Chia sẻ kinh nghiệm quản lý trung tâm tiếng anh

Khởi nghiệp từ lĩnh vực trung tâm tiếng anh hiện nay đang là xu hướng kinh doanh được ưu tiên và có sự cạnh tranh khá cao. Các doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong suốt thời gian dài vì chưa có kinh nghiệm quản lý trung tâm tiếng anh. Vì vậy, để tồn tại và thành công thì doanh nghiệp cần xác định rõ lợi thế của mình và tận dụng những điều sẵn có. Hãy tham khảo những kinh nghiệm quản lý trung tâm tiếng anh được đúc kết từ những nhà quản lý hàng đầu ngay sau đây nhé!

Một số khó khăn thường gặp khi quản lý trung tâm tiếng Anh

1. Khó khăn trong việc quản lý thông tin học viên 

Để cung cấp dịch vụ chăm sóc thích hợp cho học viên, bắt buộc phải quản lý một cách tỉ mỉ một lượng lớn dữ liệu về hồ sơ của người học. Điều này bao gồm việc phân loại thông tin thành học viên mới, cũ và các lớp học dựa trên trình độ của học viên. Do đó, điều quan trọng là sử dụng phần mềm hoặc số liệu thống kê khoa học để đảm bảo quản lý thông tin người tham gia học dễ dàng và khoa học

2. Quản lý, sắp xếp lịch học của học viên thiếu chuyên nghiệp

Lịch học phải phù hợp với trình độ của từng học viên và đáp ứng nhu cầu của cả học viên và giáo viên. Thiếu kinh nghiệm trong việc sắp xếp lịch học có thể dẫn đến tình trạng hỗn loạn, nhầm lẫn, ảnh hưởng tiêu cực đến mức độ hài lòng của học viên cũng như trung tâm ngoại ngữ.

3. Khó khăn trong quản lý học phí 

Học phí tại một trung tâm tiếng Anh được quyết định bởi nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm cấp độ khóa học của học viên, thời gian học và giáo viên,… Việc quản lý học phí ngày càng trở nên khó khăn khi số lượng sinh viên tăng lên. 

4. Sự tương tác giữa trung tâm và phụ huynh 

Ban quản lý trung tâm tiếng Anh phải đảm bảo nắm rõ mọi thông tin về học viên, giáo viên để có thể giao tiếp hiệu quả với phụ huynh. Nếu không làm như vậy sẽ dẫn đến việc thiếu sự đánh giá cao từ phụ huynh, gây khó khăn cho việc xây dựng danh tiếng tích cực cho trung tâm tiếng Anh.

5. Quản lý nhân viên, giáo viên còn thiếu hiệu quả

Các trung tâm tiếng Anh đào tạo nhiều ngôn ngữ thường có số lượng nhân viên và giáo viên khá nhiều. Vì vậy việc quản lý, điều phối sao cho phù hợp và hiệu quả là một khó khăn cho người quản lý trung tâm. 

Bạn có thể tham khảo thêm bài viết: “4 nguyên tắc giúp quản lý vận hành trung tâm ngoại ngữ hiệu quả”

Kinh nghiệm quản lý trung tâm tiếng Anh hiệu quả

1. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu

Nhu cầu học tiếng Anh hiện đang không giới hạn độ tuổi, giới tính, nghề nghiệp và ở mỗi đối tượng khách hàng có những nhu cầu khác nhau. Kinh nghiệm quản lý trung tâm tiếng anh đầu tiên cần liệt kê là doanh nghiệp cần xác định rõ tệp khách hàng mục tiêu của mình là điều cốt yếu để xây dựng chiến lược truyền thông sau này. Ngoài ra, việc xác định tệp khách hàng nên được xác định từ trước khi mở trung tâm tiếng anh để việc lựa chọn địa điểm hay xây dựng giáo trình rõ ràng hơn.

2. Xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp

Con người là yếu tố không thể thiếu của doanh nghiệp. Đội ngũ nhân sự của trung tâm tiếng anh thông thường gồm một số bộ phận sau:

Đội ngũ giảng viên – trợ giảng:

Giảng viên là vai trò quyết định chất lượng dạy và học và là mối băn khoăn nhất đối với những học viên đang cân nhắc lựa chọn trung tâm tiếng anh uy tín để theo học.

Bên cạnh giảng viên, nhân tố từ đội ngũ trợ giảng cũng là yếu tố vô cùng quan trọng giúp hỗ trợ quá trình học tập của học viên, có thể làm nóng không khí lớp học, có những phương pháp khác nhau kết nối giảng viên và học viên…

Chất lượng buổi học được cấu thành từ hai yếu tố trên, vì thế trung tâm cần cân nhắc đến vấn đề này.

