Mục lục
Đa số các doanh nghiệp thường lựa chọn quản lý hàng hóa bằng excel hay sổ sách bởi đây là phương thức quản lý thông dụng và ít tốn kém chi phí. Tuy nhiên với cách quản lý này, doanh nghiệp sẽ phải chấp nhận đối mặt với các rủi ro liên quan tới bảo mật, tính tức thời hay chính xác của dữ liệu.
Để chủ doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về những điều được – mất khi sử dụng excel trong quản lý hàng hóa. Hãy cùng Getfly phân tích tại bài viết dưới đây nhé!
1. Quản lý hàng hóa bằng excel như thế nào?
Quản lý hàng hóa của doanh nghiệp bằng excel là việc thống kế – ghi nhận – kiểm tra – tổng kết các hoạt động liên quan đến sản phẩm thông qua thể hiện các dạng cột, hàng, ô trên bảng tính.
Dựa vào đây, người quản lý có thể nắm bắt được thông tin về tình trạng nhập hàng – xuất hàng, hàng hóa tồn kho, kiểm kê kho, chứng từ phát sinh của hàng hóa… Nhìn chung, quản lý hàng hóa trên excel là cơ sở để doanh nghiệp theo dõi tình hình bán hàng cũng như lên kế hoạch dự trù vốn lưu động trong việc nhập hàng, không nhập hàng, đảm bảo hoạt động kinh doanh luôn diễn ra liên tục.
2. Ưu điểm khi doanh nghiệp quản lý hàng hóa bằng excel
– Tiết kiệm chi phí
Ưu điểm lớn nhất của việc quản lý hàng hóa bằng excel là đây là phần mềm không tính phí.
Chỉ cần máy tính có chạy phần mềm Microsoft Office là có thể tự tạo lập một hay nhiều file quản lý kho/ hàng hóa đơn giản trên excel.
– Tự tạo lập và tùy chỉnh các chỉ số thống kê hàng hóa
Người dùng có thể tự tạo ra các hàng, cột thể hiện thông số/ chỉ tiêu mà doanh nghiệp muốn đo lường. Trong quá trình điền dữ liệu sẽ giúp doanh nghiệp thống kê số lượng hàng hóa nhanh chóng.
– Tự quản lý các file dữ liệu
Dữ liệu sẽ được lưu lại thành nhiều file khác nhau và người dùng sẽ chủ động lưu trữ các file này.
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm trên, quản lý hàng hóa bằng excel gặp khá nhiều bất cập.
3. Nhược điểm khi doanh nghiệp quản lý hàng hóa bằng excel
– Quy trình xuất hàng – nhập hàng thủ công phức tạp, tốn thời gian và nhân lực
Quy trình thống kê xuất – nhập hàng cần thông qua nhiều phòng ban khác nhau để kiểm duyệt. Khi đó, sales là người lên đơn, tạo đơn xuất hàng, gửi đơn hàng cho bộ phận vận chuyển, vận chuyển xuất kho và chuyển thông tin cho bộ phận kế toán, bộ phận kế toán sẽ chỉnh sửa nhập dữ liệu và gửi cho ban giám đốc… Nếu như sales muốn theo dõi quá trình đơn hàng thì cần liên kết với các bộ phận khác để tìm hiểu. Khi tất cả các hoạt động trên đang diễn ra, doanh nghiệp cần một nhân viên theo dõi tất cả các đơn hàng và nhập liệu vào file quản lý hàng hóa.
Có thể hiểu tổng quát quy trình này rất cồng kềnh, thủ công, tốn thời gian, thiếu tính chính xác, tính liên kết giữa các phòng ban.
– Dữ liệu quản lý bị phân tán, kém chính xác và không có tính tức thời
File excel không thể quản lý với một số dữ liệu lớn. Nếu file excel quá nặng gây ảnh hưởng tới thao tác của người dùng. Do đó, doanh nghiệp thường chuyển sang quản lý từng file thống kê hàng hóa theo tuần/ tháng/ quý…Hoặc các cơ sở kinh doanh thì doanh nghiệp bắt buộc phải quản lý thành nhiều file dữ liệu riêng rẽ.
