Tự phát triển, mua và đi thuê: đâu là phương án triển khai phần mềm CRM hợp lý cho doanh nghiệp

CRM đã không còn là cụm từ quá xa lạ với các doanh nghiệp Việt. Ứng dụng phần mềm CRM vào quản lý khách hàng và doanh nghiệp được cho là phương thức chuyển đổi số hiệu quả và phổ biến nhất. Do vậy, làm thế nào để lựa chọn được giải pháp CRM trong doanh nghiệp vẫn là câu hỏi lớn của nhiều nhà quản trị.

Trong bài viết dưới đây Getfly sẽ giới thiệu 3 phương án triển khai CRM trong doanh nghiệp. Đồng thời, đưa ra những phân tích về ưu, nhược điểm của từng phương án. Từ đó, cung cấp cho doanh nghiệp một góc nhìn tổng quan và căn cứ đưa ra quyết định đầu tư CRM phù hợp hơn.

Tổng quan 3 phương án triển khai phần mềm CRM

Phương án thuê phần mềm CRM

Thuê phần mềm CRM hiểu đơn giản giống như bạn đi mua một đôi giày có sẵn tại cửa hàng, việc của bạn là ướm thử trả tiền và mang về dùng. Nếu làm theo cách này bạn sẽ nhanh chóng có một đôi giày mà không phải ngồi chờ thợ giày may đo, trả tiền cho chi phí thiết kế, chọn loại ra, phong cách ưa thích. Tuy nhiên, nhược điểm là có một số đôi giày rất hợp với bạn nhưng lại không có size của bạn. Hoặc chúng có thể chứa một số điểm khiến bạn không vừa ý. Ví dụ như chất liệu khó vệ sinh, dây quá dài,…

Phương án thuê CRM cũng như vậy, việc của doanh nghiệp là tìm hiểu những phần mềm có sẵn trên thị trường, chọn lấy gói sản phẩm phù hợp nhất, trả tiền thuê định kỳ và đưa về sử dụng. Cách này cũng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được đáng kể chi phí đầu tư phát triển phần mềm. Do hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp cung cấp CRM với mức giá phổ thông, hợp lý.

Sau khi kết thúc hợp đồng thuê doanh nghiệp có thể tiếp tục gia hạn hoặc ngưng sử dụng. Hơn thế nữa, trong thời gian thuê phần mềm doanh nghiệp có thể trả thêm phí nếu số người sử dụng tăng lên. Hoặc nếu có nhu cầu sử dụng những tính năng nâng cao hơn. Trong trường hợp doanh nghiệp yêu cầu bảo mật cao cũng có thể chi trả 1 khoản chi phí nhỏ để cài đặt source code và database tại hạ tầng nội bộ.

phuong-an-trien-khai-phan-mem-CRM-1
Ưu điểm của phương án đi thuê phần mềm CRM

Phương án mua CRM vĩnh viễn

Khác biệt của phương án này là doanh nghiệp chỉ thanh toán một lần để sở hữu phần mềm. Tuy nhiên, cũng tương tự như phương án đi thuê phần mềm CRM doanh nghiệp sẽ chỉ được dùng phần mềm với tính năng sẵn có ứng với gói đã lựa chọn. Nếu như cần chỉnh sửa cho tối ưu với quy trình quản lý hiện tại, doanh nghiệp sẽ phải chi trả thêm chi phí cho phần đó.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị nhân sự và chi phí cho các hạ tầng như server, tổng đài, Email sever,… Do vậy, phương án này sẽ có hạn chế là chi phí đầu tư ban đầu khá lớn.

Phương án tự phát triển CRM

Một số doanh nghiệp lựa chọn chủ động triển khai kế hoạch tự phát triển CRM theo nhu cầu nội bộ. Phương án này có ưu điểm lớn nhất là doanh nghiệp có được phần mềm CRM với những tính năng sát nhất với yêu cầu sử dụng thực tế. Ngoài ra, họ cũng sẽ nắm bắt được lộ trình triển khai và dự trù được ngân sách cần chi trả cho doanh nghiệp.

phuong-an-trien-khai-phan-mem-CRM
Đâu là phương án triển khai phần mềm CRM trong doanh nghiệp

Phần mềm sẽ được sở hữu phát triển và bảo dưỡng bởi nhân sự nội bộ. Do vậy sẽ dễ dàng hơn trong việc chủ động thêm bớt, chỉnh sửa khi cần thiết. Tuy nhiên, hạn chế của phương án này là chi phí lớn cho thiếu kinh nghiệm phát triển phần mềm. Ngoài ra, quy trình, chính sách công ty chưa rõ ràng minh bạch, hoặc các nhân sự IT chủ chốt nghỉ việc,… Những vấn đề này có thể gây nên nguy cơ khiến dự án bị trì hoãn hoặc thất bại.

So sánh ưu nhược điểm 3 phương án triển khai CRM trong doanh nghiệp

Ưu điểmNhược điểm
đi thuêChi phí đầu tư thấp
Thời gian triển khai nhanh
Nhận được hỗ trợ đội ngũ đào tạo
Phải chi trả chi phí gia hạn định kỳ
Có thể gặp nhiều vấn đề về bảo mật
đi thuê (sever đặt tại doanh nghiệp)Đảm bảo được yếu tố bảo mật
Thời gian triển khai nhanh
Chi phí đầu tư không quá lớn
Chỉ được sử dụng những tính năng có sẵn
Phải đầu tư thêm chi phí nhân sự và hạ tầng
mua vĩnh viễnSở hữu vĩnh viễn phần mềm
Trong dài hạn, chi phí tương đối rẻ
Tính bảo mật cao
Thời gian triển khai nhanh
Chi phí đầu tư ban đầu khá lớn
Phải chi trả cho nhân sự vận hành và hạ tầng
tự phát triểnPhần mềm tối ưu nhất với yêu cầu thực tế của doanh nghiệp
Chủ động trong việc hỗ trợ và bảo trì
Cần đầu tư nhiều cho nhân sự và hạ tầng
Chi phí cao do chưa có kinh nghiệm phát triển và vận hành
Gặp khó khăn khi nhân sự nghỉ việc

Có thể thấy phương án thuê phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ, ngân sách hạn chế. Họ chưa thể sở hữu đội ngũ quản lý phần mềm riêng. Tuy vậy, họ vẫn cần có thời gian trải nghiệm thử phần mềm trước khi tự phát triển hoặc mua.

Phương án mua phần mềm dành cho doanh nghiệp có quy mô nhân sự vừa phải. Quy trình quản lý đơn giản phù hợp với những tính năng có sẵn. Những doanh nghiệp có ngân sách, đội ngũ nhân sự lớn nên đi theo hướng tự triển khai. Bởi đây là phương án tốt nhất để doanh nghiệp có được phần mềm phù hợp với quy trình quản lý.

Kết luận

Vậy khi triển khai phần mềm CRM, doanh nghiệp cần căn cứ vào quy mô, ngân sách và yêu cầu sử dụng để đưa ra phương án triển khai CRM phù hợp nhất. Trên đây là một số phân tích của Getfly về ưu, nhược điểm của từng phương án. Hy vọng sẽ giúp cho các doanh nghiệp lựa chọn được phương án tốt nhất cho doanh nghiệp mình.