Bộ phận tư vấn và chăm sóc khách hàng:

Công việc chính của bộ phận này là giúp tư vấn khách hàng những khóa học phù hợp nhất, hướng dẫn học viên đăng ký lớp học và hỗ trợ đánh giá sau khóa học. Nhân viên cần có sự chuyên nghiệp và thái độ tốt, tận tình, chu đáo để giúp tăng trải nghiệm dịch vụ.

Bộ phận marketing:

Nhiệm vụ chính của bộ phận marketing là cải thiện nhận diện thương hiệu và thu hút học viên đăng ký học tập tại trung tâm. Nhân viên thuộc bộ phận marketing đòi hỏi sự sáng tạo nhất định để tạo nên những chiến dịch truyền thông hiệu quả.

3. Quá trình quản lý và chăm sóc khách hàng

Theo kinh nghiệm quản lý trung tâm tiếng Anh từ nhiều trung tâm đứng đầu, họ không chỉ dừng lại với những chiến dịch truyền thông thu hút khách hàng, mà hiện nay tập trung xây dựng quá trình quản lý và chăm sóc khách hàng.

Cần hệ thống dữ liệu thông tin khách hàng khoa học – rõ ràng, thông tin trao đổi đầy đủ và xác định rõ nhu cầu học viên hỗ trợ quá trình tư vấn, chăm sóc hiệu quả.

Ngoài ra, trung tâm nên xác định thực hiện quá trình chăm sóc khách hàng không chỉ từ lúc bắt đầu theo học mà nên thực hiện ngay cả khi khóa học đã kết thúc. Có thể hỏi thăm tình trạng tiếng anh của cựu học viên và hướng tới nhu cầu tiếp theo của người đó…

Việc tạo mối quan hệ bền vững với khách hàng cũng là kênh marketing hiệu quả nhất giúp tạo dựng thương hiệu cho trung tâm tiếng anh của bạn, vì vậy đừng nên lơ lờ việc chăm sóc cựu học viên.

4. Xây dựng hệ thống quản lý nhân viên

Việc triển khai hệ thống quản lý nhân viên hiệu quả cho phép doanh nghiệp hợp lý hóa hoạt động, cải thiện quy trình làm việc và tăng năng suất. Điều quan trọng là nhân viên phải nhận được các đánh giá hiệu suất và được giao các chỉ số hiệu suất chính (KPI) phù hợp với năng lực. Nhờ đó mà đưa ra mức lương công bằng nhằm thúc đẩy ý thức với công việc của họ.

5. Xây dựng kế hoạch truyền thông 

Truyền thông là phương án duy nhất giúp tăng độ nhận diện thương hiệu của trung tâm bạn với khách hàng. Và đặc biệt trong giai đoạn đầu cần thúc đẩy truyền thông để gia tăng lượng học viên đầu vào.

Bạn có thể truyền thông trên báo chí, truyền hình để khẳng định quy mô, chất lượng của trung tâm tiếng anh của bạn. Hoặc đẩy mạnh marketing online, tạo những chương trình giảm giá khóa học, tặng kèm bộ tài liệu tiếng anh hoặc khóa học online khi đăng ký học…

Xây dựng kế hoạch truyền thông ngay từ đầu giúp định hướng sự phát triển của doanh nghiệp bạn và tăng lợi nhuận trong lâu dài. Bên cạnh đó, việc sử dụng phần mềm quản lý trung tâm tiếng anh cũng là một phương án hữu hiệu giúp tiết kiệm chi phí nhân lực, thời gian, tăng hiệu quả của hoạt động truyền thông.

6. Tích hợp nhiều nguồn tài liệu trong học tập

Người học có thể tiếp cận kiến thức thông qua nhiều phương tiện, bao gồm sách, báo, luận văn, tường thuật trực tiếp và video. Những tài liệu học tập đa dạng này không chỉ giúp quá trình học tập trở nên năng động, hấp dẫn hơn mà còn cho phép giảng viên truyền đạt kiến thức theo nhiều cách khác nhau. 

Phương pháp tiếp cận đa diện này giúp nâng cao khả năng ghi nhớ thông tin và áp dụng vào thực tế của người học mà vẫn đảm bảo hiệu quả tối ưu trong quá trình học tập.