Điều này gây việc quản lý dữ liệu bị phân tán. Tốn nhiều thời gian để tổng hợp và nhà quản lý không thể tiếp cận được số liệu ngay tức thời.
Không chỉ vậy, việc nhập liệu hàng hóa thủ công dễ dàng xảy ra nhiều sai sót, bạn sẽ khó lòng có thể tìm ra lỗi sai và ảnh hưởng đến tính chính xác của dữ liệu tổng quan.
– Khó khăn trong tra cứu
Liên kết với tính bất cập phía trên. Việc file quản lý hàng hóa bị phân tán, cồng kềnh khiến người dùng mất thời gian trong việc rà soát, tra cứu hàng hóa tồn kho. Ví dụ, một nhân viên sale muốn tra cứu tình trạng tồn kho của sản phẩm để lên đơn hàng cũng chiếm khá nhiều thời gian bán hàng của họ.
– Tính bảo mật thấp
Bản thân người dùng quản lý file excel của họ bằng các công cụ cá nhân. Nhưng doanh nghiệp dễ dàng gặp phải những rủi ro không may như máy tính nhiễm virus, hỏng hóc, rò rỉ file dữ liệu tới đối thủ…Điều này đều là việc tối kỵ cần tránh mà doanh nghiệp cần có phương pháp phòng ngừa.
– Khó kết hợp báo cáo với bán hàng, theo dõi nhập kho, xuất kho trực quan
Khi quản lý hàng hóa bằng Excel, doanh nghiệp rất khó kết hợp hoạt động bán hàng và theo dõi báo cáo hàng hóa. Mọi hoạt động thao tác bán hàng, tạo đơn hàng, tạo đơn xuất kho, nhập kho đều phải tạo lập riêng rẽ mà không có quy trình luân chuyển kết hợp.
– Không có khả năng tích hợp
Bảng tính Excel không được thiết kế để chia sẻ với các phòng ban hay tích hợp với các ứng dụng quản lý khác. Điều này mang đến sự hạn chế khi bạn phải thao tác gửi, sao chép, dán tới nhiều người xung quanh.
Không chỉ vậy, excel còn đòi hỏi người sử dụng phải am hiểu và thành thạo các hàm tính phức tạp trên excel để có thể tạo nên những công thức tính nhanh chóng. Do đó, việc sử dụng excel trong quản lý hàng hóa thực chất cũng không quá dễ dàng.
Vượt trội trong việc quản lý quy trình kinh doanh khép kín, phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng Getfly CRM phát triển thêm chức năng nâng cao: “Module kho” với những tính năng độc đáo giúp nhà quản lý giám sát dễ dàng và chặt chẽ hàng hóa chặt chẽ.
Với Getfly CRM khắc phục mọi bất cập trong quản lý hàng hóa bằng excel, hỗ trợ bạn:
– Quản lý sản phẩm/ dịch vụ đồng nhất trên 1 hệ thống
– Dễ dàng tra cứu hàng hóa/ mẫu mã/ tình trạng tồn kho
– Cho phép theo dõi quy trình bán hàng – lên đơn – xuất hàng liền mạch
– Bảo mật thông tin đối với những người liên quan
– Cho phép theo dõi xuất- nhập hàng hóa, chứng từ kế toán, bảng xuất- nhập -tồn
– Dự đoán kế hoạch lưu động hàng hóa
Là một sản phẩm thuần Việt, được 3000+ doanh nghiệp thuộc 200+ ngành nghề tin tưởng lựa chọn, Giải pháp phần mềm Getfly CRM là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp:
- Đồng bộ dữ liệu trên 1 nền tảng duy nhất
- Thác tác nhanh chóng trên PC và App Mobile
- Loại bỏ thao tác thừa trong quy trình
- Tiết kiệm 5-10 phút trong mỗi thao tác
- Nâng cao năng suất, tối ưu hiệu quả
Thông tin liên quan:
Bản Đồ Văn Phòng