Nhân viên mới vào nhưng chưa được hội nhập. Họ cứ thế vào, tự làm quen rồi tự triển khai công việc. Rồi dần dần họ cũng quen. Ai đã đi làm lâu năm sẽ làm quen với mọi người nhanh, ai mới thì chậm hơn. Sau một thời gian, người đi kẻ ở lại. Đây là một thực tế ở kha khá công ty tôi tiếp xúc. Ở những công ty có vấn đề về tuyển dụng: cứ tuyển được một thời gian là nhân viên nghỉ, tôi càng thấy rõ. Khi hỏi ra, lý do nổi cộm là: “Em vào làm rồi chợt nhận ra chả ai quan tâm tới em cả … ”
Hẳn anh chị em còn nhớ, trong bài “Chúng ta có gì cho ứng viên “rường cột” tương lai để đàm phán?” tôi có chia sẻ rằng bản thân có hợp tác xây dựng phòng Nhân sự cho một công ty ở Bắc Ninh. Hàng tuần tôi xuống đó ít nhất 1 buổi để triển khai công việc và đào tạo. Trong buổi tuần trước, khi triển khai công việc tôi hỏi:
– Trong tuần vừa rồi có việc gì phát sinh không em?
– Có một bạn mới vào anh ạ.
– Thế em đã làm thủ tục hội nhập và các vấn đề khác cho bạn đó chưa?
– Em chưa. Bạn ý do anh Giám đốc tuyển vào và em cũng mới biết.
…
Hội nhập là một công việc quan trọng nhưng không phải CEO nào cũng rõ và công ty nào cũng làm. Với tôi, công ty dù bé, vẫn phải có. Đó lời chào cũng như lời nhắc nhở đầu tiên khi chúng ta mở cánh cửa công ty ra chào đón người lao động bước vào. Hội nhập là hoạt động đầu tiên của chữ DẠY trong 4 chữ TDDG mà CEO cần phải biết, cần phải làm.
Tôi chợt nhớ đến cái thời tôi làm giám đốc cho công ty cũ của tôi. Tôi đã phải cất công bỏ hẳn 1 buổi để làm chương trình hội nhập cho nhân viên mới dù lúc đó công ty mới có ít nhân viên. Theo tôi, khi chúng ta hội nhập nhân viên mới chúng ta cần đứng trên 2 vai:
– Vai nhân viên mới vào: vướng mắc cái gì và cái gì cần biết để quá trình hội nhập công việc nhanh hơn?
– Vai công ty: công ty muốn nhân viên biết cái gì và nên lưu ý cái gì?
Tôi từng làm hội nhập cho nhân viên mới như sau:
Quá trình hội nhập nhân viên mới bắt đầu khi chúng ta ký xong hợp đồng thử việc, chốt được thời gian sẽ đến công ty và vị trí sẽ làm. Tôi bắt đầu gửi 1 mail order (đặt hàng) tới các bộ phận liên quan:
– It để mở mail và các user cần thiết
– Hành chính để chuẩn bị cơ sở vật chất làm việc
– Phòng ban của nhân viên mới để chuẩn bị chỗ
– Các thành viên khác trong phòng Nhân sự để nắm thông tin.
Thường mail order sẽ được gửi trước 1 tuần và trước 3 ngày nhân viên đến, tôi sẽ check lại 1 lần nữa các vấn đề thông qua checklist kỹ thuật cần có.