7. Ứng dụng phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng cho trung tâm tiếng Anh

Getfly cung cấp giải pháp CRM – đồng nhất mọi hoạt động của trung tâm tiếng Anh trên một tảng duy nhất. Ngoài ra, Getfly có thể tích hợp mở API với các phần mềm bên ngoài hệ thống một cách dễ dàng

Những kênh truyền thông/chăm sóc khách hàng thường được sử dụng như: email/SMS Marketing, tổng đài điện thoại, module fanpage… đều được tích hợp tập trung tại Getfly CRM. 

Khi việc quản trị được đồng bộ trên cùng một nền tảng, trung tâm có thể giải quyết được những khó khăn thường trực; tiết kiệm chi phí, thời gian vận hành và còn những lợi ích khác:

• Đo lường và đánh giá chính xác từng chiến dịch Marketing: Getfly CRM hỗ trợ thống kê, đo lường tự động chiến dịch Marketing sau khi thực hiện một cách chi tiết, rõ ràng giúp trung tâm nắm được thông tin về kênh quảng cáo hiệu quả, nguồn dữ liệu học viên tiềm năng. Đội ngũ marketing có thể dựa vào đây để đưa ra những định hướng, cập nhật kịp thời cho chiến dịch. Việc theo dõi trở nên thuận tiện, dễ dàng, tiết kiệm được thời gian, chi phí và công việc cũng đạt được hiệu quả tốt hơn. 
• Chăm sóc học viên mới, giữ chân học viên cũ: Với tính năng Automation Getfly, trung tâm có thể sử dụng kịch bản email, SMS có sẵn để chăm sóc học viên. Bằng việc gửi tự động những tài liệu bài học, thông tin về khóa học… thường xuyên sẽ giúp trung tâm nhanh chóng tiếp cận và  luôn giữ được liên lạc với học viên. 
• Phân loại học viên theo nhóm, trạng thái: Getfly CRM hỗ trợ tính năng phân loại, gắn tag học viên theo nhóm, trạng thái (tiềm năng, nóng…) và ghi nhận lại lịch sử tương tác, trao đổi. Nhân viên và nhà quản lý có thể dựa vào những thông tin này để lên kịch bản chăm sóc học viên tối ưu nhất, để đạt các khuyến mãi, chính sách nhằm tăng khả năng chuyển đổi.
• Phân phối dữ liệu học viên nhanh chóng cho nhân viên chăm sóc: Dữ liệu học viên khi được tiếp nhận ngay lập tức sẽ phân phối cho Sales đi kèm thông báo chăm sóc. Tính năng này giúp cho trung tâm tránh được tình trạng bỏ quên học viên, liên hệ chậm trễ dẫn đến học viên rơi vào tay đối thủ. Với mức chi phí hợp lý, phần mềm Getfly CRM sẽ là một công cụ hữu ích cho việc thúc đẩy doanh số và quản lý hoạt động kinh doanh của trung tâm. 
• Tập trung dữ liệu trung tâm đầy đủ, minh bạch: Getfly CRM tạo ra một nền tảng lưu trữ lượng lớn thông tin chi tiết của trung tâm. Nhà quản lý có thể theo dõi được tổng quan số lượng học viên và quan sát tình hình kinh doanh của trung tâm để đưa ra những cập nhật trong chiến lược ngắn/ dài hạn. Từ đó, bổ sung thêm các chính sách ưu đãi, kích cầu, chốt sale thành công.

Tính năng phần mềm quản lý Trung tâm tiếng Anh Getfly đang triển khai là:

– Quản lý thông tin học viên

– Quản lý ngân sách thu chi

– Quản lý quá trình học tập của học viên

– Quản lý nhân viên

– Quản lý công việc

– Quản lý marketing

– Quản lý KPI

Hiện nay, Getfly đang hợp tác với hơn 4500+ doanh nghiệp ở các ngành nghề khác nhau và thực sự phần mềm đã giải quyết bài toán quản lý hiệu quả. Nếu bạn quan tâm tới phần mềm, hãy liên hệ ngay với công ty chúng tôi để được tư vấn.

Bài viết trên đã tổng hợp từ những chia sẻ kinh nghiệm quản lý trung tâm tiếng anh thiết thực nhất, hy vọng đem đến nhiều thông tin hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn.

Bạn đang xem bài viết: “Chia sẻ kinh nghiệm quản lý trung tâm tiếng anh” tại Getflycrm.com

Hãy đón đọc những bài viết hữu ích tiếp theo nhé!

↓ ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ 30 NGÀY ↓

Tags: CRM, Quản lý, trung tâm tiếng anh