ Dễ dàng tra cứu thông tin

+ Tăng trải nghiệm dịch vụ bằng quy trình làm việc chuyên nghiệp (gửi SMS, Email Marketing, Automation tự động…)

+ Tạo nhóm và phân loại khách hàng để tư vấn cũng như chăm sóc dễ dàng

– Quản lý công việc

+ Hỗ trợ tự tạo công việc hoặc phân công việc cho nhân viên

+ Hỗ trợ tạo lịch hẹn trên hệ thống

+ Kiểm soát các công việc, nhiệm vụ chưa hoàn thành

+ Kiểm soát và đánh giá KPI của từng nhân viên 

+ Chức năng phân quyền công việc giúp bảo mật tuyệt đối thông tin

– Quản lý báo cáo rõ ràng

+ Hỗ trợ báo cáo chính xác, toàn diện

+ Dễ dàng truy cập báo cáo mọi lúc mọi nơi

+ Cập nhật số liệu nhanh chóng

– Hỗ trợ SMS Brandname, Email Marketing, Automation

+ Chăm sóc khách hàng toàn diện

+ Tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng

+ Tăng sự thân thiết và nhận diện doanh nghiệp

+ Nhắc nhở lịch hẹn 

Nói chung, với nhiều tính năng tích hợp vận hành trên cùng một hệ thống, phần mềm CRM SPA là cánh tay phải đắc lực của nhà quản lý. Tối ưu những bất cập khi quản lý spa bằng excel, phần mềm CRM hứa hẹn tối ưu nguồn lực, tiết kiệm thời gian, đột phá doanh thu. 

Bạn đang xem bài viết: “Quản lý spa bằng excel – Đã lỗi thời?” tại Getfly CRM

>> Xem thêm bài viết: Tầm quan trọng của phần mềm chăm sóc khách hàng bất động sản đối với nhà môi giới