Bên cạnh đó, cùng với việc check điều kiện làm việc, tôi cũng gửi form chương trình thử việc. Việc này cần có để kiểm soát quá trình thử việc và đánh giá sau này. Tiếp đó là tôi lên kế hoạch triển khai chương trình đào tạo hội nhập. Đến ngày làm nhân viên đến, tôi sẽ mời nhân viên vào phòng họp ngồi đợi, sau đó dẫn quan phòng nhân sự để làm quen với mọi người trong phòng và check lại hồ sơ của họ
Tiếp, tôi sẽ dẫn về phòng để bàn giao cho bộ phận. Kèm theo việc bàn giao tôi sẽ đưa cho nhân viên mới 1 thư chào mừng. Trong thư chào mừng có lời chào, cám ơn, và các hướng dẫn cơ bản như mật khẩu wifi, gặp ai, hỏi ai, ở đâu. Lúc đầu công ty tôi không có thư chào mừng. Tôi để ý thấy mọi người khá lúng túng khi ngồi vào bàn. Sau đó, mọi người lại phải chạy lên hỏi tôi từng ý vấn đề. Vì thế để người mới cảm thấy được trân trọng và thân thiện tôi mới nghĩ cách để cải thiện việc đó. Lúc đưa phong bì chứa thư chào mừng, tôi hay nói đùa với mọi người là “công ty có phong bì cám ơn”. Nhận được phong bì ai cũng vui.
Cùng với thư chào mừng là lịch triển khai đào tạo hội nhập. Tôi không quan điểm là phải chờ đông người mới đào tạo hội nhập. Có nhân viên mới là tôi cố gắng hướng dẫn ngay. Không làm thế thể nào mọi người cũng cảm thấy lạc lõng một phần nào đó. Tôi không muốn vậy.
Đến giờ đến hẹn trong lịch, tôi gọi mọi người vào phòng họp và tiến hành. Tôi cố gắng đào tạo trong 1 – 2 buổi tầm 3h tất cả mọi thứ để mọi người nắm:
1. Phần giới thiệu chung công ty:
– Tên
– Lĩnh vực, phạm vi và quy mô hoạt động
– Sứ mệnh, Tầm nhìn, Giá trị cốt lõi
– Mục tiêu, chiến lược
– Dịch vụ/ Sản phẩm… cung cấp
– Cơ chế vận hành tổng thể. Cơ cấu tổ chức và nhân sự chủ chốt
2. Phần giới thiệu bản sắc công ty:
– Làm rõ thêm giá trị cốt lõi
– Văn hóa công ty
– Quy tắc đạo đức, hành xử và tác phong
– Hoạt động trách nhiệm xã hội
3. Phần giới thiệu về chính sách và môi trường làm việc:
– Các quan điểm chủ đạo, nguyên tắc của chính sách tuyển dụng, đào tạo, thăng tiến thu nhập, khen thưởng – kỷ luật, an toàn & vệ sinh lao động…..
– Các quy trình và thủ tục chính cần lưu ý
Sau khi hoàn thành xong việc đào tạo hội nhập, tôi sẽ dẫn mọi người đi giới thiệu một vòng. Bắt đầu từ các ban lãnh đạo. Sau đó là đi theo 1 vòng tròn các phòng ban. Đến từng nơi, tôi sẽ nói qua 1 số lưu ý khi giao tiếp với các phòng, các anh chị quản lý. Mỗi người 1 tính cách, 1 tác phong làm việc nên nếu mọi người biết trước thì quá trình hợp tác sẽ ngon cơm hơn nhiều.
Khi đào tạo hoàn thành, tôi về sẽ gửi lại các tài liệu đã đào tạo và nội quy công ty vào mail cho mọi người. Trong quá trình 2 tháng thử việc, tôi sẽ thỉnh thoảng xuống (khoảng tuần 1 – 2 buổi) để hỏi thăm tình hình xem cần hỗ trợ gì không? có thể là rủ đi ăn, uống nước… nói chung làm sao để mọi người cảm thấy không lạc lõng bơ vơ là được.
Cuối cùng, những ngày trước khi kết thúc thử việc tôi sẽ gửi cho các nhân viên mới bài kiểm tra kiến thức hội nhập để chắc chắn họ nhớ được những thứ công ty cần họ nhớ.
Quá trình hội nhập của tôi cơ bản là vậy. Và đây cũng là bước đầu tiên để DẠY CHO NHÂN VIÊN YÊU CÔNG TY. Một công ty nhỏ CEO sẽ kiêm làm việc này nhưng công ty lớn hơn, nên để nó là nhiệm vụ của ai đó. Dù thế nào cũng đừng để anh em mới vào công ty cảm thấy không được chào đón.
Nguyễn Hùng Cường
Bản Đồ Văn Phòng
